Modelo 340, con otra tecnología es posible

Modelo 340

La Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registro, Modelo 340, cuya presentación iba a ser obligatoria para todas las empresas a partir de 2009, y que se retrasó para las empresas no inscritas en el Registro de Devolución Mensual de IVA o IGIC al año 2012, será retrasada de nuevo hasta el año 2014 de aprobarse el R.D. en proyecto anunciado por AEAT, como ya os comentamos en nuestro anterior post.

El espíritu con el que nacía esta norma era reducir el fraude e incrementar la liquidez de las empresas españolas, una medida muy interesante en un momento económico como el actual que nos beneficiaría a todos.

Sin embargo, la entrada en vigor de la normativa representa un serio desafío, tanto para los propios sistemas de información de la Administración, como para todas aquellas compañías que no tienen sus procesos de gestión contables suficientemente informatizados y automatizados debido al gran volumen de datos que maneja la declaración. Y este es el motivo esgrimido para retrasarla de nuevo.

Un problema tecnológico para la pyme

El principal problema que supondrá la entrada en vigor de la nueva normativa para las empresas que no dispongan de unos procesos contables adecuadamente informatizados (con contabilidad de forma manual o a través de hojas de cálculo, o con programas que no se hayan adaptado para cumplir esta obligación) será la necesidad de dar de alta manualmente todos sus datos de facturas en el Programa de Ayuda de la AEAT, con la correspondiente pérdida de tiempo y riesgo de errores (imaginemos la necesidad de subir manualmente cada mes la cantidad, por ejemplo, de 2.000 facturas). Hay que contar además, con el tiempo en el que el programa de la AEAT lleva a cabo un chequeo para avisar sobre posibles anomalías y que permite la corrección de los errores.

La normativa preocupa, también, y mucho a otro colectivo que es el de las asesorías fiscales que, como un escalón intermedio de agentes sociales con certificados para la presentación colectiva de declaraciones del IVA e IGIC, podrían verse totalmente desbordadas si tienen que llevar a cabo la declaración de forma manual para todos sus clientes.

A un sólo clic de ratón

Sin embargo, a día de hoy ya hay empresas que están presentando el 340. Todas aquellas inscritas en el REDEME o Registro para la Devolución Mensual del IVA/IGIC, en el que puede registrarse cualquier empresa, con la condición de presentar mensualmente las autoliquidaciones de IVA o IGIC, y el 340.

La presentación del modelo 340, puede implicar un importante cambio organizativo para muchas empresas, como es tener la contabilidad al día (hoy todavía existen organizaciones que la actualizan con meses de retraso), o por lo menos la parte correspondiente a las facturas.

El principal reto de la normativa es la disponibilidad de sólo 20 días desde el cierre de cada período (sea la tributación mensual o trimestral) para la recopilación y el envío de toda la información. Para ello una buena solución informática es imprescindible.

Algunas soluciones de gestión ERP, facilitan la recopilación de la información acerca de las facturas emitidas y recibidas, gracias a su propia filosofía de trabajo. A diferencia del modelo ERP tradicional, en el que las facturas se introducen a través de la contabilidad y, una vez detectada una cuenta de IVA, el programa pide más información, existen soluciones de contabilidad que ofrecen una entrada de asientos ordinarios y otra específica de facturas, gracias a lo que el sistema de gestión genera automáticamente todo lo relacionado con esta factura, incluidos los asientos contables.

Este enfoque diferencial, es una filosofía fundamentada en el dato único y en su máximo aprovechamiento por todo el sistema de gestión, que aporta ventajas no sólo a nivel de la toma de decisiones, sino también para el ahorro de tiempos y la reducción de errores en las tareas administrativas.

En un sistema de gestión avanzado y que integra los datos a todos los niveles, toda la información acerca de las facturas ya está disponible en el sistema. Con los ajustes adecuados, esta información de facturas se puede utilizar para la generación de un fichero acorde al modelo 340 con un solo click del ratón, con el fin de incorporarlo a continuación y de manera igualmente rápida a la Web de la AEAT, utilizando un certificado digital.

De nuevo la competitividad

Si ya hay empresas que se están beneficiando de la devolución mensual del IVA ¿Por qué no lo pueden hacer todas? Con la tecnología existente ya es posible hacerlo de manera sencilla, sin que suponga una gran carga para las empresas.

¿No se debería de dar un mayor impulso a las TI, para poder abordar este tipo de retos y otros muchos relacionados con la competitividad de nuestras organizaciones? ¿Es un problema de mentalidad? ¿Qué opináis?

Os dejamos un enlace con nuestra particular recopilación sobre este tema.