Lo último, Tecnología OCR aplicada a la facturación

¿Te imaginas que las facturas que recibimos en papel fueran capaces de introducirse solas en nuestro sistema de gestión? ¿Parece ciencia ficción? Pues, hoy en día ya es posible gracias a las nuevas tecnologías de escaneo, que junto con procesos de inteligencia artificial, consiguen introducir esa información en nuestro ERP de forma totalmente automática incrementando la productividad.

La introducción de las facturas recibidas en papel a los sistemas de gestión es una tarea que no aporta ningún valor en sí misma, pero que por otro lado es imprescindible para llevar un buen control de nuestro negocio. Si no introducimos esa información dentro de nuestro sistema de facturación, a este le faltaría una pata muy importante.

El objetivo por tanto, es automatizar al máximo esta labor y que la intervención humana sea la menor posible, para que así, el personal administrativo se pueda dedicar a otros cometidos que aporten un mayor valor a la organización.

Desde nuestro punto de vista hoy en día hay tres herramientas que se pueden utilizar para mecanizar en cualquier pyme es los procesos de facturación:

• La utilización de programas de facturación que nos ayudan a controlar esta área, mejor si está integrada dentro del ERP, ya que nos puede dar una visión más completa del negocio. Hoy en día la mayoría de las empresas tienen controlado este proceso
• La utilización de la factura electrónica, de este tema ya hemos hablado en el blog en otras ocasiones. La e-factura apenas se ha empezado a introducir en nuestro país en la pyme.
• Y por último, utilizar técnicas de escaneado o OCR para la digitalización de facturas en papel y su introducción en el sistema. Hay muy pocas empresas que utilicen esta tecnología hoy en día.

¿En qué consisten las técnicas de OCR?

Una vez más vamos a recurrir a la Wikipedia. En ella encontramos la siguiente definición: OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres, así como el reconocimiento de texto, en general son aplicaciones dirigidas a la digitalización de textos. Identifican automáticamente símbolos o caracteres que pertenecen a un determinado alfabeto, a partir de una imagen para almacenarla en forma de datos con los que podremos interactuar mediante un programa de edición de texto o similar.

Es decir, las facturas se escanean convirtiéndose en un formato digital, gracias a un software de inteligencia artificial nuestro ordenador es capaz de reconocer los caracteres de la factura, introduciendo la información en el programa de facturación.

Las herramientas de inteligencia artificial funcionan como la mente humana, pero con la ventaja de que aprenden mucho más rápido que nosotros. Al principio, le tenemos que ayudar a reconocer la información de forma asistida, pero después, son capaces de hacerlo de manera autónoma. Así que, por ejemplo,  una vez que ha escaneado la factura de un proveedor ya es capaz de reconocer todas las facturas del mismo sin nuestra ayuda.

Ventajas de la utilización del OCR en procesos de facturación

Nosotros destacamos fundamentalmente cuatro:

• Disminución drástica de tiempo: El sistema de OCR nos permite ahorrar hasta un 80% de tiempo en la introducción de información al tratarse de un proceso automático.
• Evita errores y pérdidas de información: El sistema de validación previo permite que la información introducida sea de gran fiabilidad y seguridad.
• Facilidad de manejo: Este sistema es muy sencillo de utilizar y nada costoso por lo que podemos obtener un rápido retorno a la inversión.
• Máxima automatización de procesos: la inteligencia artificial de la aplicación permite reconocer e interpretar de forma ágil y eficaz las facturas repetitivas del sistema. Además, al estar integrado con distintos módulos del ERP se incrementa la competitividad ya que de forma automática se realizan los asientos a contabilidad, libro IVA / IGIC, cartera de proveedores…

Ahora la pregunta sería ¿A que estamos esperando para utilizar las últimas tecnologías en nuestros procesos de facturación?