Para usuarios de DATISA – Control de Embargos y de Documentación Caducada

El Control de Embargos y de Documentación Caducada

Hoy tratamos el tema del control de embargos y de documentación caducada, recientemente Datisa ha puesto a disposición de sus usuarios la Nueva Versión 631 / 681, incluyendo como es habitual, nueva funcionalidad.

Este Blog lo queremos enfocar dar a conocer dos nuevas funcionalidades, ambas independientes, relacionadas con el Control de los Embargos y el Control de las Fechas de Caducidad que podamos tener en los documentos que nos relacionan con nuestros proveedores.

¿Cómo configurar un proveedor embargado y/o la fecha de caducidad de documentos?

Un embargo consiste en retener los bienes de una empresa, para asegurar que cumple el pago de las deudas en la que haya podido incurrir con anterioridad.

Habitualmente el embargo lo declara un juez.

La documentación que manejamos con nuestros proveedores puede ser sensible a que venza o caduque.

Es importante saber si el contrato que rige la relación comercial con nuestro proveedor tiene fecha de caducidad.

Pero donde realmente esta función es vital, es cuando necesitamos controlar la caducidad del certificado de estar al corriente de pagos con la Seguridad Social y Hacienda con los subcontratistas.

Nosotros, como usuarios de la aplicación, podremos configurar dicho proveedor como embargado. Adicionalmente, si lo precisamos, podremos indicar la fecha de caducidad de la documentación que tengamos en vigor con el tercero.

A partir de esta configuración, podremos generar listados incluyendo o excluyendo proveedores embargados y/o mostrando la fecha de caducidad.

Detectar embargos y caducidades

Independientemente que un proveedor esté embargado, nuestro ciclo comercial debe continuar.

La diferencia radica que la aplicación controla e informa del embargo de dicho proveedor en cualquier documento comercial.

Si la fecha del documento es posterior a la fecha de caducidad el programa también nos avisará con el siguiente letrero:

Esto nos permitirá seguir generado presupuestos, pedidos, albaranes y facturas sin que nuestra gestión se vea afectada por la circunstancia de un tercero.

La incorporación – o no – de esos documentos a la aplicación, será un tema interno que cada compañía decidirá cómo debe gestionarlo.

Evitar pagos a proveedores embargados y/o con documentación caducada

Aunque nuestro departamento de gestión haya controlado al proveedor durante todo el ciclo comercial, lo más importante es evitar generar pagos a dichos terceros.

Puesto que las aplicaciones de Datisa están perfectamente “enlazadas” entre sí, dicho control continúa en las aplicaciones de Tesorería.

Contamos también con esas comprobaciones en las funciones de alta de documentos de pago, tanto individuales como periódicas y sus correspondientes modificaciones.

Sobra decir, que donde realmente esta funcionalidad es vital, es en las propias acciones de pago (transferencias SEPA, Cheques, Pagares, Confirming, etc…).

Es aquí donde la funcionalidad queda completa, puesto que permite directamente excluir aquellos proveedores embargados y/o proveedores con documentación caducada.

Respondiendo afirmativamente a la condición de embargado, la aplicación excluye de forma automática todos los proveedores que tengan dicha condición.

Para el caso de la documentación caducada, quedaran excluidos aquellos documentos de pago cuya fecha de vencimiento sea posterior a la fecha de caducidad de la documentación.

Conclusiones

Tener controlado a los proveedores que hayan sufrido un embargo, o tengan documentación ya caducada, es importante para evitar pagos no deseados.

Mediante estas dos nuevas funcionalidades (independientes entre sí), Datisa pone a disposición de sus usuarios más facilidades para conseguir una gestión de su empresa más eficaz.