La gestión de la tesorería en un sistema ERP, un pilar básico para el sistema financiero de la pyme

ERP en la gestión de la tesorería de la PYME

La estructura financiera de una empresa conforma uno de los pilares básicos de su organización. De su fortaleza o debilidad dependen en gran medida su estabilidad y sus posibilidades de proyección a medio y largo plazo.

La tesorería es una de las disciplinas fundamentales dentro de la gestión financiera de las empresas. Centra su atención en la gestión de las disponibilidades líquidas. Los elementos naturales con que trabaja el tesorero son el dinero en caja, los saldos disponibles y previstos en las cuentas bancarias, las inversiones financieras, los préstamos, y el control de los gastos e ingresos financieros. Su labor es por tanto la realización de una buena gestión del dinero y de sus movimientos; en definitiva, una optimización en la gestión de los recursos líquidos de la compañía.

La tesorería, junto con la contabilidad, y la gestión de los inmovilizados, constituyen el cuerpo teórico y el marco de trabajo principal en la gestión financiera. Es por ello fundamental que en las compañías haya una especialización en cada una de estas áreas, pero siempre trabajando dentro de un marco conciliador que permita que la información se integre y complemente, facilitando así su análisis más completo.

Por tanto, si queremos acometer una gestión moderna y eficaz, es necesario que recurramos a una herramienta adecuada que permita tanto un tratamiento vertical en las labores propias de la tesorería, como su integración dentro del sistema general de gestión.

La madurez que se está alcanzando en los últimos años en las técnicas de gestión aplicadas por las PYMES, cada vez más cercanas conceptualmente a las de las grandes organizaciones, hace que la demanda de soluciones financieras sea cada vez más exigente.

Gestión para tesorería: la gestión de dos grandes objetivos

Dos son los principales objetivos hacia cuya cobertura se orienta todo el desarrollo funcional de una aplicación para tesorería:

• La gestión de la tesorería propiamente dicha.

• La gestión de las implicaciones contables, administrativas e informativas relacionadas con la tesorería.

En el cumplimiento de ambos objetivos, se aplica continuamente una lógica de automatización que hace posible que a partir de una acción concreta, se generen simultáneamente un conjunto de datos relacionados, optimizando así la seguridad de los registros y la gestión del tiempo del usuario.

Uno de los grandes problemas que afecta a los departamentos financieros de las PYMES, y por tanto a todos los que en la empresa tienen que manejar la información que desde él se genera, es el desorden en la ejecución y naturaleza de sus tareas. En su trabajo diario se mezclan tareas administrativas de todo tipo, junto con labores de análisis y reporte a la Dirección General y otros departamentos. Al no contar con herramientas específicas e integradas dentro del sistema general de gestión, no existe fluidez en la información y por tanto no es compartida por todos los interesados.

Por ello, un beneficio clave que a través de un programa de tesorería obtiene el Departamento Financiero, es la protocolización de su trabajo. A través de la herramienta, y de los esquemas funcionales en que se basa su uso, el departamento y cada usuario se mueven dentro de un marco aplicativo muy desarrollado, y que se ha creado a partir de un análisis profundo de las necesidades de las PYMES españolas.

Al mismo tiempo, toda la organización de la empresa gana. Al estar el programa integrado en tiempo real en el sistema ERP de DATISA, pone a disposición de otros departamentos y de la Dirección General, información clave para el buen desarrollo de sus funciones.

Para entender bien la importancia de los beneficios que aporta, es además fundamental que comprendamos su relación con el resto del sistema ERP: la forma en que proporciona de forma automática información financiera al resto de usuarios, en el formato que cada uno necesita, y en tiempo real.

Integración y conciliación

La información financiera debe estar disponible para quien la necesite, y en el momento que la precise. Por ello, es fundamental que todas las fuentes de información disponibles en la empresa estén coordinadas.

Nos encontramos con tres grandes registros de información, cada uno de ellos diseñado atendiendo a las necesidades de las disciplinas que representan: la Gestión Comercial, la Contabilidad General, y la Tesorería.

Hay operaciones económicas (fundamentalmente las comerciales), que aparecen reflejadas en todos estos registros. No se trata de una duplicación de datos, sino de que las operaciones tienen vida, y atraviesan diferentes fases. Estas fases las gestionan diferentes departamentos y personas. Al mismo tiempo, existen unas obligaciones de registro que las empresas deben cumplir atendiendo a los requerimientos legales.

Por ejemplo, si ponemos nuestra atención en una operación de venta, veremos cómo ésta irá pasando por diferentes estadios, y cómo profesionales de diferente categoría intervienen sucesivamente en su gestión:

• Como primera acción comercial podrá haber un presupuesto, éste se transformará en pedido
• El pedido se irá sirviendo al cliente, y este servicio se documentará a través de albaranes
• En algún momento se expedirá la factura por la operación, a su vez la empresa tiene unas obligaciones contables que se instrumentan a través de los asientos
• Podrá haber también imputaciones analíticas a centros de coste
• Finalmente, se habrá acordado con el cliente una forma de pago determinada que dará lugar a unas previsiones de cobro, que se concretarán en forma y plazos (transferencia, pagaré, cheque, AEB 19, contado, 30, 60, 90 días,…), y en unas previsiones de saldos en cuentas bancarias.

Cada departamento debe tener por tanto la herramienta más adecuada para sus cometidos, pero estas herramientas deben estar integradas de forma que no se pierda la perspectiva de la operación. Por ello, cada programa se especializa en dar servicio a sus usuarios naturales, al mismo tiempo que su concepción ERP garantiza la integración de los datos, y la trazabilidad de las operaciones comerciales a través de todas sus fases.

Por otro lado, hay otra fuente de información de gran valor: la que nos proporciona los bancos en soporte informático. El banco nos informa de lo que está pasando en nuestra cuenta: movimientos comerciales, gastos bancarios, ingresos financieros, etc.  Y esta información la podemos obtener en un formato fichero normalizado, la AEB 43.

La conciliación es la disciplina que nos permitirá comparar nuestra contabilidad de una cuenta bancaria, contra la que nos presenta el banco. Esta conciliación deberá hacerla nuestro software financiero de forma completamente automática. Este es un trabajo imprescindible para cualquier empresa, que requiere de mucho tiempo y concentración si no se mecaniza, especialmente cuanto mayor sea el número de cuentas abiertas. Con lo cual, solo por esto su automatización aporta un gran beneficio.

Conclusión

En realidad, si partimos de una buena metodología de trabajo, y gracias a los automatismos que proporciona el software, lo que estamos haciendo a través de la AEB 43 es conciliar nuestra información operacional (la que está documentada en nuestro sistema ERP) con las corrientes reales de movimientos en cuenta.

Por tanto, integración y conciliación son dos conceptos de gran relevancia en nuestra propuesta de software, y de acuerdo con ello el programa de tesorería va a estar recibiendo de forma constante información del resto del sistema ERP, así como de los bancos, y continuamente estará generando información al sistema general de gestión, para su análisis en otros departamentos, y para agilizar las relaciones de la empresa con los bancos.