¿Cómo pueden minimizar las pymes el impacto de lo impredecible?

Lo hemos dicho muchas veces: una de las claves del éxito en las pymes estriba en su capacidad para planificar. Y, aunque tengo claro que sigue siendo así, añado una condición más: como consecuencia del cambio permanente, lo que se conoce como el entorno VUCA, lo cierto es que las pymes deben también aprender a manejarse en la incertidumbre e incluso en el caos.

Por lo tanto, la excelencia en las pequeñas y medianas empresas empieza a medirse también en función de las habilidades que muestren este tipo de organizaciones para implementar -con soltura- procesos resistentes al caos. O sea, procesos y operativas flexibles capaces de enfrentarse con destreza a casi cualquier cosa impredecible. Por lo tanto: planificar sí; tolerancia al caos, también.

VUCA es el acrónimo de Volatilidad, Incertidumbre (Uncertatinty), Complejidad y Ambigüedad, pero, si aterrizamos estos conceptos a la realidad del mercado actual, lo que implica es una exigencia de adaptación extrema a los cambios -casi siempre impredecibles- en cualquiera de las cuestiones que pueden afectar a las empresas. Ya sea el precio de los suministros o las materias primas, o diferentes elementos geopolíticos o socioeconómicos que hacen variar los planes de una organización, lo cierto es que cualquier compañía debe estar preparada para responder con eficiencia ante los cambios que puedan producirse “inesperadamente”.

Observación y estado de alerta permanente

Implementar una estrategia basada en la flexibilidad, es decir, en la posibilidad de tener que poner en marcha un “Plan B” en cualquier momento, obliga a las pequeñas y medianas empresas, primero, como decía al principio, a establecer una operativa, planificar y definir estrategias y objetivos. Y, segundo, a dejar todo bien preparado para cambiar el paso en cualquier momento, manteniendo sus garantías de rentabilidad, competitividad y eficiencia.

La tecnología ayuda a las pymes a minimizar el impacto
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Es decir, este tipo de organizaciones, menos burocráticas que las grandes empresas, muestran entre sus fortalezas “naturales” esta propensión al cambio. Históricamente las pymes han tenido que reinventarse, pero también han implementado procesos más ágiles para proporcionar respuestas más rápidas a sus clientes. Ha sido una manera de competir con las grandes cuando, la tecnología, entre otras cosas, era prohibitiva para ellas.

Hoy, esa “habilidad” histórica que han ido desarrollando a lo largo del tiempo, las ha posicionado en una situación ventajosa para enfrentarse a las consecuencias de los entornos VUCA. Y, al mismo tiempo han logrado reducir costes, eliminar procesos ineficientes, acortar los tiempos de respuesta y, mejorar la calidad en sus productos y servicios. Aunque, como decía, esos resultados no son solo consecuencia de su capacidad para imprimir flexibilidad a sus procesos, incluso a sus estrategias, sino a su convencimiento de que la tecnología debía ocupar un papel relevante en su operativa.

La liberalización o, universalización o democratización, o, para ser sinceros, la «rebaja de precios» de la tecnología con la llegada del SaaS, el pago por uso y otros tantos modelos de comercialización tecnológica que han surgido en los últimos años, ha permitido a las pymes acelerar y poner en valor -aún más- su facilidad para el cambio. En este sentido, un ejemplo concreto lo encontramos en la utilización de los sistemas ERP con los que las pequeñas y medianas empresas gestionan órdenes de clientes, facturación -cobros y pagos-, compras, ventas, contabilidad, producción, planificación, etc. ERP, eso sí, diseñados y desarrollados, desde el principio para las pymes, que, como siempre digo, tienen características y operativas e, incluso, requerimientos, muy diferentes a los de las grandes organizaciones.

Implementar un ERP también ha hecho que las pequeñas y medianas empresas sean hoy por hoy, organizaciones en las que los procesos son más colaborativos, en las que el intercambio de información es más fluido y, en las que, se apuesta por la interacción y la integración para manejar el día a día, pero también, los cambios inesperados. De esta forma se consideran herramientas críticas porque permiten determinar, o, mejor dicho, proyectar, ese cambio o modificación en las operaciones de la organización, ayudando a determinar una estrategia adecuada para dar una respuesta efectiva y eficiente. O sea que, ayuda a la toma de decisiones.

Minimizar el impacto del cambio

Como decía al principio, es importante que las pequeñas y medianas empresas estén concienciadas con el impacto que cualquier cambio puede provocar sobre sus operaciones, sus proyectos, sus presupuestos, su planificación y, por tanto, su rentabilidad. Por lo tanto, deben estar siempre alertas y dispuestas proponer alternativas para navegar en una nueva realidad en la que la volatilidad, la incertidumbre, la complejidad y la ambigüedad han llegado para quedarse.

Es un desafío, desde luego, porque obliga a las pymes, no solo a adaptarse a los cambios sino, más aún, a “adivinarlos” y, hasta a “generarlos”. Y, por supuesto, con ello, a evaluar el impacto, a desarrollar una estrategia óptima para enfrentarlos y a llevarla a la práctica de manera eficiente -o sea, haciendo más con menos- lo más rápido posible.

Una de las claves para lograrlo creo que está, además de en la capacidad o “habilidad” natural de cada organización para quitarse el miedo a los cambios, en que disponga también de la tecnología necesaria, con las funcionalidades adecuadas para que las pymes puedan trabajar conforme a esa “inteligencia de negocio” necesaria para detectar cambios, tendencias, previsiones y, en consecuencia, planificar y simular el impacto y, en última instancia, llevar a la práctica sus decisiones.

Eso sí: establecer flujos de trabajo ágiles siempre ayuda a la hora de mejorar la operativa interna, pero también, a establecer vías de comunicación óptimas con clientes y proveedores, a hacer seguimiento y medir resultados, a dar mayor visibilidad a los procesos, pero, sobre todo, a las consecuencias, y, en general, a minimizar el impacto de lo impredecible y, con ello, enfrentar el cambio de manera exitosa.

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