Herramientas para la gestión de cobros. Si Shakespeare levantara la cabeza….

Si Shakespeare levantara la cabeza se quedaría cuanto menos sorprendido, al observar cómo la famosa frase “Ser o no Ser”, con la que su Hamlet cuestionaba la existencia humana, ha quedado reducida al simple y pragmático “Cobraré o no cobraré”.

No hace falta consultar los últimos estudios oficiales, para intuir que la morosidad es una de las lacras de nuestro mercado. Han sido pocas las empresas que, en los últimos años, no han tenido que doblar sus esfuerzos y costes, para conseguir cobrar.  La excusa de la crisis y los retrasos en los procedimientos judiciales han permitido que los impagos en España se extiendan cada vez más, alcanzando niveles preocupantes incluso en un contexto internacional. Pero, ¿de qué herramientas disponen las pequeñas y medianas empresas para defenderse de este mal?

Aunque cobrar seguirá dependiendo, en última instancia, de la buena fe y voluntad de nuestros clientes, la previsión y el control, una adecuada gestión del riesgo y la reclamación oportuna por parte de la organización, son acciones que evitan en muchos casos los impagos o que consiguen transformar un impago seguro en un retraso, sin más. En la ejecución y automatización de todos estos procesos, las nuevas tecnologías de gestión de tesorería tienen mucho que decir.

Conocer la deuda de un solo vistazo

La gestión de impagos o de los retrasos en el pago puede resultar sencilla si manejamos un reducido número de clientes y operaciones. Las compañías cuyo financiero puede permitirse tener los datos “en la cabeza”, sin embargo, son una minoría. Con el incremento del número de transacciones, la gestión del riesgo y de la deuda se complica y exige un mayor esfuerzo para conocer en cada momento, lo que nos deben, diferenciar entre retraso e impago y cómo reclamar la deuda de forma efectiva.

En la gestión de la deuda de una empresa se plantean dos áreas claramente diferenciadas: la deuda vencida, pero no cobrada y, también, la deuda cobrada a través de documentos como cheques, letras, pagarés, etc. que nos han devuelto y que, encima, nos genera unos gastos de gestión adicionales.

Las modernas soluciones de gestión de tesorería resuelven estas necesidades, permitiendo conocer los diferentes conceptos de deuda a través de un informe que cada compañía puede ordenar como más cómodo le resulte (por antigüedad de la deuda, por volumen, por cliente, etc.) y aplicar los más diversos filtros. Dicho informe también se puede generar automáticamente, por ejemplo, una vez al día, para que el responsable financiero de la firma tenga la información de un solo vistazo al inicio de su jornada laboral.

Otra de las funcionalidades útiles de estas soluciones es la transformación de los documentos de cobro devueltos en impagados y su consideración como deuda en los procesos de gestión. Con esto, se facilita la obtención de estadísticos sobre la deuda global, por cliente, período, etc., se identifican los impagos reiterados por parte de algunos clientes y se evita que estas devoluciones queden fuera de la estimación.

Algunas de estas soluciones van más allá, incorporando los ficheros de devolución de documentos que facilita el banco, automáticamente a los programas de gestión. Se trata de una funcionalidad especialmente útil para las compañías que registran varias de estas devoluciones al día, ya que facilita su gestión. Pero, más importante aún, las soluciones informáticas financieras y contables también calculan los intereses de demora y los gastos administrativos que debe soportar la organización, debido a la devolución de estos documentos, para su asignación a los costes de operación con cada cliente.

A estas, también se suma la capacidad de comparar los datos de tesorería y de contabilidad, para comprobar que en la estimación de la deuda no existe ningún desfase. Otro beneficio clave, y más en un momento como el actual, es el apoyo prestado para el control del riesgo con la capacidad de bloquear los nuevos pedidos de un cliente, cuando el mismo está incurriendo en un impago, lo que evita incrementar la deuda al margen de otras actuaciones legales.

Reclamar el cobro, una tarea ingrata….

Reclamar los pagos es una tarea harto ingrata. Los retrasos o impagos, sin embargo, se producen por diferentes razones, algunos de los cuales quizás se podrían solventar o negociar. En este sentido, el control y una deuda reclamada a tiempo y de forma adecuada son cruciales para resolver el problema y no tener que ir “a mayores”.

Las capacidades de gestión de deuda en los programas financieros para PYMEs también ayudan en estas tareas. Dichas soluciones ofrecen varios modelos de carta de reclamación, con grados de intensidad que oscilan, desde un amable recordatorio, hasta un aviso como último recurso antes de emprender acciones legales. La solución informática revisa automáticamente el histórico de cartas enviadas y genera “la que toca” para su envío vía email, por correo o por fax. Algunas de estas soluciones también admiten la incorporación de ficheros con documentación y comentarios del seguimiento de la deuda de cada cliente, lo que facilita enormemente el control de las acciones emprendidas y pone este conocimiento a disponibilidad de toda la organización.

Saber buscar…

La adecuada gestión de la deuda impacta fuertemente en el desempeño empresarial y más, en un entorno como el actual, donde la falta de liquidez está siendo la causa para el cierre de muchas empresas. En este ámbito, los sistemas contables y tesoreros aportan ventajas muy claras, como son: mayor facilidad en la gestión de cobros; la reducción del número de impagados, una mejor gestión del riesgo para no incurrir en más deuda con clientes “poco formales” y, cómo no, una clara reducción en la carga administrativa y, por tanto, en los costes para cobrar que debe soportar la organización.

Estas capacidades, hoy por hoy, no están disponibles en cualquier sistema de gestión para PYMEs, pero esto no quiere decir que se trate de utilidades exclusivas para las grandes compañías. Según dicen, “encuentra aquel que sabe buscar” y sólo nos falta esperar que el uso de estas capacidades se generalice aún más, en el futuro, entre las medianas y pequeñas empresas, para mejorar su deuda y liquidez.