Los Códigos de Barras: un “pequeño” invento que aporta grandes beneficios para el control y el ahorro de costes

Los Códigos de Barras

Hoy en día, nadie se imagina un gran supermercado sin el continuo pitido de los códigos de barras, mientras despachan nuestra compra.

Sin embargo, el uso de los códigos de barras todavía es muy escaso en otros ámbitos de la vida y de los negocios, y sobre todo en la Pyme. En este caso, podríamos hablar claramente de oportunidades desaprovechadas, porque la aplicación de esta tecnología, en sus múltiples variantes, es capaz de aportar grandes beneficios en la gestión y en el ahorro de costes, no sólo a las grandes organizaciones, sino a cualquier pequeña compañía que maneje artículos y que tenga un almacén, tal y como comentamos en otros posts.

Rapidez de manejo y fiabilidad en la gestión

Las dos principales ventajas del uso de los códigos de barras son la fiabilidad y la rapidez. En el primer caso, con este ‘invento’ se reducen al mínimo todos los errores humanos inherentes a la introducción manual de la información, que a veces son difíciles de identificar y subsanar. A modo de ejemplo, una captura manual de un código de barras contiene en promedio 1 error por cada 300 caracteres capturados, mientras que con códigos de barras este error se reduce a uno por cada 3 millones de caracteres.

En cuanto a la rapidez que se adquiere con el uso de esta tecnología, también es fácil de constatar: un código de barras de 14 dígitos puede ser leído en aproximadamente 1 segundo, mientras que capturar manualmente esta misma información nos ocupará 5 segundos o más. Este ahorro, asimismo, se multiplica por N, si aplicamos este mismo mecanismo tanto en los recuentos de stock (que pasarán, de ocuparnos días, a realizarse en horas), como en la entrada de producto, en sus traslados dentro del almacén o en su expedición.

De este modo, con los códigos de barras se automatizan un importante número de procesos y la información pasa a estar disponible de forma directa en el sistema de gestión central de la organización, evitando tanto las roturas de stock como el sobre-estocaje. También mejora el control global de los artículos y la toma de decisiones en tiempo real, a un coste administrativo inferior.

El primer paso: aprovechar lo que ya se tiene

Muchos grandes fabricantes nacionales e internacionales ya incorporan los códigos de barra a sus productos. Muchas  de las Pymes que reciben y distribuyen esta mercancía, sin embargo, no sólo no aprovechan, sino que ni siquiera son conscientes de todos los datos sobre el producto de los que ya disponen de entrada, y de manera gratuita, y que se podrán volcar fácilmente y de forma automática en su propio sistema de gestión.

La principal ventaja de los códigos de barra es sin duda la facilidad para la identificación inequívoca de los artículos (tipo, fabricante, país de procedencia, etc.), pero en sus diferentes modalidades (los EAN 8 y 13, el DUN 14 o el UCC-128, etc.) con distinto número de dígitos y metodologías de codificación, estos códigos también son capaces de incorporar otros múltiples datos acerca de un producto, como sus fechas de empaquetado o de caducidad (útiles en un importante número de industrias e imprescindibles en sectores como el farmacéutico o el de la alimentación, sujetos a estrictas normativas de trazabilidad).

También pueden incluir características adicionales para los productos especiales (como su peso en kilos o su longitud en metros) o la famosa ‘variable logística’ que identifica el número de unidades de producto contenidas en un lote o unidad de empaquetado y distribución, y que agilizan aún más todos los procesos de ingreso, de control y de expedición….

Todo ello, sin hablar siquiera de los llamados DATAMATRIX, un nuevo concepto de código de barra que hoy están promocionando las marcas más punteras, sobre todo en tareas de marketing y promoción, y que sin duda, representa el futuro de estas tecnologías.