La lista de errores a la hora de implementar un ERP es DEMASIADO larga

“Pensar que eso malo nunca nos pasará no sólo es un grandísimo error, sino que esa manera de pensar nos conduce derechitos al abismo”

Hace tan sólo unos días, publicábamos un post sobre cómo y cuándo implementar un ERP. Hoy me quiero centrar en las principales causas que hacen fracasar ese proceso de implementación y el uso eficiente del sistema. Hablar de fracasos no tiene porqué hacernos sonrojar, sino más bien al contrario. Estas experiencias, en principio negativas, tienen que aportarnos las pautas y la madurez necesarias para las próximas iniciativas que emprendamos.

Obviamente no se trata de adoptar aptitudes paternalistas, ni quiero utilizar un tono en exceso condescendiente, pero estoy convencida de que mirar el fracaso de frente, despojado de cualquier rubor o tabú y entendiendo que algo se hizo mal, -mala comunicación, implicación insuficiente, traspaso de información incorrecto, error de concepto,…- mejorará el camino para  retomar el tema en el futuro, cuando las condiciones sean más idóneas.

Conocer las causas para impulsar las soluciones

Saber lo que no se debe hacer no garantiza el éxito de una implementación al 100% pero al menos sirve para acotar el espacio y apuntar hacia las estrategias que más posibilidades de éxito implican.

En un primer repaso de memoria se me ocurre que las prisas no son buenas consejeras y que hay que tomarse el tiempo que sea necesario para llevar a la práctica el proceso. Cuando digo tiempo necesario me refiero también al tiempo suficiente como para vender el proyecto al propio usuario que deberá estar no sólo informado sino, lo suficientemente formado para conocer las funcionalidades de una herramienta que cambiará sus procesos de trabajo.

Planificar es un verbo que a veces no se conjuga bien haciendo que el proceso fracase en las primeras fases del mismo. El optimismo a grandes dosis puede ser muy perjudicial porque resta objetividad al trabajo. Dos ejemplos: pensar que los resultados vendrán en un corto espacio de tiempo o que la gente asumirá con gusto el cambio. Dos errores de bulto. Primero porque lo habitual es que los resultados puedan evaluarse a medio plazo (algo que debe estar previsto en la planificación) y, segundo, porque lo normal es que existe una resistencia natural al cambio.

A partir de aquí, muchos procesos fracasan por no estar liderados de manera adecuada o por no establecer las prioridades correctas, incluso por carecer de una estrategia eficiente para poner en producción el sistema.

Analizar lo que pasa hoy para imaginar lo que pasará mañana

Muchas empresas piensan sólo en resolver los problemas que les acucian en el momento. El pensamiento del aquí y ahora, no suele funcionar en el ámbito de los negocios, casi nunca. Tampoco si hablamos de implantar un ERP, un proceso que dicho sea de paso, no siempre está encabezado por verdaderos profesionales en la materia, socios tecnológicos más que proveedores, que asesoren al respecto de las muchas potencialidades que encierran estas plataformas y las mejores prácticas para su uso. Pero dicho esto, es importante entender las necesidades de la empresa, como un conjunto, pero también como distintas individualidades que deben integrarse en dicho conjunto. Muchas veces se falla en el momento de intentar que los requerimientos de unas áreas convivan con los de otras. Requerimientos, ¡ojo!, presentes y futuros. Porque otro de los grandes errores es pensar en lo que el negocio necesita para salir del paso hoy, sin prever lo que podrá necesitar a medio plazo.

Para no extenderme demasiado -lamentablemente la lista de errores puede llegar a ser bastante amplia- me quedo con los fallos que se cometen por dinero, poderoso caballero éste.

A veces por tratar de ahorrar unos euros, se eliminan de la lista de imprescindibles algunos elementos que después se echan en falta. Por ejemplo, el servicio de mantenimiento, el soporte técnico, las actualizaciones, la formación adicional, la seguridad… En fin, un montón de detalles que en principio parecen prescindibles pero que luego acaban pasando factura y nunca mejor dicho. Lo cierto es que muchos de estos detalles se podrían solventar con soluciones en modo pago por uso o utilizadas bajo la modalidad del Software como Servicio, pero también este punto es otro de los Talones de Aquiles de las empresas a la hora de implementar un ERP, que, siguen sin tener claro si comprar o alquilar el software. Y cuando digo sin tener claro, me refiero a sin tener analizar criterios de juicio coherentes.

En resumen, puede ser que tu empresa se encuentre en un momento en el que vaya a iniciar la implementación de un software, si detectas que pudieras toparte con alguno, varios o todos los problemas que mencionamos, por favor, pide ayuda y llámanos. Si, por el contrario, crees que a tu organización, esto nunca podría pasarle, llámanos igualmente, quizá veamos otros aspectos que puedan ayudarte a tomar una decisión más acertada.