La eFactura y la evolución tecnológica de la PYME

La facturación electrónica o eFactura, sin lugar a dudas, será en el medio plazo un elemento habitual en el día a día de cualquier empresa.

Se trata de la optimización de un proceso clave en las organizaciones, donde la eliminación de tareas manuales y del papel supondrá ahorros sustanciales en tiempos, costes y errores. Hoy por hoy, sin embargo, el mercado español está poco maduro en este aspecto.

Las PYMEs, sobre todo, están poco preparadas para aprovechar las ventajas de la eFactura, donde la misma representa sólo la punta del iceberg de toda una serie de procesos que necesitan ser automatizados y optimizados a través de unas soluciones informáticas realmente útiles y fáciles de manejar.

Complejidad TI y estandarización

La incorporación de la factura electrónica a los procesos de gestión de las empresas no representa una complejidad tecnológica significativa, ya que la misma se podría haber abordado incluso con las TIs disponibles hace años.

Desde el punto de vista técnico, los tres pilares para su aplicación: emisión, recepción y digitalización de facturas en papel, ya están resueltos.

Los fabricantes de ERPs ya están desarrollando módulos concretos para la correcta emisión y recepción de las facturas electrónicas, y para su incorporación directa al proceso de gestión de facturación de las compañías, soportado por sus herramientas informáticas, donde la “cuestión caliente” es la coordinación entre el fabricante y la entidad certificadora.

Desde el punto de vista histórico, la eFactura tampoco representa algo totalmente innovador, ya que su precursor directo en el mercado ya está funcionando desde hace años.

La amplia implantación de EDI en la gran distribución, por la presión de las grandes superficies, y su reducido uso en otros múltiples sectores donde el mismo podría haber aportado beneficios, nos lleva sin embargo al análisis de otro factor que hoy representa un punto de inflexión en la implantación masiva de la eFactura: la unificación de estándares.

La estandarización, clave para el desarrollo

La falta de un estándar claro en la aplicación de al eFactura afecta negativamente al desarrollo de las plataformas de gestión que la soportan, dado que obliga a los fabricantes de soluciones ERP a contemplar varios estándares de eFactura (lo que encarecería los desarrollos y, por ende, el coste de estos aplicativos de cara al usuario final) o a dar cobertura sólo a uno o a unos pocos de estos estándares (lo que limitaría su mercado).

Se trata de un problema cuya solución necesita un esfuerzo no sólo nacional, sino también internacional o, por lo menos, al nivel de la Comunidad Económica Europea.

En la actualidad, por suerte, los dos estándares más extendidos a nivel nacional e internacional parecen evolucionar hacia la convergencia.

La cuestión última para la adopción masiva de la eFactura, sin embargo, será la traducción de sus “promesas” en ventajas reales para todos los actores del mercado. Los beneficios de la facturación electrónica para las grandes compañías hoy resultan incuestionables, pero no siempre sucede lo mismo en la PYME.

Muchas de las medianas y pequeñas compañías, donde el volumen de facturas gestionadas no es tan elevado, ven la eFactura como una traba más en su difícil adaptación al mundo de las nuevas tecnologías, donde los costes podrían sobrepasar los beneficios (en términos de adquisición e implantación de nuevo software, del aprendizaje necesario para su manejo, etc.).

A modo de ejemplo, la implantación de una herramienta para la digitalización de facturas en papel resulta difícilmente justificable en una empresa cuyas facturas impresas ocuparían unos pocos archivadores.

¿Cómo conseguir entonces que la Factura Electrónica sea ventajosa en la gestión de las PYMEs?

Volvemos a la necesidad de negar la implantación de las TIC porque “están de moda”, reivindicando la adopción de herramientas informáticas cuando las mismas realmente van a aportar valor a las empresas.

Dicha premisa supone un reto y, a la vez, una oportunidad para los fabricantes de ERPs que deben ser capaces de crear herramientas de emisión, recepción y digitalización de facturas en papel efectivas, adaptadas a los procesos de facturación en la PYME, de fácil manejo para personal no experto y con un nivel de integración con los sistemas contables tal que el reaprovechamiento de los datos justifique la adopción de la facturación electrónica para la optimización de procesos y de las relaciones con la Administración.