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La gestión de la tesorería en un sistema ERP, un pilar básico para el sistema financiero de la pyme (3)

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La gestión de la tesorería en un sistema ERP, un pilar básico para el sistema financiero de la pyme. Acciones de cobro y pago.

En nuestro post introductorio a la gestión de la tesorería en un sistema ERP, mencionábamos que uno de los problemas que afectan a los Departamentos Financieros es la gran cantidad de trabajo administrativo que tienen que realizar, y el desorden en su ejecución.

Un beneficio fundamental que aporta un programa específico de tesorería a la organización de la compañía es la protocolización del trabajo a través de su propuesta funcional, haciendo especial hincapié en la automatización de todas las labores administrativas.

shutterstock_150481940Sin duda, una de las cuestiones que más trabajo genera en el día a día de este departamento, son las acciones de cobros y pagos. Su gestión tiene implicaciones de tesorería, contables, comerciales, documentales, informativas, de archivo,… Por ello, su falta de mecanización inevitablemente provoca inseguridad en los registros, y una multiplicación enorme de los tiempos de trabajo.

Todo ello deviene inevitablemente en una pérdida de control, y de aprovechamiento de la información. Los trabajadores emplean la mayor parte de su tiempo en estas labores, dejando desatendidas sus funciones más puras de gestión financiera, lo cual provoca importantes costes de oportunidad para la empresa.

Vamos a ver a continuación como para la gestión de los cobros y pagos un programa de tesorería se apoya en los dos elementos de control: la definición de las cuentas bancarias y sus condiciones de trabajo, y las previsiones de cobros y pagos.

Las acciones de cobros y pagos.

Tomando las previsiones como documento base, algunos programas específicos de tesorería incorporan un amplio abanico funcional para la ejecución de las tareas de cobros y pagos.

Podremos así, mecanizar tanto las acciones relacionadas con remesas clásicas de documentos físicos (efectos, giros, pagarés,…), como aquellas que se gestionan a través de ficheros normalizados por la ASOCIACIÓN ESPAÑOLA DE BANCA (en adelante, AEB)

Básicamente, para la realización de cualquier acción de cobro/pago siempre seguiremos el mismo esquema:

  • La ejecución de la acción propiamente dicha.
  • La automatización de las tareas administrativas relacionadas con la acción.

Ilustremos estos procesos a través de un ejemplo, y vamos a hacerlo desde una perspectiva global, considerando las acciones en todas sus dimensiones (independientemente de las acciones elegidas en este ejemplo, la metodología de trabajo es la misma para el resto de acciones que permite la aplicación)

Supongamos que con una serie de clientes hemos acordado como forma de pago “adeudo domiciliado a 30 días fecha factura”, y que la gestión de cobro la vamos a hacer a través de una entidad financiera, informándola siguiendo las especificaciones de la AEB 19.

A partir de las facturas expedidas a estos clientes, se habrán generado de forma automática las previsiones de cobro correspondientes, con fecha de vencimiento a 30 días fecha factura.

Estas previsiones quedan pues listas para su consulta, y para toda la explotación informativa que el programa puede hacer de ellas.

Cuando deseemos hacer llegar al banco un fichero AEB 19, con la información de una remesa concreta para su gestión de cobro por el banco, nos iremos a la función correspondiente de la aplicación, y mediante su ejecución pondremos en marcha una serie de procesos automatizados, a través de los cuales:

  • se generará el fichero AEB 19, incluyendo los documentos (previsiones) seleccionados.
  • cambia la situación de los documentos incluidos en la remesa: pasarán de estar “pendientes de emitir”, para pasar a estar en “gestión de cobro”. Esto quedará reflejado en el histórico de la previsión.
  • tomando como referencia las condiciones de negociación de documentos pactadas para la cuenta bancaria que vamos a usar, si por esa acción AEB 19 el banco tiene previsto cargarnos unos costes, la aplicación nos proporcionará un informe con los gastos bancarios para esa remesa concreta.
  • se generan automáticamente los asientos contables correspondientes a la acción, a partir de la configuración contable previamente vinculada a esta función. Se podrá hacer incluso que de forma completamente automática aparezcan ya contabilizados los gastos bancarios teóricos correspondientes a la remesa. Gracias a esto, en el desempeño de las funciones de análisis y control de gastos de la empresa, conoceremos en tiempo real los gastos bancarios, que se sumarán al resto de costes de la empresa.
  • podrá emitirse una carta (previamente configurada por el usuario) a través de la cual se avisará a los clientes de los cargos que va a recibir.
  • permitirá la emisión de un documento informativo sobre los documentos incluidos en la remesa.

Una vez las previsiones se encuentran en gestión de cobro, podrán ocurrir dos cosas:

1. Que se produzca alguna devolución, lo cual dará lugar a una gestión de impagados que controlaremos a través de la aplicación (gestión de reclamaciones con emisión de cartas de distinto nivel, repercusión al cliente de los costes de la devolución, renovación de impagados,…).

La acción de paso a impagados, permitirá también automatizar una serie de acciones paralelas, similares a las mencionadas anteriormente (informe de los gastos aplicados por el banco por la devolución, asiento contable automático reflejando la nueva situación,…). Que demos el resto de previsiones por definitivamente cobradas, finalizando así la gestión de cobro.

2. En este punto, es especialmente importante destacar las funcionalidades de confirmación de cobros automáticas, ya que su uso nos permite un grado enorme de mecanización, de seguridad en los registros, y por tanto de ahorro considerable de tiempo

Conclusiones

A partir del ejemplo visto, vamos a señalar una serie de ventajas importantes.

Es importante destacar la coordinación alcanzada que ofrece una solución ERP entre la contabilidad, la tesorería, y la gestión comercial. Independientemente de a qué fuente dirijamos nuestra consulta en un momento determinado, la información está conciliada en todos los registros, y por tanto, toda la empresa habla con la misma voz.

Por un lado, estamos haciendo un seguimiento muy vertical y preciso de la vida de las previsiones, de su histórico de situaciones (pendiente de emitir, en gestión de cobro, devuelto, cobrado,…), y dispondremos de listados muy específicos que nos permiten analizar en detalle nuestra situación de ingresos y pagos previstos.

Pero al mismo tiempo, cada vez que se produce un cambio en la situación de las previsiones de cobro, la aplicación nos permite en tiempo real, y con un elevadísimo grado de automatización, reflejarlo en la contabilidad, gracias a lo cual, esta disciplina cubre cómodamente su objetivo de reflejar fielmente la realidad de la empresa. Y por tanto, podremos utilizar en plenitud todas las posibilidades analíticas que la aplicación contable presenta.

Finalmente, desde la aplicación de Gestión Comercial, podremos rastrear las diferentes fases de una operación de venta llegando hasta su cobro, cómodamente ver la situación de riesgo que tenemos con un cliente, cómo ha pagado en operaciones pasadas, su situación actual con las facturas recientes,…

Vemos por tanto, como a partir de la confirmación en el programa de Tesorería de una acción, de forma automática y en tiempo real, toda la empresa se beneficia de esa información, y podrá tomar sus decisiones en consecuencia.

Datisa

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