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En ocasiones se tiende a olvidar que las aplicaciones informáticas forman parte del activo permanente de la empresa. La adquisición de una licencia de programas de contabilidad es una decisión de inversión, y por tanto el buen uso de la aplicación repercutirá necesariamente en la rentabilidad y resultados de la compañía; y al contrario, un uso deficiente del mismo genera importantes costes de oportunidad.
Aunque decir esto puede parecer una obviedad, creemos que es especialmente importante recordarlo en el caso de una aplicación de contabilidad, dado que muchas veces el comprador la ve, tan solo, como una herramienta necesaria para la obligada presentación de cuentas anuales y declaraciones. Sin embargo, si consideramos que “la información es oro”, convendremos que una inteligente explotación de los datos contables, efectivamente creará valor y calidad en la gestión.
Por tanto, se hace fundamental conocer la verdadera talla de una implantación contable de calidad, y la forma en que contribuye a la consecución de los objetivos generales de la empresa.
El objetivo de una aplicación de contabilidad es poder realizar un tratamiento y explotación del dato a distintos niveles. Primando dos intereses fundamentales:
Es importante señalar la relación directamente proporcional que existe entre estos dos puntos. Cuanto mejor clasificada y ordenada esté la información, más fácil, clara y potente será su explotación.
Vamos por ello a centrar nuestra atención en los distintos niveles de trabajo, la forma en que se interrelacionan, y las posibilidades de explotación y análisis del dato:
Las facturas recibidas y expedidas conforman el principal soporte documental de nuestras operaciones con terceros (clientes, proveedores,…), y son el origen de los datos que a través de las Declaraciones hay que presentar a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Es objetivo de la aplicación el registro y clasificación de los datos de las facturas de forma clara y ordenada, para la posterior obtención de las mencionadas Declaraciones, y también para el análisis de la información con otros fines administrativos y de gestión.
Además del tratamiento propiamente fiscal, a partir del registro de facturas debería existir un completo paquete de listados y consultas diseñados para la gestión diaria de las relaciones con terceros.
Desde nuestro punto de vista, la aplicación de los programas de contabilidad debe estar diseñada para que la generación de los asientos contables sea tan automática como sea posible, y de forma que la información que presentan las consultas y listados tenga entidad contable, analítica, y administrativa.
La generación automática de asientos podrá tener origen en operaciones administrativas de distinta naturaleza: registro de una factura de compra, cambio de la situación de una obligación de pago, confirmación de un cobro, etc. Estas operaciones se notificarán en las funciones correspondientes, y a partir de ese dato se generarán de forma automática y relacionada sus registros contables.
Por supuesto, también es posible el alta aislada de asientos contables, y se podrá hacer por métodos manuales, o asistidos (asientos semiautomáticos).
A partir de la información contable, el programa desarrollaría el análisis de la información. Presentarnos listados de estudio de antigüedad de la deuda, de justificación de saldos, de períodos de cobro, ABC´s comparativos (estadísticas que comparan la información de grupos de cuentas. Por ejemplo, una comparativa de gastos), etc.
La aplicación debería disponer además de un generador de informes parametrizable por el usuario, de forma que se podrían confeccionar informes de origen y aplicación de fondos, de ayuda a la confección de la memoria, informes de ratios financieros, de ratios de rentabilidad, de ratios de gestión, informes analíticos,…
Finalmente, a partir de la Contabilidad podremos presentar las Cuentas Anuales en formato digital, o en formato papel.
A través de la Contabilidad Analítica, como ya hemos comentado en otros post, podremos obtener una visión global y plena de los centros de coste (delegaciones, departamentos, tiendas,…) de la empresa. Tendremos un control de la totalidad de gastos e ingresos que fluyen en cada centro, e indicadores de la rentabilidad de los mismos.
Por tanto, el programa justificará contablemente los resultados de los distintos centros de coste, proporcionando a los mandos de la empresa la información detallada que le permitirá el control de los mismos, y la toma de decisiones de gestión.
El dato analítico se generará automáticamente o de forma asistida, a partir de los registros de facturas y contables.
La aplicación puede incorporar un sistema de control presupuestario, de forma que se puede planificar o prever la evolución de los elementos representados por las cuentas contables, controlarla, y tomar decisiones de gestión en función del análisis de desviaciones de las realizaciones respecto de los presupuestos.
Normalmente las empresas ejercen el control presupuestario a nivel de gastos e ingresos, pero con un programa que incluya contabilidad presupuestaria, podrán hacerlo a un nivel global por cuenta (por ejemplo, gasto en sueldos y salarios), o a un nivel analítico (por ejemplo, gasto en sueldos y salarios en el Departamento Comercial)
La generación de los presupuestos podrá ser manual, o automática (por ejemplo, en función de las realizaciones efectivas de otros años en las cuentas a valorar).
Las operaciones de terceros (compra, venta,…) representadas a través del registro de facturas, generarán automáticamente en el módulo de cartera las correspondientes previsiones de cobro/pago, a partir de las formas de pago empleadas.
Estas previsiones serán de un tipo determinado (cheque, pagaré, transferencia, AEB 19,…) y pasarán por una serie de situaciones (pendiente de recibir, en negociación, cobrado,…). A través del tratamiento en cartera podremos gestionar los cambios de situación y generar de forma asistida los asientos contables correspondientes.
En los programas de contabilidad, la aplicación nos permitirá controlar además nuestro estado de cartera, a través de un amplio sistema de consultas y listados.
Siempre ha sido nuestra prioridad dotar al Departamento de Administración de las herramientas necesarias que le ayuden a mecanizar otras tareas del día a día, que sin tener un contenido puramente contable, la gestión manual de las mismas genera una gran carga de trabajo.
Con este objetivo, habitualmente las aplicaciones de contabilidad presentan un gran gama de funciones de naturaleza administrativa: punteos automáticos, manuales, emisión de cartas/certificados, conciliaciones automáticas entre el Registro de Facturas y la Contabilidad, etc.
El principal indicador de calidad de una aplicación de contabilidad lo encontramos en sus posibilidades de automatización de los registros, y en su capacidad de organizar y explotar la información; de interrelacionarla, y evitar la duplicidad de datos. Todo ello traerá consigo una gran reducción de tiempos y esfuerzo.
Conformando un cuerpo funcional que da cobertura a muchas áreas de trabajo de un Departamento de Administración, y además lo hace de forma integrada y evitando errores.
La presentación de los listados y consultas contemplará esta trazabilidad operativa, generando por ello un análisis de la información en múltiples dimensiones.
Normalmente el módulo de contabilidad está plenamente integrado con el resto del ERP, de forma que las posibilidades de automatización y control crecen todavía más, amplificándose a otras áreas de la empresa ya sean financieras o de gestión comercial.
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