Para Usuarios DATISA – Actualizar las existencias del almacén desde el TPV

El TPV

Entre otras muchas funciones que se pueden realizar con un TPV, la principal es realizar facturaciones rápidas a clientes y que el proceso del cobro con la devolución del cambio sea igualmente rápido y seguro para ambas partes. Una empresa comercial no puede perder de vista el estado su almacén por estas ventas “rápidas” del TPV.

Con Datisa también puedes tener este aspecto bajo control si así lo deseas. Veamos cómo.

Ventas TPV y control de existencias en tiempo real

En ocasiones, por la propia naturaleza de la Empresa o porque en su proceso comercial habitual, las ventas realizadas a través del TPV suponen un gran porcentaje de las totales de la empresa, el disponer de una herramienta que permita conocer al minuto el estado del almacén facilita a los responsables pertinentes (responsables de compras, jefes de ventas, gerentes…) la toma de decisiones en sus diferentes ámbitos.

Así, en función de los datos obtenidos, puede detectarse que en un almacén debe reponerse tal mercancía rápidamente, o que estamos a punto de entrar en rotura de stock y de esta manera poder planificar las compras anticipando las soluciones a situaciones que pueden ocasionarnos pérdidas (de ventas, de oportunidades de compras, de optimización del espacio en los almacenes…).

Es necesario, por tanto, que con cada venta del TPV, además del correspondiente tiquet (ó factura simplificada como se denomina oficialmente en el nuevo Reglamento de facturación), se genere un albarán de salida con los artículos. De esta manera, con cada tiquet, se va descontando mercancía del almacén y, en sentido opuesto, con cada devolución de mercancía, entra ésta de nuevo al almacén.

Cómo configurar la aplicación de TPV de Datisa

Además de la actualización de existencias en tiempo real (con cada venta), se puede elegir entre otras posibilidades como son realizar el descuento de los artículos del almacén cuando se realiza el cierre de caja o bien, cuando el usuario lo solicite expresamente.

De esta manera, en función de las necesidades de la Empresa, puedes configurar el comportamiento de la aplicación de TPV de Datisa en el Centro de Operación.

Así, y como ya hemos comentado antes, empresas que necesiten un control de sus existencias en tiempo real, al seleccionar la opción de actualización “con cada tiquet”, se generará un albarán por cada venta generada en el TPV, por eso, si se realiza de cualquier consulta de stock, el dato obtenido refleja totalmente el estado real del almacén.

En el caso de optar por actualizar existencias “al cierre de caja”, el albarán de salida de mercancía se realiza en ese momento concreto y en él se agrupan todas las salidas de los artículos correspondientes a los tickets realizados desde el cierre de caja anterior.

Por último, en caso de seleccionar “Al solicitar”, es el usuario el que decide, utilizando la funcionalidad concreta del programa, en qué momento se realiza la generación del albarán de salida correspondiente a las ventas realizadas hasta ese instante.

Control de lotes y trazabilidad

Para aquellos clientes que además de la aplicación de TPV, tienen la aplicación de Gestión Comercial AGE, para esos artículos de los que hay que llevar un control de su trazabilidad, ¿pierdo capacidad de control sobre lotes y caducidades de dichos artículos por realizar las ventas desde el TPV?, ¿tengo que renunciar a realizar facturaciones rápidas con mi TPV?

La respuesta es rotunda, NO.

Análogamente a lo visto anteriormente con la actualización de existencias, en función de la preferencia (o necesidad) de la Empresa, se puede elegir entre varias posibilidades: que la aplicación asigne el lote al artículo facturado de manera automática, que se teclee por parte del dependiente, o bien, que se seleccione en una pantalla.

De esta manera, si se selecciona “Automática”, el programa asigna en el albarán para cada artículo, el lote cuya caducidad está más próxima. En la segunda opción, “Manual”, el dependiente es quien teclea el lote del artículo que está facturando en el TPV.

Por último, “Selección en ventana” permite al dependiente visualizar los lotes (caducidades y existencias) disponibles en el almacén en una ventana para que el dependiente seleccione el elegido.

Conclusión

En resumen, utilizar el módulo TPV de Datisa, no sólo incide en la veracidad de los datos sobre el estado del almacén extraídos del programa (stock), sino que va un paso más allá, porque en función de la configuración que realicemos, se puede obtener información en “tiempo real” como hemos visto.

La trazabilidad no supone ningún obstáculo, ya que podemos registrar la salida del lote real de cada venta.

En definitiva, otra herramienta flexible de Datisa que permite al usuario adaptar el programa a su actividad comercial y a las necesidades concretas de su Empresa.