La necesidad de una Solución Financiera para sistemas de Centros Propios y Franquicias

Los sistemas de franquicias y las cadenas de centros propios tienen una vocación por el crecimiento que es quizás el rasgo más esencial de estas compañías.

Para el buen desarrollo de este proyecto de crecimiento se hace fundamental que las empresas se doten de herramientas de gestión completas y con vocación corporativa. Programas que no descuiden el control de ninguno de los órganos vitales del sistema, y permitan así que ese crecimiento sea saludable y rentable.

Sin embargo, la realidad suele ser distinta. La mayoría de los proyectos de franquicias o de cadenas, suelen prestar gran importancia a la mecanización del punto de venta, y no dedicar en cambio la atención necesaria a la centralización y resto de necesidades corporativas. Esto es especialmente cierto en las primeras fases de los proyectos.

Normalmente, los emprendedores que han tenido más éxito son aquellos que desde un principio han entendido el punto de venta como una parte integral de un sistema mucho más amplio. Los casos de éxito vienen claramente marcados por la visión del empresario a la hora de dimensionar correctamente no sólo el punto de venta, sino también la centralización necesaria que sirva como plataforma para ese crecimiento.

No disponer de las herramientas necesarias para la gestión global del negocio, suele ser una de las razones que explican el fracaso de muchos proyectos de estas características, y el grado de descontrol de las inversiones y gastos.

Aunque evidentemente no es lo mismo un sistema de franquicias que una cadena de centros propios, y cada modelo tiene sus características propias, en este post vamos a simplificar con el fin de aportar una primera visión que nos ayude a introducir la problemática común a ambos casos.

Una solución contable para sistemas de centros propios y franquicias

Podemos introducir nuestra exposición a través de la formulación de la siguiente pregunta:

Desde el punto de vista de un franquiciador, o a partir de las necesidades propias de la  central de una cadena, ¿cuáles son las funcionalidades específicas de gestión y control que un sistema contable puede aportar de forma exclusiva, no siendo por tanto tratadas  por otras herramientas de software?

La respuesta vale para ambos casos, y parte del hecho de que un programa contable proporciona una visión económica completa de la compañía; al contrario que otros tipos de aplicaciones, como los sistemas TPV o de gestión comercial, que aportan una visión detallada y complementaria de la actividad comercial de la empresa, pero no un estudio completo desde una perspectiva económica y financiera.

Vamos a desarrollar esta respuesta a través de la relación y explicación de bloques funcionales claramente distinguidos en el departamento financiero.

Contabilidad Financiera y Contabilidad Analítica

La problemática general de gestión en este tipo de modelos de negocio siempre se nos plantea en dos frentes:

• Por un lado, la centralización: disponer de información integrada que aporte una visión general de la empresa,

• y por otro, el control del punto de venta (propio o franquicia).

También a nivel contable nos encontramos con esa misma necesidad, y se resuelve a través de herramientas específicas que aportan al usuario una doble visión financiera y analítica de la realidad de la empresa.

• La visión financiera y de la estructura económica global de la compañía nos la proporciona la Contabilidad Financiera, que centra su atención en la explotación de los datos contables a un nivel global.

• La Contabilidad Analítica añade la característica fundamental de proporcionar un análisis económico de la rentabilidad y de los resultados de cada centro concreto (o de los flujos de ingresos y gastos que genera cada franquicia al franquiciador). Este análisis es económicamente completo en sí mismo, ya que  no sólo considera las ventas de la tienda, o sus gastos de aprovisionamiento, sino que considera toda la corriente de ingresos y gastos que le afectan.

La vocación por el crecimiento a través del número de establecimientos es el rasgo que mejor define la personalidad de los sistemas de franquicias y de centros propios. A medida que el sistema crece, el control contable analítico de cada punto de facturación se va convirtiendo en algo fundamental.

Contabilidad Presupuestaria

Con ese mismo crecimiento nace además una nueva prioridad, la de la planificación y el control presupuestario. Es decir, no solo es preciso analizar y sacar conclusiones a partir de los hechos económicos ya realizados, sino también de controlar la proyección futura de cada centro.

La Contabilidad Presupuestaria facilita ese control. A través del bloque de funciones que proporciona, podremos planificar o prever la evolución de cada tipo de gasto para cada tienda (de modo que el gasto en la tienda 1 en publicidad será de xxx,xx Euros para este año, con una distribución mensual determinada).

Esta planificación podrá ser comparada además con las realizaciones efectivas, y a partir del estudio de las desviaciones, podremos tomar las correspondientes decisiones de gestión.

Conclusiones

Además, el nivel de control se puede ver potenciado enormemente con la incorporación en licencia de las aplicaciones de Gestión de Tesorería, y de Gestión de Inmovilizado.

La implantación de un sistema contable-financiero que alcance este nivel de cobertura es una necesidad que tarde o temprano se manifiesta en cualquier sistema de franquicias, o de centros propios (o mixto). Muchas empresas, conscientes de la ventaja competitiva que aporta, asumen esta inversión desde el comienzo de su actividad, lo cual les permite un alto grado de control y seguridad en todo su proceso de crecimiento; y otras deciden implantarlo más adelante, cuando el tamaño alcanzado impide ya aplazarlo más.

Además os dejamos aquí un video con una entrevista a Ignacio Pomar sobre franquicias.