Para usuarios de DATISA – Documentos Adjuntos

Documentos Adjuntos

Hoy en día, cada vez tendemos más a recibir documentos en formato electrónico. Parece un poco absurdo que  para el correcto almacenamiento administrativo de dicha documentación tengamos que recurrir a su impresión.

En las aplicaciones de DATISA, existe una funcionalidad específica, que nos permite adjuntar documentos y notas, asociadas a funcionalidad o elementos, y que nos facilitarán la labor de administración de documentación, como antesala a una gestión documental. A continuación os pasamos a detallar de forma breve el funcionamiento.

La aplicación de «Gestión de Documentos Adjuntos» se ha diseñado para ofrecer funcionalidad de gestión de documentos, permitiendo operaciones sencillas de «Gestión documental«, operaciones de «Administración de relaciones con clientes» (CRM, Customer Relationship Management), seguimientos para Control de calidad, documentación de instrucciones para la utilización de nuestras aplicaciones informáticas, etc.

En Datisa

En la aplicación de DATISA se puede añadir esta información y consultarla. Su funcionalidad se basa en la administración de cualquier tipo de documento anexándolos a los elementos maestros (clientes, proveedores, artículos…), a documentos (asientos, albaranes, facturas, presupuestos, pedidos…), y a funciones de último nivel (alta de asientos, facturación, descargas…).

Los documentos adjuntos a las Funciones pueden ser de gran interés para disponer instrucciones concretas en el momento preciso, por ejemplo criterios para asignar las claves en las funciones de alta, pautas para utilizar impuestos (disponible en un campo de Tipo de impuestos mediante la Consulta con F11), cuentas contables en casos particulares en el alta de asientos, etc.

Para operar con documentos adjuntos (maestros y documentos) es necesario que el elemento raíz esté activo en la pantalla. Pulse F12 o el icono correspondiente en la barra de tareas para que aparezca el menú con las opciones disponibles.

Los documentos adjuntos se pueden asociar a la función, o a la ficha

Consultar

Al seleccionar esta función se mostrarán una Ventana de selección que contiene todos los documentos (Notas y Genéricos) adjuntos para el elemento/función activo. Marque el documento a consultar y pulse Intro. Se visualizará el documento con el programa asignado mediante el Sistema Operativo para examinar ficheros según su extensión. No se visualizarán los documentos cuya extensión no esté asignada a algún programa.

Notas

Las notas son pequeños elementos de información que se usan para almacenar información, como comentarios o ideas, así como para compartir información con otras personas, también pueden usarse notas para reflejar diversas interacciones informales con los clientes.

Se puede incluir textos o enlaces en este caso se tiene que anteponer el prefijo «http://» (por ejemplo www.datisa.es).

Los elementos (maestros o documentos) y funciones solo pueden tener un fichero Notas cada uno.

Añadir historial

Es un fichero similar a Notas, que no permite su modificación.

En el historial se lleva un registro del día, hora y usuario.

Adjuntar

Los documentos a adjuntar pueden ser ficheros de cualquier tipo, aunque para su principal utilidad es recomendable que sean de un tipo que esté asignado a un programa para su visualización (por ejemplo, Hoja de cálculo (.xls), Documento de texto (.doc, .txt, etc), Imagen (.jpg, .tif, .bmp, etc), Documento de impresión (.pdf), Vídeos (.avi, .asf, etc)… Su contenido no se podrá modificar directamente.

Cada elemento y cada función pueden tener adjuntos un número indeterminado de ficheros.

Eliminar

Modificar

Las imágenes y documentos adjuntos se guardan en la carpeta donde están los datos de  la empresa, en la carpeta Docadj, para poder relacionar esta documentación en la carpeta de empresa hay una tabla donde se guardan todos los “metadatos” del documento adjunto (Nombre, Descripción, Fecha …)

EL programa incluye la posibilidad de incorporar masivamente los documentos desde la aplicación de Gestión de documentos adjuntos, estos documentos pueden ser de tipo genérico o imagen. Para ello indicar el Directorio y el Nombre del fichero donde se encuentra la relación de documentos a adjuntar y el directorio donde se encuentran los ficheros a adjuntar.