La Trazabilidad como Elemento de Rentabilidad

El concepto de trazabilidad responde a la necesidad que existe en determinados sectores empresariales de identificar/clasificar las diferentes remesas de entradas y salidas de un mismo artículo y nos permite el seguimiento del mismo desde su elaboración hasta su consumo. Una definición bastante completa nos la proporciona la Wikipedia.

Este término empezó a aparecer dentro de la regulación de la CEE en  1996,   respondiendo  a  las   exigencias  de  los consumidores a  raíz de  las  crisis sanitarias que ocurrieron en Europa y del descubrimiento e impacto de las Vacas Locas (EEB) en los distintos países,  no sólo de la UE sino a nivel mundial. Desde entonces se ha avanzado mucho sobre todo a nivel tecnológico no sólo con dispositivos que nos ayudan al seguimiento también desde las herramientas de gestión empresarial.

Pero no sólo el sector alimentario precisa de controles de trazabilidad, otros sectores como el de Restauración (Grupos con centrales de compras), Químico, Farmacéutico, Electrónica,… también están obligados por ley a controlar  e identificar cada paso de la cadena de producción y/o distribución.

Las remesas se diferencian en cada sector en función de la naturaleza de los artículos: lotes y caducidades, números de serie,…

La problemática relacionada afecta tanto a las empresas comerciales (compra/venta), como a las industriales (transformación) y tanto a pymes como grandes empresas.

Problemática de la trazabilidad

La necesidad que afecta a las empresas de definir un sistema de trazabilidad se manifiesta en diferentes niveles:

• Legal: Capacidad de reaccionar ante incidencias. La implantación de un sistema de trazabilidad nos permite reaccionar ante posibles incidencias: ¿En qué almacenes tengo stock de un lote deteriorado? ¿A quién tengo que informar? ¿A quien se lo he vendido? ¿Quién me lo vendió a mí? ¿Cuándo? Documentos comerciales relacionados (albaranes) ¿En que productos terminados ha intervenido como materia prima?

• Almacén: La gestión de almacén de por si es fundamental en sí misma para mejorar la productividad, pero además, sumado a la gestión de trazabilidad puede evitar pérdidas, como por ejemplo, la caducidad de parte del inventario que nos obliga a tirar parte de la mercancía. Debemos controlar entre otras: Entradas de mercancías. Stock por lotes/remesas. Control de caducidades. Movimientos entre almacenes. Movimientos por fabricación. Inventarios. Regularización de almacenes. Etiquetas.

• Producción: El control en planta de remesas/lotes/caducidades por materia prima y producto terminado y el etiquetado garantizan la calidad del producto y protocolizan los procesos mejorando la productividad.

• Punto de Venta: Sugerencia y Control de lotes y caducidades pudiendo sacar al mercado aquellos lotes que caduquen antes, mejorando el servicio a nuestros clientes y evitando perjuicios por pérdidas de mercancías caducadas.

• Administrativo: La gestión administrativa de los documentos nos permite evitar pérdidas de información y nos permiten responder con la documentación pertinente ante una emergencia. Detalle en documentos comerciales: albaranes, facturas, tickets,… Integración áreas de gestión (Administración-Almacén),

El sistema de trazabilidad debe dar solución:

• Vertical: A cada uno de los niveles

• Horizontal: Integración entre los niveles

La mejor opción para la gestión de la trazabilidad  es un sistema de gestión que sea capaz de integrar todas las áreas y proporcionar el control y la información que la empresa necesita.

Software ERP: la mejor opción para la gestión de la trazabilidad.

La trazabilidad como como elemento sujeto a la problemática expuesta está directamente relacionada con la productividad/rentabilidad de la empresa.

Las nuevas y exigentes regulaciones de la UE demandan para ciertos sectores contar con sistemas de trazabilidad comprobables. Los tiempos de respuesta exigidos y los volúmenes de información a administrar, convierten a la incorporación de tecnología informática en una inversión que asegura la llegada de los productos a los mercados compradores más exigentes. De hecho cada vez más empresas utilizan la trazabilidad como argumento de calidad frente a los consumidores que nos medirán ante la capacidad para reaccionar ante posibles incidencias.

Pero la trazabilidad no sólo es importante para cumplir las exigencias legales o de cara a los consumidores, su gestión es clave para reducir costes, y obtener un mayor rendimiento de los recursos y por tanto hacernos más competitivos.

Como ya hemos comentado, la necesidad de controlar por parte de una empresa la trazabilidad afecta a varios niveles, por ello es importante considerar los protocolos de trabajo como bienes de inversión que nos proporcionan un incremento de la rentabilidad.

Por ello, contar con herramientas de software que nos ayuden a gestionar la trazabilidad desde un punto de vista integral en todas las áreas de la empresa, es clave para reducir costes, y obtener un mayor rendimiento de los recursos. Además aumenta la eficacia de la gestión interna proporcionándonos una mayor información sobre productos y procesos.

En definitiva un ERP (Sistema General de Gestión)  integrará el sistema de trazabilidad dentro del conjunto de protocolos de la organización, ayudará a la creación de sinergias produciendo un efecto multiplicador en la productividad.

Para una información más amplia sobre este tema os recomendamos el portal de trazabilidad de la UE (en español).

Autor fotografía: Fernando Martinez (Descripción: Fecha de caducidad y númeración de un producto alimenticio. Fecha: 13/07/2004)