Para usuarios de DATISA – Conciliación Bancaria desde Hoja de cálculo.

Puntear y conciliar cuentas contables, dos funciones clave de la contabilidad.

Desde este blog hemos mencionado la importancia de chequear, analizar y controlar nuestra contabilidad, y para ello nada mejor que puntear nuestras cuentas contables. Tan importante es puntear cuentas contables justificando el saldo, como conciliar saldos con nuestro banco.

En este post queremos dar a conocer una nueva herramienta, que permitirá al usuario confrontar y conciliar los importes de sus cuentas de tesorería, con sus movimientos bancarios. El valor añadido que presenta esta función es poder hacerlo apoyándose en los datos que proporcionan las Entidades Bancarias en formato hoja de cálculo.

Ventajas disponibles

Trabajar con una hoja de cálculo tiene muchas ventajas, ya que las Entidades bancarias son capaces de generar la información en un fichero xls / xlsx.

Esto no es baladí, ya que acceder al Extracto Bancario en este formato está a disposición de todos los usuarios, no así acceder a la Norma 43 que habitualmente precisa de otras contraseñas y otros accesos. De esta forma podríamos disponer del extracto en hoja de cálculo puesto que es fácilmente accesible, independientemente del conocimiento del usuario.

Mediante este método de trabajo podemos conciliar movimientos de bancos Extranjeros o conciliar los movimientos de Tarjetas Visa. Es estos casos las entidades bancarias no generan la Norma 43 (por ser un fichero normalizado bajo la AEB), pero si permiten extraer la información de sus extractos en una hoja de cálculo.

Configuración previa

Puesto que los Ficheros en Hoja de cálculo no cumplen la normativa AEB, cada Entidad Bancaria dispone los datos según su criterio. Debido a esta circunstancia, precisamos de cierta configuración inicial.

Es necesario que la aplicación sepa de dónde debe recoger cada uno de los datos que proporciona la Entidad Financiera.

Para ello, una vez descargada la hoja de cálculo, crearemos una plantilla para dicha entidad, en la que indiquemos a la aplicación donde se encuentra cada dato.

La forma de trabajar es sencilla, ya que como en toda hoja de cálculo, la información se muestra en filas y columnas. La herramienta permite dos acciones:

• La aplicación muestra todos los datos necesarios para la conciliación. Habrá que indicar donde debe recoger cada uno de ellos en la hoja de cálculo.

Descartar las filas que no nos resulten necesarias para realizar la conciliación. Por ejemplo filas en las que aparezca el IBAN, el nombre de empresa o incluso aquellas filas en blanco las suprimiremos de cara a procesos de conciliación.

Usos de la función

Como hemos visto, trabajando con un fichero xls al alcance de todo el mundo, y generando una plantilla que sepa interpretar los datos, podremos realizar una conciliación de nuestros saldos bancarios.

Adicionalmente encontraremos funcionalidad extra en el Modulo de Conciliación, ya que nos permitirá:

• Dar de alta automáticamente asientos contables desde la información del extracto. Funcionalidad extremadamente potente para cargos / abonos respetivos que se contabilizan cuando aparecen (comisiones),
• Generar asientos de forma manual,
• Modificar los asientos ya existentes.
• e incluso “guardar” los movimientos en la aplicación, hasta que éstos se hayan contabilizado, para proceder a su conciliación.

Conclusiones

Conciliar los saldos de nuestros bancos, es una tarea importante que nos permite asegurar que el extracto de nuestra cuenta contable recoge todos los movimientos del banco y que por lo tanto es correcto.

Gracias a esta funcionalidad de Datisa, podemos apoyarnos en ficheros con formato de hoja de cálculo para realizar nuestras conciliaciones de saldo.