Para usuarios DATISA – Automatizar la regularización de almacén

En este post vamos a tratar,  como se puede automatizar la regularización de almacén desde la aplicación de DATISA.

Nos puede suceder que la cantidad almacenada sean diferentes a las cantidades registradas en la aplicación,  por compras, ventas, devoluciones o traspaso entre almacenes. En todo almacén  hay unidades de la mercancía suministrada, que se rompen, se pierde, roban, etc.  Por tanto, es conveniente, realizar ajuste de las diferencias de stock detectados en los almacenes de un artículo, o una serie de ellos, de forma periódica.

El proceso de regularización de los diferentes artículos, se debe de generar según el criterio de valoración de cada empresa, por esta razón ofrecemos dos posibilidades para generar estos documentos, realizando una valoración a precio medio, o a precio cero.

Los documentos de regularización, se crean a la serie y número indicado, se pueden generar por  métodos diferentes:

Crear documento de regularización

En esta opción creamos los movimientos de forma manual, se muestran las existencias teóricas, y manualmente informamos  de las existencias reales del almacén.

Para facilitar el trabajo, desde esta opción, se puede consultar el artículo, consultar existencias de cada almacén, o elegir el intervalo de artículos a regularizar, indicando primer/último o filtro de artículo, familia artículo, si queremos visualizar artículos con existencias, almacén, artículos con movimientos desde una fecha y existencias a fecha.    De esta formar la aplicación sugiere los artículos,  y se reduce bastante el tiempo de alta del documento.

Existencias a cero

Esta función deja las existencias a cero, según los  filtros indicados  (artículos, familia de artículos, almacenes). Esta opción nos puede ser útil si, por ejemplo, se quiere introducir las cantidad reales del almacén, sin tener en cuenta lo que hay anteriormente.

Regularización a través de ficheros ASCII

En  esta función se importa un fichero plano, generando un albarán de regularización con los artículos y cantidades reales.

Los ficheros ASCII son archivos, que deben de responder a una normativa. En la aplicación de DATISA, se permite trabajar con distintos ficheros, dando la facilidad de importar  y/o exportar desde las funciones específicas.

En esta opción hay dos tipos:

• Importación de un documento completo: generamos un fichero donde se indica una línea de cabecera y otras líneas de detalle, por cada artículo, especificando  la diferencia entre las existencias teóricas y las existencias reales en el almacén indicado.

La estructura del fichero es igual a los documentos de presupuestos, pedidos proveedores y clientes, albaranes de entrada y salida, etc. Se  puede consultar en el manual, capitulo de ficheros ASCII de gestión comercial.

• Importación de un documento reducido: en este fichero se indica únicamente el número de existencias reales.

La estructura del fichero es, código de artículo, cantidad, bultos, y si se trabaja con lotes hay que añadir el número de lote y la fecha de caducidad. Por la simplicidad del fichero, este traspaso, está pensado para hacer regularizaciones, por ejemplo a partir de hojas de cálculo.

Una forma cómoda  de generar o visualizar el fichero ASCII, puede ser a través de Excel. Para que la aplicación pueda leer el fichero, hay que guardarlo como tipo, CSV-delimitados por comas.

Regularizaciones con PDA

Para facilitar y automatizar el trabajo de la comprobación de stock en el almacén, se ha creado la solución PDA.

Esta opción permite automatizar el recuento de mercancía, mediante la captura remota de datos, a través de terminales móviles con lector de código de barras. De esta forma tenemos la posibilidad de comprobar donde están ubicadas las existencias y cotejar el inventario teórico con el real.

Al sincronizar los datos con el servidor se genera un documento de regularización como hemos detallado en los apartados anteriores, de forma que las existencias de almacén sean las contadas.