Informes financieros: las claves para mejorarlos con un ERP

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La generación de informes financieros es estratégica para la organización. Pero no siempre resulta fácil acceder e interpretar los datos que recogen estos documentos. Los CFO buscan herramientas sencillas y funcionales que les permitan actuar con diligencia. Pero, sobre todo, que les ayuden a acceder a una información que resulta clave para la toma de decisiones. Hablamos de Informes que son muy especializados y que precisan del uso de aplicativos inteligentes, a ser posible, ERP que dejen la “puerta abierta” a soluciones BI para simplificar el trabajo.

Las áreas financieras deben poder profundizar en los datos para examinar los balances, los libros mayores, los auxiliares… Cuando se publica un ajuste hay que poder reflejarlo inmediatamente en los informes. Las comparativas entre diferentes períodos de tiempo o entre los presupuestos planificados y los datos reales, deben facilitar el análisis y la identificación de las causas que provocaron esas desviaciones.

Estas son solo algunas de las funciones a las que deben hacer frente las áreas financieras, también las de las pymes, por mucho que pensemos -erróneamente- que una empresa de este tipo no soporta grandes complicaciones en este entorno. Sin embargo, al igual que las grandes corporaciones, los responsables financieros de una pyme tienen que hacer búsquedas complejas, por ejemplo, cuando necesitan identificar los descuentos asociados a un pago o cuando quieren decidir en qué cuentas pendientes de cobro se debe poner el foco.

Estos son solo algunos ejemplos que muestran por qué es importante la agilidad, la flexibilidad y el control sobre los informes financieros. Pero, vayamos por partes:

¿Por qué es importante el análisis y los informes financieros?

La respuesta a esta pregunta es, relativamente, sencilla. El área financiera es depositaria exclusiva de la información económica sobre la situación general de la empresa. En otros entornos también se maneja información económica, desde luego, pero de naturaleza parcial. Es decir, afecta única y exclusivamente a un entorno concreto, por ejemplo comercial -información sobre precios de compra, márgenes, etc.- o laboral -datos sobre nóminas-.

Sin embargo, un sistema económico-financiero es el único capaz de poner el foco en los resultados globales del negocio -beneficios o pérdidas, patrimonio, etc.- y, en definitiva, es dónde encontramos las herramientas y la capacidad de poner en valor esa información económica global. Por lo tanto, la responsabilidad de la dirección financiera es filtrar y reportar toda esa información económico-financiera a la dirección general, por un lado, y, a las diferentes direcciones de área, por otro.

Filtrar es, no solo seleccionar la información adecuada, sino darle un formato entendible y manejable para presentar esos informes y su interpretación correspondiente, a la dirección. En este sentido, la capacidad de análisis e interpretación del área financiera dependerá mucho del sistema de reporte que utilice. Y, el sistema de reporting para que sea completo deberá estar basado en soluciones informáticas avanzadas.

¿Qué son las métricas y los reportes financieros?

El reporting financiero pone el foco en todos los datos económicos que se reflejan en la contabilidad. A su vez, un sistema contable es un sistema de registro que permite reflejar todo lo que está pasando, económicamente hablando, en la organización. Por otro lado, el CFO debe pensar, dentro de toda esa información que recibe, qué métricas quiere controlar para lo que deberá establecer una serie de KPIs que le permitan observar todos aquellos datos que tiene a su disposición y que necesita evaluar.

Algunos ejemplos al respecto: RATIOS FINANCIEROS (coeficiente de maniobra, endeudamiento, calidad de la deuda, apalancamiento, …) RATIOS DE RENTABILIDAD (margen neto, rentabilidad de los fondos propios, rentabilidad de la inversión, …) RATIOS DE GESTIÓN (plazo medio de cobro, plazo medio de pago, coste de los créditos, …)

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Después de determinar qué información es la que necesita analizar, deberá establecer un sistema periódico de reporting y definir el tipo de informes que nos pueden interesar. Por ejemplo: Informes de antigüedad de la deuda, comparativas de gastos en un período concreto – o también: control de presupuestos con columnas de planificación de presupuesto, resultados y desviación; informes de justificación de resultados a través de una contabilidad analítica, etc.

¿Cómo ayudan los ERP a elaborar los informes financieros?

La condición imprescindible para que una pyme y su área financiera puedan establecer este tipo de sistema de análisis es que dispongan de un ERP global o financiero óptimo. El objetivo de estos aplicativos, podríamos decir que es triple:

  1. Automatizar la entrada de datos
  2. Organizar los datos de manera ordenada y clasificada
  3. Explotar los datos a través de diferentes informes

Ahora bien, un ERP es una herramienta. Es por ello fundamental que los usuarios deberán tener una buena formación inicial para configurar y utilizar el sistema de manera adecuada y extraer su máximo potencial. Eso, por parte del usuario, pero el sistema también deberá mostrar facilidades para integrarse con otros aplicativos complementarios que enriquezcan su operativa y, por ende, la información que proporciona.

Integración como norma

A los fabricantes de ERP nos gustaría mecanizarlo todo. Por supuesto la parte financiera y contable pero también la parte de gestión -compras, almacén, producción-. Sin embargo, como hemos comentado muchas veces, esto no siempre es posible porque hay sectores en los que la parte de operación -gestión- debe apoyarse en un software vertical: hoteles, logística, construcción… En esos casos es muy importante que el software financiero tenga la capacidad que decimos para integrar los datos que provienen de esos otros sistemas operativos verticales.

Por otro lado, hay otro tipo de soluciones, como las plataformas de BI, por ejemplo, que están particularmente diseñadas para crear reportes con gráficos, simulaciones, etc. y profundizar en el dato, complementando la información que aporta el ERP. En ese sentido, es fundamental la versatilidad que ofrezcan estos sistemas de gestión de recursos empresariales para facilitar su integración con cualquier solución BI.

Una vez más, la colaboración es la clave. Las plataformas de BI por sí solas, no son la solución para los financieros, dado que es en los ERP donde se generan los datos financieros a explotar.

La integración entre las soluciones de BI y las plataformas ERP conforman un tándem ideal para la generación y análisis de los informes financieros. En Datisa podemos ayudarte a determinar si las capacidades de gestión e informes financieros de tu ERP cumplen con los requerimientos a corto, medio y largo plazo de tu negocio.  Nuestro ERP permite la integración sencilla y efectiva prácticamente con cualquier plataforma BI del mercado. Solicita una consulta gratuita para saber cómo podemos ayudarte.

 

 

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