Invertir en un ERP: el impacto sobre el corazón de la gestión del negocio

Un ERP es un sistema de planificación que integra procesos críticos dentro del negocio. Cuando las pymes se plantean invertir en un ERP, surge la duda sobre cómo afectará a la operativa, estructura y estrategia de la organización. Y, por ello, definir un presupuesto, más allá de la propia herramienta, resulta, cuanto menos, insuficiente. Hay que prever con antelación, el impacto positivo del cambio. Medir con precisión los riesgos que asume la empresa con la transformación. Y, por supuesto, las consecuencias de cualquier error. Y, con todo, buscar el objetivo de hacer que el ERP cumpla su función que no es otra que la de impactar en positivo en el corazón de la gestión del negocio: mejorar procesos, aumentar la eficiencia e incrementar la rentabilidad. Empezamos.

El corazón de la gestión de un negocio es la esencia del éxito o fracaso de una organización. Todas las áreas de la empresa contribuyen a cumplir los objetivos. Y, por eso es muy importante que estén sincronizadas y compartan información. De hecho, en una pyme, las fronteras son muy livianas. Y, si has trabajado o trabajas en una, sabrás que todo suma o resta en función de lo eficiente y/o rentable de cada tarea, proceso o área.

En todo caso, la idea de invertir en un ERP implica poner el foco sobre los procesos críticos de un negocio. Y, con ello, impulsar su diferenciación o crecimiento en el mercado. Esta plataforma de información y gestión de recursos ayuda a las pymes a identificar y aprovechar las oportunidades. Pero también, a ofrecer un mayor valor adicional a sus clientes, mejorando la gestión interna. Y, proporcionando más agilidad, más transparencia y, sobre todo, más precisión en la información que maneja para, a su vez, mejorar los tiempos y capacidad de respuesta.

Preguntas que todos nos hacemos

Podemos decir que es una especie de “efecto mariposa” en la que el ERP es la pieza que hace mover todas las fichas. Y, lo hace con la precisión justa y necesaria para que ninguna ficha caiga mal o se desplace erróneamente, paralizando el sistema.

El objetivo principal de un sistema ERP es aumentar la eficiencia organizativa de una empresa, gestionando y mejorando de la utilización de sus recursos Share on X

La transformación digital es un proceso que empezaba a cobrar relevancia ya antes de la pandemia. Pero, quizá, a raíz del COVID y todas sus consecuencias para el entorno laboral, ha acelerado el paso. Sin embargo, hay muchas preguntas que aún reverberan en el entorno de las pymes y que, muchas veces, ni se plantean. Son cuestiones elementales que, quizá por la urgencia del cambio, se quedan sin respuesta. Respecto a invertir en un ERP y su impacto en el corazón del negocio estas son algunas de las que más hemos respondido en los últimos meses.

¿Cómo repercute el ERP en las operaciones de la empresa?

Invertir en un ERP provoca una disminución neta del coste de los recursos utilizados en la organización. También decrece el coste asociado a la gestión de los datos que se utilizan para hacer funcionar la empresa. Por otro lado, y, aunque sea un efecto “colateral” también hay que señalar la disminución del consumo de energía. Recuerda que un ERP puede alojarse en un servidor, incluso, ubicado en las instalaciones de un tercero.

¿Por qué se considera que el ERP es la columna vertebral de cualquier empresa?

El ERP proporciona una visibilidad completa de los principales procesos empresariales. Las plataformas de gestión de recursos empresariales, como el ERP de Datisa, optimizan los sistemas a través de un mejor seguimiento y control de los recursos. Y, también con la presentación de informes completos que facilitan el análisis y la toma de decisiones. Facilita la gestión de una base de datos centralizada, el intercambio de datos y la mejora general de los sistemas de acceso e intercambio de información. Esto, empieza a resolver algunas dudas sobre por qué invertir en un ERP para pymes. ¿No te parece?

¿Cómo puede el ERP mejorar el rendimiento empresarial de una compañía?

Proponiendo la forma más eficiente de planificar y programar los recursos y optimizar la productividad. El ERP también puede ofrecer visibilidad de los datos a clientes y proveedores en tiempo real y mejorar, así, las relaciones en todos los aspectos del negocio.

¿Por qué una empresa decide invertir en un ERP?

Productividad. Básicamente todo se reduce a eso. Los sistemas ERP aumentan la productividad. Dado que una plataforma ERP integra datos y procesos de múltiples departamentos y ubicaciones, permite a una empresa mover el producto más rápidamente. Pero también, procesar los pedidos más rápidamente, facturar a los clientes más rápidamente y conciliar los envíos más rápidamente.

¿Cuál es el objetivo de un ERP?

El objetivo principal de un sistema ERP es aumentar la eficiencia organizativa de una empresa, gestionando y mejorando de la utilización de sus recursos.

Importancia del ERP en el proceso empresarial

El ERP está omnipresente en el entorno actual de las pymes que lo utilizan para mejorar sus procesos y aumentar su techo de ingresos. Por lo general, hablamos de aplicativos modulares. Una integración modular que permite gestionar diferentes aspectos del proceso empresarial. Y, al mismo tiempo recopilar, almacenar, intercambiar, gestionar e interpretar datos de diferentes áreas del negocio.

La característica principal de un ERP es su capacidad para ofrecer un alto grado de automatización, así como numerosos informes sincronizados. Esto es, informes actualizados en tiempo real y, capaces de cruzar información relevante de cualquier área o proceso.

Hoy en día, y, dadas las circunstancias, es crítico planificar los recursos empresariales. Tratar de operar un negocio sin un ERP es poco menos que imposible. Es como si quisiéramos encontrar un tesoro sin tener ninguna pista para empezar a buscar.

Las plataformas ERP ayudan a generar orden a partir del caos, mejorando la eficiencia, ordenando la información, incrementando la productividad, y disminuyendo los costes. En definitiva, haciendo más racionales todos los procesos. Todo eso será lo que impactará en el corazón de cualquier negocio. Y, lo que, en definitiva hará que puedas mirar de una manera más efectiva hacia tus objetivos y hacia los procesos definidos para alcanzarlos.

Y, en todo caso, un ERP, como hemos dicho muchas veces, es el vehículo con el que integrar personas, tecnología y procesos. Que son, como sabes, la clave para impulsar el éxito en cualquier negocio.

En el corazón de un ERP

La principal función del ERP es organizar toda la información de la que dispone la compañía. Información que genera, registra, almacena y dota de la inteligencia necesaria para facilitar la toma de decisiones. Es una información que pone fácilmente al alcance de quienes la necesitan; que proporciona consolidada, actualizada y precisa; y que tiene que ver con la contabilidad o las finanzas. Datos sobre producción o comercialización o almacenamiento y distribución. Datos que se intercambian y se enriquecen entre departamentos. Y que permiten obtener una visión parcial o global, ejecutiva o analítica, según proceda, del negocio. Y todo, bajo el paraguas de la fuente única. Sin posibilidad de generar silos. Sin pérdidas ni deterioros.

Las plataformas ERP son claves para gestionar miles de negocios en todo el mundo, con independencia de su tamaño, sector o actividad. En el caso concreto de las pymes, podríamos decir que un ERP es como la electricidad que necesita una bombilla para encenderse. Es clave para hacer que todos sus sistemas y procesos funcionen con la precisión de un reloj suizo. Esto es así porque todos, desde el director general hasta el último empleado -con los permisos adecuados- pueden crear, almacenar y utilizar los datos alojados en una misma base centralizada.

La comprobación continua y automatizada de la integridad de los datos, suele ser una funcionalidad básica incluida en el propio ERP. Es una comprobación sistemática que aplica a cada función o tarea que se realiza en la organización. Es, podríamos decir, una característica intrínseca del software que permite identificar cualquier inconsistencia en la información. Y, más aún, el origen de ese desajuste.

La nube como primera opción

Antes de la pandemia, la nube ya era la opción elegida por muchas organizaciones para alojar sus sistemas de software. Pero, después del COVID y, visto lo visto, ha quedado claro que el cloud es de uso obligatorio en el ámbito de los negocios. Han sido las aplicaciones en la nube las que han permitido, en muchos casos, seguir operando en remoto. Los negocios que ya trabajaban en la nube han tenido una mejor capacidad de respuesta al envite de la pandemia. Han sido estas organizaciones las que han podido poner a su gente a teletrabajar, prácticamente, de la noche a la mañana.

Las que han podido seguir atendiendo a sus clientes. Y, las que, en definitiva, han sorteado con creces las medidas restrictivas impuestas por el ejecutivo en los primeros momentos de la pandemia.

Por otra parte, el hecho de que el ERP “circule” por Internet hace que, periódicamente, estén disponibles nuevas actualizaciones y funcionalidades. Y, ofrece a las empresas más pequeñas, la posibilidad de acceder a soluciones innovadoras y potentes, manteniendo a raya las inversiones y sus costes operativos. Pero todo esto ya lo sabes, así que, para terminar te dejo con los principales beneficios que para mí, aportan los ERP y que impactan, directa o indirectamente, sobre el corazón de tu negocio: