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La gestión de la tesorería en un sistema ERP, un pilar básico para el sistema financiero de la pyme (2)

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Esta vez analizamos en este post gestión de bancos y previsiones dentro de la funcionalidad de tesoreía

Al tratar las implicaciones propias de la gestión de los recursos líquidos de las empresas, invariablemente aparece como figura principal la de bancos y cajas (tema que ya tratamos en un post anterior y en el que ahora profundizaremos más).

Los intermediarios financieros juegan un papel fundamental en el cumplimiento de nuestros objetivos de tesorería, y la relación tan intensa que con ellos mantenemos es causa de un gran volumen de trabajo administrativo.

Por ello, no se puede hablar de una gestión de tesorería si no llevamos en conciencia una gestión de bancos.

A través de un programa de tesorería, la gestión bancaria se desarrollará en dos grandes niveles:

  • La realización/ confirmación de acciones ejecutadas a través de cuentas bancarias.
  • El control de la situación de las cuentas bancarias de la empresa, y de su evolución prevista.

Para poder trabajar en estos dos frentes, un software específico de tesorería se apoya en dos elementos de control fundamentales: las cuentas bancarias y las previsiones.

Las cuentas bancarias

El programa tesorería introduce dentro del sistema general de gestión una nueva unidad de control: la cuenta bancaria.

En la aplicación definimos cada una de las cuentas bancarias con que trabajamos, y establecemos sus características generales: si es de crédito o de depósito, código IBAN, personas de contacto, etc. Pero además vamos a reflejar también las condiciones pactadas para esa cuenta:

  • Las condiciones de liquidación de intereses (porcentajes por tramos de saldo, comisiones por descubiertos,…).
  • Las condiciones de negociación de documentos (por remesas para gestión de cobro, remesas para descuento, AEB 19, AEB 58, AEB 34,…).
  • Intereses por descuento de documentos (porcentajes de descuento que el banco aplicará).

¿Qué uso vamos a darle a estas condiciones grabadas? Efectivamente, reflejamos todo esto para poner en marcha unos mecanismos de previsión y control.

Gracias a estas condiciones maestras, siempre que queramos y de forma automática, podremos hacer simulaciones, controles o previsiones de las liquidaciones de intereses correspondientes a una cuenta.

Por ejemplo, automatizar el cálculo de los gastos bancarios por llevar una remesa de documentos al descuento. Esta información es de gran utilidad, ya que nos permitirá adelantarnos al reporte bancario, y automatizar todos los registros contables a partir de nuestra información de condiciones pactadas, aplicadas sobre cada remesa concreta. De esta forma, podremos hacer un seguimiento de los costes bancarios en tiempo real, sumándolos al resto de costes de la compañía, y gracias a ello y a las funciones de conciliación tendremos siempre nuestra contabilidad al día.

Las previsiones de cobros y pagos

Los recursos líquidos de las empresas, y por tanto su gestión, dependen en gran medida de las operaciones comerciales de compra y venta. Por ello, una aplicación para la gestión de los activos financieros debe ofrecer al usuario un completo desarrollo funcional orientado a la gestión de los cobros y pagos, y al control de sus previsiones.

Es importante subrayar este aspecto, porque el tesorero necesita trabajar a dos niveles, el de la gestión, y el de la previsión. Es decir, por un lado necesita administrar y tomar decisiones concretas sobre los recursos financieros (llevar efectos y pagarés al descuento, hacer una inversión financiera,…); pero por otra parte, para tomar sus decisiones necesita conocer esos recursos, y por ello la capacidad de estimar con antelación y de forma fiable lo que va a ocurrir en las cuentas bancarias de la compañía a consecuencia de las operaciones comprometidas con terceros se convierte en algo  fundamental.

Por todo esto introducimos otro elemento de control clave: las previsiones de cobros y pagos, que se va a concretar en los documentos de cobro/pago.

Es importante entender la posición que ocupan las previsiones dentro del sistema ERP.

En el plano real, nos encontramos con que una operación comercial pasará por diferentes fases, y cada fase quedará documentada: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, asientos contables,…

Cuando en nuestro ERP registramos una factura, ésta irá con una forma de pago concreta, por ejemplo “50% a 30 días, y el resto a 60 días fecha factura mediante pagaré”. En ese momento del registro, de forma automática, se crearán también en el módulo de Tesorería las previsiones de cobro correspondientes; dos documentos de previsión relacionados con esa factura: uno a 30 días fecha factura por el 50% del importe facturado, y el otro a 60 días por el resto. Estos documentos serán materia prima fundamental en nuestra gestión de la tesorería.

El programa tesorería se encargará de proporcionar un seguimiento muy vertical y detallado de la vida de las previsiones. Para ello los documentos reflejan una doble característica: se concretan en un tipo (pagaré, transferencia, AEB 34,…), y en función de esa naturaleza irán pasando por una serie de situaciones (en gestión de cobro, en descuento, devuelto, cobrado,…).

A través de este, y de su sistema de consultas y listados, podremos estudiar las previsiones con diferentes objetivos de control, y automatizaremos los cambios de situación.

Siempre podremos definir nuestras consultas a partir de diferentes criterios de estudio (por bancos, por vencimientos, por deudores, por representantes,…), y filtrando por tipo/ situación (ver todo, solo lo cobrado, las transferencias pendientes de recibir,…) tendremos accesible la información concreta de cada previsión, y su histórico de situaciones.

Las previsiones se utilizan como un instrumento que permitirá cubrir los siguientes objetivos:

  • Realizar todos los documentos necesarios para las acciones de cobro y de pago (emisión de pagarés, cheques, AEB 19,…).
  • Efectuar previsiones a corto y medio plazo de los estados de la tesorería: análisis de situación de cuentas.
  • Gestionar el riesgo bancario por descuento de efectos.
  • Controlar las desviaciones entre presupuestos, previsiones, y realizaciones.

Por tanto, tomando como referencia las previsiones y las condiciones de trabajo registradas para cada cuenta bancaria, nos permitirán cubrir estos objetivos que nos hemos marcado.

Sobre este tema recomendamos la lectura adicional del post ¿Compruebas las liquidaciones bancarias? de Mario Cantalapiedra

Datisa

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