¿Cuánto vale tu almacén? Modelos para la valoración de existencias

Las pymes necesitan saber cuánto vale su almacén. O, mejor dicho, cuánto vale todo lo que guardan dentro. Sin esa información es imposible calcular el coste de los artículos que venden. Ni el valor de las existencias que almacenan al final del ciclo comercial. Deben elegir muy bien, qué modelo de valoración de existencias utilizan para determinar el valor del inventario en unidad monetaria. Y el coste de los artículos que se han vendido durante el proceso. También para fijar los PVP, respetando los criterios de rentabilidad y beneficio.

Hacer una buena gestión del almacén y ajustar su valoración es clave para el éxito de los negocios. Sin embargo, no siempre se tiene en cuenta la importancia real de todo lo que ocurre en él. Esto se traduce en múltiples errores de organización interna que afectan a la calidad del servicio que se presta al cliente.

¿Qué errores son los más habituales cuando se gestiona mal el almacén?

Pérdida de control

Si no se hacen inventarios o se hacen de manera defectuosa o tarde, será más difícil cumplir con los requisitos de trazabilidad. Saber qué tienes, dónde, qué entra y qué salé, cuándo, y en qué condiciones, etc.

Desconocimiento de ubicaciones

Si no hay un criterio sólido para repartir las mercancías por el almacén, corres el riesgo de acumular sin control. Utilizar más tiempo del adecuado en localizar y manipular las mercancías. Y esto, repercutirá, sí o sí, en la rentabilidad del almacén.

Dificultad para decidir

No disponer de información consistente en tiempo real afectará a la gestión del stock. Pero no solo. También pondrá en un aprieto a quienes tengan que tomar las decisiones relevantes, por ejemplo, sobre el aprovisionamiento.

Caducidad, pérdidas, obsolescencia…

El objetivo de un almacén es que las empresas puedan asegurar el abastecimiento de forma ininterrumpida. Obviamente, esto implica que las mercancías estén en perfecto estado de conservación y mantenimiento. Es decir, que no estén caducados, defectuosos y obsoletos.

Falta de integración

Cuando se trabaja con procesos aislados o desintegrados el resultado solo puede ir en cualquiera de estas dos direcciones: que el trabajo no se haga o que se haga dos veces.

Criterios de valoración de existencias

Como las existencias conforman uno de los elementos principales en el circulante de una compañía es importante que lo tengamos valorado en todo momento. Un software ERP proporciona la capacidad de hacer una valoración a precio medio o a precio último. Recuerda que existen diferentes modelos de valoración. Te sonarán los modelos FIFO o LIFO. Pero, estos cada vez se utilizan menos, en favor de los que utilizan como referencia estos dos indicadores:

1. Precio de última compra que es lo que se conoce como el precio último
2. Precio medio que está basado en un algoritmo que lo que hace es ponderar con mayor valor las últimas compras respecto a las compras más antiguas.

Esto nos va a permitir que en cualquier momento podamos sacar una valoración del almacén bajo cualquiera de estas dos referencias: precio medio o precio último.

Estos dos indicadores también serán importantes para crear nuestros propios sistemas de tarifas (PVP). En este sentido, es importante señalar que podemos trabajar con precios fijos o PVP formulados.

Precios fijos y precios formulados

Respecto a los precios fijos, poco que decir, está claro. Pero, respecto a los precios formulados hay que saber que hay determinados artículos que se comportan con una enorme cotización en el mercado. Es decir, cada vez que los compras, lo haces a un precio distinto. El comportamiento es muy similar al de una lonja. En este caso, lo ideal sería que pudiéramos reflejar esta variabilidad en nuestro sistema de precios. De tal forma que, en vez de tener un precio fijo para una referencia, pudiéramos establecer un precio formulado por ejemplo en función del precio medio.

Esto puede hacerse determinando una fórmula en la que se incluya el margen que queramos obtener de un artículo concreto. De esta manera, cada vez que compremos esa referencia a un precio concreto, al validar la entrada, se recalculan automáticamente los PVP

De esa forma tendremos la garantía de ser competitivos porque adaptamos nuestros precios de mercado a los precios de coste. Pero, también nos garantizamos que somos rentables porque estamos manteniendo una fórmula de rentabilidad. Con un margen concreto, independientemente de la variabilidad que tiene el  precio de coste al que estemos comprando.

Es mucho más fácil de entender de lo que imaginas. En todo caso, en este vídeo lo entenderás mejor.

Precio medio ponderado para la valoración de existencias

Cuando compras siempre al mismo precio la operación es sencilla: multiplicas el número total de unidades guardadas en el almacén por el importe de la compra. El resultado: valor de las existencias finales. Sin embargo, cuando compras a diferentes precios un mismo producto, es importante utilizar un método óptimo para la valoración de las existencias.

Así, me gustaría poner el foco en el modelo de valoración basado en el Precio Medio Ponderado. Y me “olvido” de FIFO o LIFO, que, como decía antes, ya se usan muy poco.

Respecto al Precio Medio Ponderado, antes déjame recordar que éste es una “evolución” de lo que entendemos por Precio Medio. Es decir, la suma de todos los precios, dividida entre el número de precios barajados. Ejemplo: Si compras una impresora a dos precios diferentes: 60€ y 80€. El precio medio será (60+80)/2= 70 €. Aplicando este modelo, el valor de mis existencias será el número de unidades que tengo en el almacén multiplicado por 70.

El Precio Medio Ponderado, va un poco más allá. Una forma de calcular este indicador es ponderar la media aritmética con las unidades que se han adquirido. De forma que el precio al que hayamos comprado más mercancía, tendrá un peso mayor. ¿Cómo se calcula? Te lo cuento en tres pasos:

1. Multiplica cada precio por el número de unidades que tienes con ese precio
2. Suma el resultado de las multiplicaciones
3. Divide el resultado entre la suma de todas las unidades

Obtendrás así el PMP (Precio Medio Ponderado) que es lo que tendrás que multiplicar por el número de referencias para obtener el valor total de tus existencias.

 Recomendaciones para la valoración de existencias

Para que los cálculos sean correctos y, sobre todo, para que obtengas la información que necesitas, te recomiendo que prestes atención a lo siguiente:

• Las existencias iniciales funcionan siempre como las compras. Es decir, como una entrada en el almacén. Y son el reflejo de las mercancías que tiene la empresa al iniciar el ejercicio. De tal modo que cualquier operación que se lleve a cabo implicará un incremento -si son compras- o una disminución -si son ventas-, de esa partida inicial.
• Las existencias finales son aquellas con las que cuenta el negocio al cerrar el ejercicio. Y, son las que, en realidad, corre más prisa valorar.

En resumen: recuerda que la gestión óptima del almacén es clave para la rentabilidad del negocio. Que en esa gestión óptima, la gestión de inventarios es crítica. Y, que para ello, hay que hacer una valoración de existencias acertada. Esta valoración es obligatoria al cierre del ejercicio, aunque puedes hacerla cuando quieras. Para calcularla puedes utilizar cualquiera de los métodos de valoración de existencias que existen. El más completo para mí es el del Precio Medio Ponderado. FIFO y LIFO, apenas se utilizan ya.  No siempre tienes que utilizar los mismos modelos de valoración año tras año. Eso sí, cuando quieras cambiar deberás dejarlo bien especificado claramente.

Y, en todo caso, si necesitas ayuda para rentabilizar al máximo el potencial de tu almacén, llámanos, podemos ayudarte.