Para usuarios DATISA – Cómo corregir de forma sencilla las facturas emitidas erróneamente

Es posible que en la gestión diaria de emisión de facturas se cometa algún error, bien por no ser correctos los datos del albarán (p. ejem en descuentos, precios, cliente al que se emite la factura..) o por errores en la fecha, serie de numeración de las facturas, etc… que es necesario subsanar. Por ello si se tiene que modificar una factura, DATISA es un sistema flexible que permite varias formas de  llevar a cabo las correcciones en función de los cambios que se necesiten efectuar.

1.- Deshaciendo la/s factura/s para volver a facturar de forma automática

Para el caso que sean la/s última/s facturas emitidas existe la posibilidad de deshacerlas

Esta opción es muy cómoda porque en un único paso se podrá eliminar la factura, el asiento y cambiar la situación (estado) de los albaranes de salida asociados a la factura,  para poder facturarlos nuevamente. Si también se dispone del módulo de Tesorería y se desea eliminar la previsión del cobro se tendría que eliminar manualmente desde el módulo de Tesorería.

Una vez deshecha la facturación,  se corregirán  los albaranes de salida y se procederá a facturarlos de la manera habitual.

2.- Registrando la/s factura/s de forma manual

Para el caso que las facturas no sean las últimas, se plantean 3 posibilidades:

I.- Emitir factura rectificativa y a continuación factura correcta:

I.a.-  Se genera el albarán devolución (DATISA facilita este proceso permitiendo incorporar a este albarán de devolución el albarán de salida original) y se factura, pudiendo incluir los datos de la factura a la que rectifica o bien en el albarán o en la factura.

I.b.-  Se genera el nuevo el albarán de salida con los datos correctos para proceder a facturarlos de la manera habitual: bien desde el propio albarán, bien desde la funcionalidad específica de facturación o de forma manual desde el Registro de Facturas.

II.- Modificar albarán y reimprimir factura: si el error está en los datos del albarán de salida (por ejemplo, en las condiciones comerciales, artículos….), se podrá modificar el albarán de salida y desde el mismo albarán volver a imprimir la factura para que refleje los cambios realizados y se actualice el libro registro de IVA.

III.- Eliminar la factura y generarla de forma manual:

III.a Eliminar factura, asiento contable y previsión. Desde Registro de facturas se selecciona la factura a eliminar,  en caso de existir asiento y efecto/s en la previsión de tesorería también nos da la posibilidad de eliminarlos

III.b Cambiar el estado de los albaranes asociados a la factura, es decir, volver a dejar los albaranes en estado pendiente de facturar, a través de la funcionalidad específica de Cambio de estatus de documentos.

III.c.- Emitir la factura asignando el número eliminado. En este último paso tendremos que generar la factura desde el Registro de facturas, asignando numeración manual y asociar los albaranes que correspondan

3.- ¡Cuidado!:

DATISA es flexible, pero hay que tener en cuenta los procesos en los que ya se ha visto involucrado la/s factura/s, como por ejemplo:

• Si el asiento que se genera en el traspaso es individual o global. En este último caso no es conveniente  eliminar el asiento desde Gestión ya que es posible que afecte a más facturas, por lo que se tendrá que modificar de forma manual desde Contabilidad.
• Que no se produzcan duplicidades en el traspaso a Tesorería
• Que el número y fecha de la factura no quede fuera de secuencia. Esto se produce cuando las facturas no están ordenadas por fecha y número, por ejemplo porque se haya hecho una modificación de la fecha de la factura. Si se da esa situación DATISA dispone de una consulta que detalla aquellas facturas en las que su número de orden o fecha están fuera de secuencia