Las pymes que analizan y planifican, son más eficientes en su gestión

“En una carrera, para llegar a la meta, hay que planificar el recorrido, visualizar cada etapa del mismo y establecer los recursos que se necesitarán para encararlas. En los negocios, pasa lo mismo. Analizar y planificar es la clave para alcanzar el éxito”

La planificación es una actividad que debería ser tenida en cuenta como una tarea estratégica para alcanzar el buen rumbo empresarial, pero la verdad es que no siempre es así y, en muchas ocasiones, el instinto, la intuición o la experiencia, es lo que las empresas utilizan como guía para adivinar lo que puede pasar en el devenir de nuestro negocio. Sin embargo, planificar, presupuestar, comparar y corregir, son acciones que se convierten en procesos críticos para la buena marcha del negocio si lo que se quiere es, no sólo gestionar, sino “entender” qué y por qué pueden pasar las cosas.

Ninguna empresa debería esperar hasta el final del ejercicio para comprobar si se cumplen o no sus expectativas iniciales. Presupuestar sobre períodos de tiempo corto e incluso, barajar varios presupuestos empresariales, que tengan en cuenta desde las posiciones más pesimistas hasta las más optimistas, es una de las muchas labores del financiero y una de las mejores fórmulas que acompañan al éxito. Pero, no siempre se llega a todo y, a veces, especialmente en las empresas más pequeñas, se pierde la oportunidad de generar o aprovechas nuevas oportunidades de negocio por no tener un “mapa” que indique el recorrido que debemos seguir.

Planificar y controlar permite asegurarnos de que la toma de decisiones estratégicas y tácticas estará bien fundamentada, por eso son dos instrumentos que cualquier empresario, gestor o director, debería tener presente si lo que quiere es establecer los mecanismos propios de una gestión moderna y eficaz.

En este contexto, la Contabilidad Presupuestaria se nos muestra como una disciplina capaz de proyectar los resultados de una organización junto a la explicación oportuna a través de las estimaciones que evalúa de las diferentes partidas de gastos e ingresos.

Otra de las grandes ventajas que aporta es que nos permitirá utilizar los presupuestos como puntos de referencia para el análisis de los resultados reales. Los utilizaremos como una herramienta de control que nos ayudará a comprender en cada momento las desviaciones sucedidas con respecto a lo que habíamos previsto en su momento.

Contabilidad Presupuestaria: el gen que no se encuentra en el ADN de las pymes

Lo cierto es que, a día de hoy, sigue habiendo todavía muchas empresas que pasan de puntillas por el control contable y entienden la Contabilidad más como un conjunto de obligaciones y trámites que como una fuente de información valiosa. Esta falta de conciencia sobre el valor práctico de la disciplina contable, es la causante directa de que muchos empresarios no lleguen ni siquiera a imaginar las muchas posibilidades de explotación que ofrece. Este “desinterés” crea hábitos difíciles de desterrar en los departamentos financieros de muchas organizaciones.

El primer obstáculo que encuentran estas empresas que aún ven esta disciplina en un horizonte muy lejano, es el de la propia confección de los presupuestos. Hacer una planificación fiable, realista y detallada, no es tarea sencilla, especialmente si no se dispone de las herramientas necesarias para ello.

Por otra parte, si la empresa ha sido capaz de lidiar este primer escollo, el siguiente problema es abordar la explotación útil de los presupuestos: analizar las desviaciones, comparando las proyecciones de cada partida presupuestaria con sus realizaciones efectivas en tiempo real. Es decir, no se trata únicamente de confeccionar los presupuestos, sino que éstos de poco sirven si no disponemos de información comparada y actualizada que facilite el control de los resultados reales respecto a los presupuestados.

El acceso cómodo, sencillo y rápido a la información relevante y detallada será el siguiente obstáculo a vencer.

Cuando lo que se busca es que el control presupuestario no sólo permanezca en el nivel contable, sino que avance hasta el analítico (centro de coste) la dificultad irá en aumento. Y es que todavía hay muchas empresas que aún llevando un buen control presupuestario, no disponen de sistemas informáticos optimizados, sino que se apoyan en herramientas externas e independientes de su sistema de gestión, ya sean hojas de cálculo, bases de datos, etc. ¿Qué sucede con todo esto? Sencillo. Que se multiplica la cantidad de problemas que pueden suceder, desde la duplicación de datos, hasta la fragilidad de la propia información que se maneja, pasando por la dependencia que se crea de listados no diseñados por especialistas financieros.