Impacto del IVA en los sistemas de gestión de las pymes

Esta semana, vemos estupefactos en los medios, que se compara el impacto del nuevo IVA en los sistemas de gestión con el efecto 2000. Y aunque estamos de acuerdo en que el impacto puede ser mayor de lo que muchas empresas piensan tampoco hay que ser catastrofista, cierto es que no hemos accedido a los datos del estudio. A primera vista, parece un problema fácil de solucionar, en lo que se refiere a los sistemas de gestión. Y es que, no se necesitaría más que modificar el concepto del IVA aplicable en los programas contables y de facturación para que, a partir de 1 de julio cambien los porcentajes de IVA, esto significaría que a partir de entonces las herramientas informáticas aplicarán el nuevo IVA a todas las facturas expedidas, recibidas y contabilizadas. Eso sería en un mundo ideal, pero las pymes se van a encontrar con situaciones que harán inevitable la coexistencia simultánea de dos porcentajes durante un período de transición, siendo las situaciones más frecuentes:

• En la recepción de facturas se gestionan facturas expedidas en los dos períodos impositivos, debido a retrasos en envíos y tiempo de tránsito. Esta situación puede ocurrir incluso para el mismo proveedor. En general no es aceptable retrasar la contabilización de las facturas del nuevo período hasta haber recibido todas las emitidas en el período anterior, sin descartar que nunca tendremos seguridad de haber alcanzado esta situación.

• En la expedición de facturas, si bien este evento es mucho más controlable, con frecuencia hay que demorar algunos días la expedición de facturas con las entregas y servicios efectuados durante el mes hasta haber recibido y verificado todos los albaranes y sus condiciones comerciales, sin que por ello se pueda retrasar la emisión de facturas de contado.

• En la modificación de facturas para introducir correcciones, cuando este acción sea posible, hay que seguir utilizando los porcentaje de IVA que corresponden al periodo de emisión, independientemente de la fecha de corrección.

• En las operaciones de rectificación de facturas hay que aplicar el porcentaje de impuestos imputado en la factura original. Este hecho -inevitable- es impredecible en el tiempo.

• En la obtención de duplicados de facturas expedidas es imprescindible mantener inalterados todos los valores mostrados, incluyendo los tipos y cuotas de IVA.

• En la generación de declaraciones (autoliquidaciones y resumen anual) hay que soportar los dos porcentajes, tanto para IVA ordinario como para reducido.

¿Y que podemos hacer? La mayoría de los fabricantes han contemplado esta problemática dando soluciones óptimas para el usuario. Lo único que hay que hacer es actualizarse. (Solución de DATISA) Desde DATISA  recomendamos que se compruebe si su aplicación actual aplica automáticamente el porcentaje de impuesto que corresponde a la fecha de los documentos. Nos parece importante recalcar la conveniencia de efectuar simulaciones con tiempo suficiente, especialmente en los casos que existan conexiones con otras aplicaciones, para evitar cualquier incidencia imprevista. En el caso de que sus herramientas de gestión no contemplen la posibilidad de simultanear ambos porcentajes se podría realizar la imputación del IVA correspondiente a cada factura de manera manual. Opción que no es recomendable desde nuestro punto de vista ya que  provocaría la pérdida de tiempo y el peligro de errores, que siempre cuesta esfuerzo corregir. En definitiva, y recalcando que desde nuestro punto de vista, el nuevo IVA previsiblemente no tendrá el mismo impacto que otros cambios normativos de los últimos años, el mismo aún así reviste importancia y debe ser tenido en cuenta por las empresas. Tal y como es costumbre española la mayoría de las pymes están dejando las comprobaciones para el último momento. Pero preveer con tiempo como va a impactar el nuevo IVA en nuestro software aporta múltiples ventajas, aunque algunas de ellas (como prevenir los errores) sean difíciles de cuantificar. ?