10 razones+1 para cambiar de ERP en verano

Cada vez vemos menos el mes de agosto como un mes inservible. Un mes de descanso o de desconexión total. En los últimos años la tendencia está cambiando y es que en el mes de agosto la vida sigue. Las empresas ya no “cierran” 30 días. Ni los empleados disfrutan de 4 semanas de vacaciones ininterrumpidas. Aunque es cierto que en algunos sectores la actividad baja, ya no se paraliza, en términos generales. Y, en el caso de que, algún negocio más estacional tenga menos “movimiento”, es un momento perfecto para evaluar, buscar nuevos revulsivos y preparar nuevas estrategias. Por ejemplo, cambiar de ERP para optimizar la gestión, mejorar la eficiencia y, en definitiva, ser más competitivos de cara al final del ejercicio.

Cambiar de ERP no es una tarea sencilla. En realidad, ningún cambio lo es. Menos aún, cuando se trata de cambiar un sistema que gestiona el “ABC” de tu negocio. Hablamos, además, en muchos casos, de transformar procesos y metodologías. Y, de rediseñar, nuevos procedimientos en buscar de la mayor eficiencia y rentabilidad posible.  Por eso, antes de que sigas leyendo, te dejo esta fantástica Guía para cambiar de ERP que seguro que te ayudará en el proceso.

Lo hemos dicho muchas veces. La pandemia ha sido un elemento disruptivo en todos los sentidos. También en el ámbito empresarial. Y, más concretamente, desde el punto de vista de la gestión. Este contexto crítico ha obligado a muchos negocios a revisar y, sobre todo, a evaluar e impulsar el cambio. Lo que, en principio se traducía en la necesidad de encarar una situación de crisis, ahora, es una necesidad de operar bajo nuevas reglas.

Cambiar de ERP para ser más eficiente

Estamos ante un nuevo escenario, más digital, más rápido, más exigente que nunca. Un escenario en el que se reclaman respuestas ágiles, procesos flexibles y modelos de gestión eficientes. Si el ERP o sistema que se utilizaba para administrar el negocio antes de la pandemia, no da la talla, sin duda, hay que cambiarlo. La cuestión es ¿Cómo parar para analizar y buscar alternativas que mejoren la gestión interna del negocio? ¿Cómo emplear los recursos en redefinir procesos o en impulsar una transformación más profunda?

Quizá en respuesta a estas cuestiones surge la idea de dedicar el mes de agosto a estas tareas de análisis y prospección de mercado. Ahora que todos miramos las inversiones con lupa y que el entorno empresarial busca facturar, facturar y facturar ¿Cómo detener la máquina para recomponer la mecánica interna del negocio?

En realidad, cambiar de ERP no implica parar de golpe, si se organiza bien, podemos dejar un sistema y empezar con otro de forma casi simultánea. En el fondo, cambiar de ERP es solo la punta del iceberg de la transformación digital de una empresa. Cambiar implica planificar antes todos los detalles. Y, por supuesto, implica liderar el cambio. Motivar y comprometer a todos los implicados. Pero, sí, quizá el mes de agosto se convierta en ese momento “valle” en el que poder evaluar y diseñar el cambio. Eso sí, un cambio que debe poner siempre el foco en la eficiencia y en la rentabilidad. Y, por supuesto, en el cliente como centro de gravedad.

Por qué cambiar de ERP

Es posible que tu empresa ya esté informatizada. Pero el mundo digital en la actualidad avanza a toda velocidad y hay que estar atento a las señales de alarma. ¿Qué son las señales de alarma? Se trata de indicios  que te advierten de una posible pérdida de eficiencia en la empresa. Y, por tanto, de rentabilidad. El mundo cloud ha puesto al alcance de todas las Pymes, sistemas muy avanzados para su gestión. Así que, si tu empresa muestra muchas señales de alarma, puede que estés perdiendo capacidad competitiva frente a otras empresas del sector.

Cambiar de ERP no implica parar de golpe, si se organiza bien, podemos dejar un sistema y empezar con otro de forma casi simultánea Clic para tuitear

Por lo tanto, siempre hay que estar atentos a las señales porque son indicativos de algo. Esas señales permiten tomar conciencia de lo que sucede o podría suceder. Y, en la mayoría de los casos anticiparse para evitar un desastre mayor. O, anticiparse para aprovechar una magnífica oportunidad de negocio. Por eso, es importante atender a estas señales. ¿Cuáles son las más relevantes? En este artículo publicado en Directivos y Gerentes encuentras tres que son críticas. Y, si sigues leyendo, verás que no son las únicas:

  • Información estanca
  • Demasiado Excel
  • Falta de flexibilidad
  • Información que no fluye
  • Sistema desactualizado
  • Insatisfacción con el servicio
  • Dificultad de análisis
  • Demasiados procesos manuales
  • Planificación “a ojo” o por intuición
  • Lentitud burocrática
  • Datos duplicados o corruptos.

Pero, vayamos por partes:

Información estanca

En la actualidad el 72% de las pymes no tienen integrados los diferentes programas de software con los que operan. Sacar conclusiones y pasar datos de un lado a otro es un proceso manual y laborioso. En la práctica implica ineficiencias que hacen perder tiempo y dinero.

Demasiado Excel

Si en tu empresa tienes un Excel para los presupuestos, otro para analizar los beneficios, otro para las amortizaciones, etc. sufrirás la “muerte por Excel”. Esto te impide automatizar procesos. Y especialmente te impide basar tus decisiones en datos, por el tiempo y esfuerzo que cuesta conseguir informes en tiempo real.

Falta de flexibilidad

Las empresas hoy en día necesitan gran flexibilidad, para poder crecer en momentos de demanda y contener gastos en tiempos de contracción. Necesitas un sistema escalable, que permita fácilmente adquirir más módulos o incrementar o disminuir el número de puestos.

Información que no fluye

¿Cada departamento de la organización tiene su fuente de datos y su forma de interpretarla? Es un síntoma claro de que es necesario el cambio. Es difícil el trabajo en equipo o la consecución de objetivos complejos si cada uno mide de una manera. O si los datos o su tratamiento no son uniformes en toda la empresa.

Sistema desactualizado

Los mejores ERP están en constante evolución. Mejorando las funcionalidades presentes y poniendo en marcha otras nuevas. Ahora bien, los cambios legislativos, tecnológicos o de sistema operativo, suelen conllevar cambios obligatorios en el software. Necesitas contar con un proveedor que se comprometa a mantenerse actualizado.

Insatisfacción en el servicio

El servicio es fundamental en un ERP. Vas a necesitar actualizaciones, reparación de incidencias y soporte técnico. Si te pasas el día al teléfono sin conseguir nada, o no te atienden como es debido…. es una importante señal para cambiar.

Dificultad de análisis

Si tu ERP no te proporciona capacidad de análisis de una manera sencilla, lo más probable es que no analices. O que lo hagas consumiendo mucho tiempo. El análisis es la base de la mejora de cualquier empresa, imprescindible para tomar buenas decisiones.

Demasiados procesos manuales

Los procesos manuales tienen dos inconvenientes. El primero: consumen tiempo de los empleados engrosando la cuenta de gastos. El segundo y más importante: los procesos manuales dan lugar a errores. Cuantos más procesos, más errores. Y, en consecuencia, más coste.

Planificación “a ojo” o por intuición

La experiencia y la intuición tienen su valor. Pero son mucho más eficaces cuando las dejamos trabajar dentro del marco de los datos. Si actualmente estás tomado decisiones de compra, de venta, de precios o previsiones de cobros, amortizaciones a ojo… es momento de cambiar.

Lentitud burocrática

Cuando tienes un sistema que está mal integrado o que es lento y con muchos procesos manuales, es fácil que disminuya tu velocidad de respuesta. Esto es especialmente preocupante cuando afecta a la atención al cliente o la precisión con la que lo haces las cosas. Resultado: disminuye la satisfacción del cliente, la probabilidad de recompra y, por tanto, tus ingresos.

Datos duplicados o corruptos

Si tus datos están dañados, se duplican o están corruptos, habrá que distinguir si es culpa del sistema informático o del proceso. En ocasiones el uso de software poco amigable o que no tiene las suficientes medidas de seguridad hace que se multipliquen los errores. Seguramente en ambos casos necesitas cambiar de software.

Cambiar de ERP para tomar decisiones en base a los datos

Es difícil ya, encontrarnos con organizaciones de tamaño medio o volúmenes de negocio considerables que no dispongan de soluciones tecnológicas para gestionar sus recursos empresariales. La nube y los modelos de comercialización tipo SaaS también han impulsado el uso de los sistemas ERP. Incluso en empresas de menor tamaño. Una democratización tecnológica que ha permitido al ecosistema empresarial optimizar procesos, automatizar tareas e impulsar la toma de decisiones basadas en datos.

 

Ahora bien, si la organización ya cuenta con un ERP, cómo saber si ha llegado el momento de cambiar a una solución más potente. O si lo que se necesita es incorporar nuevos módulos o actualizar funciones. O, tal vez, necesite, simplemente, adaptarse a un nuevo modelo de explotación tecnológica. Un modelo que se ajuste a la nueva realidad del negocio, o a su realidad potencial a medio-largo plazo.

Actualizar o cambiar de un ERP a otro no es una decisión fácil. Entran en juego muchos criterios: la implantación, la migración de datos, la arquitectura TI, la gestión del cambio, la costumbre, … Pero, tarde o temprano, todas las organizaciones acaban replanteándose la relación coste-beneficio que aporta su ERP.  Y, sí agosto es un mes tan bueno o apropiado como otro cualquiera para iniciar el cambio.

Si el tema te interesa podemos contarte muchas cosas más. Y, sobre todo, ayudarte a impulsar el cambio de tu negocio. ¿Hablamos?

 

 

Datisa

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