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Para Usuarios DATISA – Los bulos en la factura electrónica

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No es nuevo para las empresas escuchar términos como factura electrónica o E-factura, ya que conviven con nosotros desde hace años, pero recientemente una serie de acontecimientos han provocado que se multiplique su aparición. Simultáneamente y asociados a ella, rumores, bulos y comentarios corren en paralelo y es necesario arrojar un poco de luz sobre un tema al que necesariamente todos tendremos que ir adaptándonos. A ello dedicamos este post.

 

Se acelera su implantación: Una realidad demostrable

Hay múltiples factores que pueden haber afectado al enorme crecimiento que ha experimentado la facturación electrónica en los últimos meses. Destaquemos un par de ellos. Un motivo (que está constantemente en boca de todos) es la coyuntura económica en la que nos encontramos, que ha animado a empresas con ánimo de seguir siendo competitivas, a buscar métodos más eficientes para sus procesos, entre ellos los de facturación. Es evidente que con la factura electrónica se reducen costes de emisión, envío, medioambientales… además del periodo transcurrido entre emisión y recepción de factura.

Pero el principal motivo que ha propiciado el despegue definitivo de la factura electrónica es el impulso dado desde distintas Instituciones a la misma. En el mes de enero de 2013 entró en vigor un nuevo Reglamento de Facturación en el que se pone de manifiesto la voluntad de generalizar su utilización. El acelerón definitivo vino con la aprobación de la “Ley de impulso a la factura electrónica” en los últimos días de diciembre de 2013, en la que se obliga a todas las Empresas que sean proveedoras de las Administraciones Públicas a emitir E-facturas.

Siempre que cambios de esta naturaleza, con tanto calado y que afectan de manera tan directa a la actividad de las Empresas provocan la proliferación de “dimes y diretes”, rumores, medias verdades…es definitiva: confusión. Esta confusión genera incertidumbres y desconfianzas, que no ayudan a la actividad real a la que se dedica cada Empresa. Veamos el ejemplo más típico.

 

“Yo ya emito facturas electrónicas desde hace años”

Ésta es una frase muy repetida por personas de Departamentos de Administración en muchas Empresas al hilo del tema que nos ocupa. El argumento que utilizan estas personas es que disponen de programas capaces de generar una factura en formato electrónico, como un PDF y lo envían, por correo electrónico, a su cliente. Esto es una factura en soporte electrónico pero en ningún caso es una factura electrónica. Por lo tanto, no tiene validez como tal.

Este argumento, es rebatido por lo indicado en los Artículos 9 y 10 del nuevo Reglamento de Facturación, que pone de manifiesto lo que es una factura electrónica y qué condiciones debe cumplir.

Un PDF cumpliría el requisito de ser expedida y/o recibida en formato electrónico, pero no cumple otra condición “sine qua non” para ser factura electrónica, la de garantizar su autenticidad e integridad.

 

La autenticidad e integridad en la factura electrónica

Nos referimos a la autenticidad en el origen y la integridad del contenido de la factura. Es decir, que quede garantizado quién la emite y que el contenido no pueda ser manipulado. Según el Reglamento de Facturación estas 2 propiedades quedan garantizadas por alguna de las siguientes formas:

–       Utilizando una firma electrónica avanzada: que además de identificar al firmante (mediante el Certificado electrónico instalado en el ordenador, emitido por la F.N.M.T. u otro organismo reconocido), garantiza la integridad del documento firmado, o sea, su contenido. Vincula al firmante y los datos generados de manera única y segura y controlada por el firmante.

–       Mediante EDI (intercambio electrónico de datos): intercambio de ficheros de datos con una estructura determinada. Implantado en múltiples sectores (sobre todo en la Gran Distribución) desde hace bastantes años.

–       Mediante otros medios que los interesados comuniquen a la AEAT y sean aprobados por la misma.

Una vez visto esto, es el momento de plantearnos de nuevo la pregunta: ¿es un PDF que envío por email una factura electrónica? Evidentemente, no.

 

¿Puede un PDF ser una factura electrónica?

La respuesta es SÍ (y no nos estamos contradiciendo). Sólo necesitamos una herramienta informática que permita garantizar la autenticidad y su integridad mediante la utilización de firma electrónica avanzada. Un programa que permita bien firmar electrónicamente los PDF con el certificado electrónico ó bien incrustar esa firma electrónica en el propio documento con un código de barras 2D, convierten una factura en PDF en una factura electrónica en PDF.

En caso de poder generar e incrustar estos códigos 2D en la propia factura (PDF), la legislación permite la impresión en papel de la factura y la eliminación del fichero PDF, ya que el código (impreso en papel) garantiza tanto la autenticidad como la integridad del contenido de la factura de igual manera que el fichero “certificado”.

 

¿Solo los PDF certificados pueden ser facturas electrónicas?

Ya hemos visto que no, está la facturación vía EDI, y también puede ir en otros formatos, como ficheros xml, etc. siempre que cumplan con los requerimientos del Reglamento.

 

Factura electrónica y ERPs

Si dispone de un ERP para la gestión de la información de su Empresa, debe saber que hay herramientas desarrolladas que se pueden integrar en su programa y que hacen más rentable aún la factura electrónica.

Imagine realizar la facturación de la manera habitual  con su ERP y que simultáneamente la factura sea enviada automáticamente a la dirección de correo electrónico del destinatario. Todo ello pulsando una tecla o con un click.

DATISA tiene desarrollada desde hace varios años su propia solución para la facturación electrónica. En un próximo post mostraremos toda la funcionalidad asociada a ella.

Consulte en el siguiente enlace las preguntas más frecuentes (FAQ) sobre la Factura electrónica realizado por la Agencia Tributaria. Igualmente está disponible la totalidad de legislación implicada en la Efactura en este enlace.

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