Para usuarios de DATISA – Seguridad y Permisos

En DATISA, damos mucha importancia a la seguridad y control de los datos.  Hay que tener en cuenta que cada vez más usuarios pueden acceder a su sistema informático, permitiendo a los empleados conectarse al sistema de información desde cualquier lugar.

Con este post pretendemos que puedan conocer, cómo proteger la información y a qué nivel.

DATISA establece reglas de control para evitar que ciertos usuarios usen determinadas funcionalidades que necesitan una mayor protección, como por ejemplo, funcionalidades de supervisor, o eliminación de albaranes o asientos contables… a través de contraseñas asignadas a cada usuario.

Grupos de usuarios

Las herramientas de DATISA, permiten dar de alta Grupos de usuarios a los que se les asigna permisos, existiendo  en la aplicación con un acceso total, el grupo 9999. Así, mediante la función de permisos opciones se asigna la funcionalidad a la que podrá acceder cada grupo de usuario, marcando la aplicación y la función con un visto bueno.

Así mismo, se deberán dar de alta todos usuarios que queramos que tengan acceso a la aplicación, mediante la identificación de un código y un nombre, además de la contraseña. Como medida de seguridad, es recomendable asignar contraseña al usuario. Los usuarios con código 1 y los pertenecientes al grupo 9999 se consideran supervisores, lo cual significa que son los únicos que tendrán acceso a funcionalidad específica como dar de alta empresa, concesión de permisos a nivel de grupos de usuarios, descargar actualizaciones, reparar datos comunes…

Proteger los registros

Además de la protección en la funcionalidad, también existe la posibilidad de proteger la información a nivel de Registros. Estableciendo límite de modificación en la consulta y o entrada de datos puede protegerse la información para cada grupo de usuarios a diferentes niveles como por ejemplo,  de cuenta, analítica de secciones/producto, clientes, proveedores, artículos, representantes, series documentos, pedidos, albaranes, inmovilizado, etc.

Los códigos permitidos, caracteres con los que podrá trabajar el Grupo de Usuarios,  pueden separarse por comas (,) o por barras (/), significando en el último caso que abarcan desde la primera hasta la última, ambas inclusive. El número de dígitos puede ser cualquiera de forma que se consideran incluidos aquellos códigos con el mismo número de dígitos o más. Las protecciones de Modificación y de Consulta son independientes entre sí, por ejemplo, para un grupo de usuarios puede estar permitido introducir clientes, pero no conocer su estadística, y otro grupo de usuarios puede tener acceso a la consulta de existencias, sin posibilidad de introducir o modificar artículos.

Proteger el histórico

Además, la protección de modificación se puede configurar estableciendo límite de modificación, de forma que no se permite operar con movimientos cuya fecha sea igual o anterior a la fecha límite definida, o que su antigüedad respecto a la fecha actual sea mayor que los días límite marcados (influye la condición más restrictiva).

Otra característica destacada en las aplicaciones de DATISA es que la información se acumula en línea a lo largo del tiempo, por ejemplo en la aplicación de contabilidad, los asientos de regularización, cierre y apertura son virtuales, es decir, son simulados no existen físicamente en el sistema, se generan de forma automática.

De esta forma se evita el trabajo de la generación de estos asientos y posteriores modificaciones.

Por ello hay que prestar atención a la función de periodos cerrados donde se bloquea los asientos contables, y el registro de facturas, para todos los usuarios a una fecha, se visualiza la fecha de cierre anterior dando la posibilidad de introducir la fecha del nuevo cierre.

Es recomendable su utilización:

• Para garantizar la integridad de la información de los períodos cerrados
• Evita recepcionar facturas para períodos declarados
• Permite automatizar la obtención de declaraciones masivas a las empresas con períodos cerrados (y modelos no obtenidos)