Para Usuarios DATISA – ¿Necesita incorporar información logística a sus envíos? (II)

Es sencillo con la integración de Gestión Comercial y Logística en su aplicación.

En un post anterior, expusimos la creciente necesidad de las Empresas complementar la información tradicional que recogían los albaranes “de toda la vida” con datos relativos a aspectos logísticos. Hoy nos centramos en explicar cómo DATISA  y su módulo de Gestión Logística (LOGIDA) se integra con Gestión Comercial (GESDA) y los mensajes EDI (EDIFACT) para cumplir con los requerimientos que a nivel logístico nos puedan exigir nuestros clientes.

Uniformidad y diversidad en las necesidades de los clientes

Es importante saber que cada Cadena de Distribución tiene unas necesidades específicas a nivel logístico, por lo que la información que demandarán de nosotros y que por tanto deberemos generar correctamente, será diferente si el envío va para una u otra. Es más, hay casos de que para un mismo cliente, en función de cómo nos realicen los pedidos (si los artículos contenidos en cada embalaje son los mismos o no) la información que nos requieren es diferente. Para ello, DATISA ha desarrollado específicamente diferentes módulos adaptados a cada Cadena de Distribución para que en función del pedido recibido identifique el origen del mismo y la información logística generada sea la correcta.

Preparación de la mercancía

Como paso previo a la generación de la información logística se debe en Gestión Comercial  realizar el albarán de salida de la mercancía: bien desde el alta, bien con los diferentes automatismos de los que dispone la aplicación, o bien capturando un pedido importado via EDI según nos requiera el cliente. Al grabar el albarán, el proceso en gestión habría finalizado.

Con el módulo de Gestión Logística, podemos realizar diferentes operaciones sobre ese albarán para concretar aspectos tales como: especificar diferentes destinos, cómo confeccionar la carga (en cajas y palets), incorporar información sobre pesos y dimensiones, emitir etiquetas con información relativa a la mercancía y sus destinos, así como documentos relativos al envío como el packing list, etc.

Operando con LOGIDA

En gestión, en el albarán sólo se puede indicar un lugar de entrega, pero para las grandes cadenas aunque la entrega se realice en una plataforma de distribución, el destino final pueden ser realmente diferentes centros comerciales, otras subplataformas para redistribuir la mercancía, etc.

Así, desde Modificación de destinos, podemos indicar el destino concreto de cada línea de albarán. Esta información relativa al destino, sucursal, departamento… y que está indicada en la ficha de cada una de las direcciones de cliente, puede ser incorporada a las etiquetas de los embalajes como texto y en código de barras.

Es el momento de distribuir la mercancía, primero debemos indicar qué artículos y cuántos, van en cada caja (Distribución en cajas) para después indicar en qué palet van a estar colocadas esas cajas (Distribución en palets). Toda aquella información relativa a los artículos de ese albarán tales como códigos alternativos (EAN, DUN14, etc), fechas de caducidad, lotes, pesos, etc es capturada y susceptible de ser impresa en las respectivas etiquetas de los embalajes.

Hay habilitadas funcionalidades específicas para los envíos de Gran Consumo con objeto de automatizar los repartos teniendo dados de alta para los artículos sus correspondientes códigos DUN14.

Un ejemplo de distribución en cajas e impresión de etiquetas de cajas:

Y lo mismo respecto al reparto de las cajas en palets e impresión de etiquetas.

Etiquetas y documentos

La identificación, descripción y el control de la mercancía, así como la información respecto al propio envío son los elementos clave en el proceso logístico. Por tanto todo ello debe estar recogido en los respectivos documentos y etiquetas. LOGIDA permite crear todos los documentos necesarios en el formato que el cliente nos requiera.

Es decir, identificaremos nuestro embalaje (cajas y palets) con sus SSCC, EAN13 o DUN14 únicos y universalmente legible al dotar a los códigos de barras generados la estructura estándar GS1-128.

En cuanto a la descripción y control de la mercancía, utilizando identificadores de aplicación (I.A.) para los códigos de barras GS1-128, podemos incluir información relativa a lotes, fechas de caducidad, pesos, unidades de artículos contenidas en cada embalaje, de esta manera, con un lector láser es posible recibir e incorporar a los sistemas informáticos de los receptores todos estos datos, garantizando además la trazabilidad de los productos.

En ciertos envíos (por ejemplo exportaciones) la legislación impone que junto a la mercancía (físicamente) vaya un documento que especifique total y verazmente el contenido de cada embalaje: su SSCC, los artículos, las cantidades, etc . Este documento es el Packing List y por supuesto puede ser obtenido desde la aplicación.

Información logística en mensajes EDI

Una vez cumplimentado el albarán en Gestión Comercial y tras realizar el reparto en embalajes y asociar los destinos en Gestión Logística, los datos (comerciales y logísticos) quedan asociados y vinculados.

De esta manera, si exportamos el albarán desde el módulo EDIFACT de DATISA, el mensaje EDI recoge absolutamente toda la información logística generada, y permite al cliente importar e interpretar la misma para poder planificar su actividad (picking) con antelación a la recepción.

Así el cliente únicamente confirmará en sus muelles de descarga la recepción de mercancía, pudiendo emitir su mensaje de confirmación para que podamos proceder más rápidamente a la facturación.

Solución total de sencillo manejo y totalmente integrada en su ERP

Podemos concluir que dar ese “gran paso adelante” para nuestra empresa, como es el trabajar con información logística se implementa de una manera rápida y sencilla con el módulo LOGIDA. No requiere de grandes configuraciones ya que el programa está adaptado para los requerimientos de cada cliente final (cadenas de distribución), posibilitando la generación de los datos y la plasmación en los documentos requeridos en cada caso.