Gestionar en vacaciones. El reto de las pymes

Mediados del mes de julio, es inevitable pensar en sol y playa, pero también en la gestión del negocio en vacaciones. Da igual si nuestro plan es viajar a la otra parte del mundo o si lo que queremos es descansar plácidamente en una playa cercana o disfrutar de la tranquilidad de unos días de campo. Sean cuales sean tus planes, antes de irte, deberás dejarlo todo bien organizado para que, en tu ausencia, el negocio siga funcionando de manera eficiente.

Los que estamos “enganchados” al trabajo, nos vamos de vacaciones siempre con la cabeza y, también el corazón, puestos en la oficina, en la gente que se queda, en los compromisos que hemos adquirido y en las obligaciones, generalmente tributarias, que debemos atender. Pero también es verdad, que la percepción de la tecnología como una herramienta de soporte para satisfacer las necesidades de no perder el vínculo, el control, la perspectiva -o como queramos decirlo- del negocio, han permitido que, el comienzo de las vacaciones estivales, sean un poco menos estresantes.

Creo que hay dos cosas que son de verdad importantes cuando pensamos en gestionar en vacaciones, más allá de la movilidad: .

Hay que ponerlo fácil

No es poco extraño, particularmente en el entorno de las pymes, que durante las ausencias de determinados puestos relevantes -bueno, también, cargos intermedios- otros compañeros asuman, momentáneamente, determinadas responsabilidades, que, de forma habitual, no les competen. También, en algunas ocasiones, las empresas, deciden contratar nuevos recursos para cubrir los períodos vacacionales. En ambos casos, a las personas que se quedan hay que ponerles las cosas fáciles. Es la mejor manera de ponerles en la senda de la eficiencia. Cuando hablo de facilitar, vuelvo a desplegar mi pensamiento en dos direcciones:

Formación

Es importante que las personas sepan qué deben hacer, pero también cómo abordar las tareas que se les encargan y el modo de imprimir la mayor eficiencia y productividad posible. Por eso, hay que insistir en el valor de la formación, no como un gasto, sino como una inversión, pues su retorno, es muy fácil de valorar.

Herramientas

En este sentido, una reflexión adicional. Tener la tecnología necesaria, es importante, vital, diría, incluso. Pero que esa tecnología sea fácil de utilizar, es igualmente relevante. Si una persona debe desempeñar, temporalmente X funciones que no realiza de modo habitual, deberá tener a su alcance las herramientas necesarias para llevarlas a cabo, sin complicaciones extras. Por ejemplo, si debe anotar movimientos contables, el sistema de gestión de contabilidad, deberá ser sencillo e intuitivo.

Resolver los temas abiertos

Quizá, antes de “desaparecer” los niveles de estrés se incrementen. El cansancio acumulado, las ganas de irse de vacaciones y las tareas extras que se suman a las ordinarias para tratar de cerrar todos los temas, puede que te inviten a caer en la tentación del “carpetazo y hasta la vuelta”. Pero, esa tentación es muy peligrosa, porque a la vuelta los temas se acumulan, la falta de tiempo provocará “cuellos de botella” y la predisposición a solucionar las cosas se quedará en, eso, en una disposición, más que en una acción. Por lo tanto, es importante concluir todo lo que se pueda, evitar que los temas se queden en previsiones y, solo en el caso de que los asuntos no se puedan resolver, entonces, programa todas las alertas que puedas para recordarte a la vuelta, que tienes un tema pendiente, qué pasos se dieron y qué tareas quedan por resolver. En este sentido, los ERP funcionan, además de las múltiples aportaciones a la cotidianidad del negocio, a modo recordatorio, con alertas, con automatizaciones y con una serie de aplicaciones encaminadas a recordar lo que has hecho, lo que queda pendiente y los pasos que debes dar para dejar la tarea finalizada.

Y, luego, claro, podría hablar -como decía al principio- de las ventajas que aporta Internet y la multitud de dispositivos móviles con los que contamos para seguir en contacto con la empresa. Pero no. No lo haré, porque ahora, las instrucciones que me manda mi cerebro tienen más que ver con las hamacas y los refrescos que con los portátiles, los móviles o la Nube.