Para usuarios DATISA – Configuración de Documentos

La configuración de documentos

Una de las tareas más complicadas en la implantación de un ERP, es la necesidad de configurar el software para que imprima los documentos físicos de la empresa para realizar la configuración de documentos.

Generalmente esta tarea requiere de conocimientos técnicos y la tiene que realizar el proveedor de la aplicación.

Una de las ventajas de la aplicación de DATISA, es la posibilidad de que el usuario pueda configurar sus documentos de una forma ágil y rápida, sin tener unos excesivos conocimientos.

Tipos de configuración

En la aplicación se puede configurar presupuestos, pedidos (a proveedores y de clientes), albaranes (de salida y de entrada), facturas, paso entre almacenes, etiquetas, cartas y certificados, documentos de tesorería. La configuración de estos documentos es muy similar y se pueden configurar tantos documentos como sean necesarios, identificándolos por un código.

La configuración se puede realizar  de dos formas:

Configuración carácter

Estos documentos constan de una descripción y un menú de “Datos”, donde se define las características generales, cabecera/pie, cuerpo, textos fijos, fondos y pruebas de impresión.

En las características generales se informa a que impresora está asociada el documento. Dependiendo de la definición de la impresora existe la posibilidad de imprimir los documentos en papel continuo, hojas sueltas, etc. A su vez también se establecerá el número de líneas de la cabecera, cuerpo y pie.

Para la cabecera, pie y campos de cuerpo, se visualiza los campos disponibles y es el usuario el que determina donde deben de aparecer localizándolos, en una línea y columna, e indicando su longitud.

• En textos fijos disponemos de cuarenta líneas para escribir cualquier mensaje o texto que no esté en el documento.
• En fondos configuramos la imagen a incluir en los documentos. Se pueden definir en los formatos de impresión, para impresoras gráficas (láser e inyección) y creadas en Windows.

Configuración grafica

Esta opción nos permite diseñar los documentos en un interfaz grafico.

• La configuración de la impresión gráfica consta de cuatro pestañas:

Configuración de página

En esta pestaña se configurarán las dimensiones de la página, los márgenes, las dimensiones del cuerpo del documento y la fuente que queremos que tenga por defecto dependiendo del tipo de campo.

Configuración de cabecera

En esta pestaña se configura la cabecera y el pie del documento, donde se podrá insertar valores predefinidos en la aplicación u otro tipo de campos como textos, imágenes, código de barras.

A través de las propiedades del campo se define su fuente, estilo y  tamaño.

A su vez también se configura el tamaño del campo (ancho y alto), su tipo (texto, número, fecha), mascaras, alineación de los campos y zona de impresión (se define si imprime en todas las páginas, sólo en la primera ó sólo en la última)

Un ejemplo de su utilización, seria la inclusión del código de barras 2D, como ya comentamos en el post de facturación electrónica.

Configuración de líneas

En esta pestaña se cumplimenta la primera línea del cuerpo del documento. Estos campos se configuran igual que en la pestaña de configuración de cabecera, excepto, dos propiedades:

“Repetir campo”, es para que el campo se repita o no en todas las líneas del cuerpo del documento.

“Incorporación condicional de imágenes”, se especifica diferentes condiciones y se imprime en función del valor del campo.

Configuración reverso

En esta pestaña se cumplimenta el reservo de la página, se configuran los campos igual como en la pestaña de configuración de cabecera y los datos se imprimirán en las páginas pares.