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En una situación como la que estamos viviendo, con una crisis económica generalizada, estamos viendo cómo muchas de las pymes que operan en nuestro país están teniendo cada vez más dificultades financieras.
Muchas de estas dificultades tienen su origen en una inapropiada gestión del circulante. Lo que deriva en una falta de liquidez y en serios problemas para la viabilidad del negocio, incluso, aun cuando las empresas siguen facturando.
En estos momentos se habla mucho de los problemas de liquidez. Muchos de esos problemas están relacionados la falta de alineación de la estrategia de negocio y la financiera. Recuerda que la estrategia financiera es la que da soporte a los objetivos estructurales: compras, ventas, inversión, etc. Por eso, es importante que toda la información de la empresa esté interrelacionada y coordinada de manera interdepartamental.
Es decir que, los objetivos de compras tengan en cuenta, entre otros aspectos, la capacidad financiera de la empresa. También los objetivos de ventas deberán apoyarse en la misma capacidad financiera para determinar, por ejemplo, el crédito que se va a conceder a los clientes.
Esta es una cuestión que hay que tener muy en cuenta. De hecho, hay empresas que, incluso encontrándose en una situación en la que la demanda les favorece y en sus cuentas de resultados, se reflejan beneficios, arrastran serios problemas de liquidez.
Problemas que son, además, recurrentes. Esta situación les obliga a “estirar” sus compromisos. También a aplazar pagos a proveedores. Y limita su capacidad para negociar con los bancos, entre otras cosas.
Hoy en día, la gestión del circulante es fuente de preocupación para muchas compañías. Incluso aquellas que arrojan beneficios, están afrontando serios problemas para financiar sus operaciones. Desconocen la naturaleza propia del circulante o los mecanismos disponibles para su control. Y esa es una fuente de problemas, en sí misma.
La buena noticia es que existen varias alternativas tecnológicas para facilitar y optimizar la gestión del circulante. Aunando unas buenas ideas con una buena gestión del circulante, las empresas serán capaces de procurarse más fácilmente los recursos necesarios. Y, hacer que en su día a día puedan contar con unas finanzas operativas más saneadas.
La gestión del circulante, integra, directa e indirectamente, todas las decisiones que se producen en los diferentes ámbitos de la empresa. En en la gestión del circulante se integra la información derivada del área financiera, contable, comercial, marketing, almacén, etc.
Pero, desde el punto de vista de las diferentes capas que conforman la compañía, también la gestión del circulante es clave. En este sentido, debe servir como catalizadora de toda la información que se devenga del trabajo y las decisiones.
¡Ojo! las decisiones de todos: empleados, managers, jefes de equipo, directivos, consejeros, etc. Este escenario exige mayor coordinación y control para evitar cualquier desequilibrio financiero.
Utilizar un ERP de contabilidad analítica hoy, es más necesario que nunca por razones obvias. El difícil momento económico ha sido la causa para que muchos gerentes se sientan tentados de aplicar un recorte generalizado. Recorte que afectaría a para todas sus líneas de negocio y a todos sus centros.
Un recorte, además, proporcional, sin tomar en cuenta la estructura de beneficios de la organización. Por otro lado, podría comprometer seriamente no sólo el desempeño actual de la empresa, sino también su capacidad futura de salir a flote.
Alinear los objetivos corporativos con la estructura financiera que debe soportarlos, es estratégico en cualquier organización. Más aún, si hablamos de pymes, en las que los recursos son escasos y en las que, el coste de oportunidad puede provocar problemas muy serios.
En este sentido, es importante que, también este tipo de compañías, informaticen su gestión. Que se apoyen en ERP flexibles y funcionales, para optimizar su planificación. Y también, para dotarse de herramientas de control que aumenten su capacidad de reacción.
Es también destacable todo lo referente a la Gestión de Reclamaciones de Cobros.
En un entorno de crisis, la empresa debe tener en cuenta que los impagos suelen producirse por una falta de tesorería. No, por mala fe. Partiendo de este punto, la gestión de reclamaciones debe ser más empática con el cliente.
Y, en este sentido, los sistemas ERP y CRM resultan de gran ayuda si es capaz de:
Si tenemos en cuenta las relaciones con los proveedores, pasa lo contrario. Son ellos los que contraen un riesgo con nuestra empresa cuando nos dan crédito.
Todos estos compromisos deben estar, por lo tanto, convenientemente reflejados en el sistema. Esto ayudará a controlar las ratios de solvencia. Y, también, a mantener un trato escrupuloso con los proveedores. Y, eso, a su vez, hará más fácil renovar los acuerdos con ellos.
En términos generales una correcta gestión del circulante tiene una influencia directa en los niveles de capitalización y en la capacidad potencial de competitividad de la empresa. Hoy en día, hay tantos factores que hay que tener en cuenta en esta labor, que resulta prácticamente imposible llevarla a cabo sin la ayuda de un software de gestión apropiado.
En momentos como los actuales en los que es estratégico optimizar los costes cobra, si cabe, mayor importancia, el concepto de gestión del circulante porque es uno de los pilares imprescindibles a la hora de controlar los niveles de capitalización de la empresa y porque influye de manera directa en su capacidad competitiva.
Como he dicho anteriormente, todas las decisiones que se toman en las distintas áreas que conforman la empresa producen un impacto financiero que es necesario poner bajo control para evitar poner en peligro la salud global del negocio.
Pero, además, es importante, disponer de la capacidad de anticipación, planificación, control y reacción y de la necesidad de articular de manera “invisible”, la comunicación entre todos los elementos decisorios de la empresa.
Cómo gestionar la caja y el circulante. Sus modelos de financiación y gestión. Datisa en el Congreso online ADN Pymes el 24 de marzo. No te lo puedes perder Share on XAhora quiero añadir además, que es necesario garantizar una metodología de trabajo orgánica y natural para que la información fluya de manera lógica a través de los distintos departamentos y llegue a todos los responsables.
Uno de los bloques funcionales más importantes respecto al activo circulante es el Control del Almacén porque tradicionalmente, es el área de la empresa en la que más fugas de liquidez se producen.
En el almacén se dirime una lucha entre dos extremos. Por un lado, existe una tendencia, ampliamente extendida que opta por la acumulación de stocks.
En este caso, las empresas tienden a la compra por volumen para beneficiarse así, de descuentos y precios mejores. Esta situación, desde un punto de vista de análisis de resultados, al final del año, será positiva, casi siempre. Sin embargo, desde una perspectiva, estrictamente financiera, resulta muy peligrosa ya que se acumula mercadería que no genera liquidez y que, por lo tanto, representa un peligro potencial de carácter grave.
Pero hay una segunda tendencia que consiste precisamente en lo contrario, es decir, en no acumular stock.
De este modo, las empresas pueden llegar a incurrir en una pérdida evidente y muy significativa de oportunidades. Cualquiera de estos dos escenarios posible, supone un coste estructural considerable.
En virtud del término medio, entre estas dos opciones, es posible marcar un criterio lógico de reposición de almacén.
Es decir, sería necesario establecer unos niveles mínimos y máximos de stock y disponer de un sistema que se encargara de avisar de forma automática si se superan esos niveles, que realice recomendaciones de compras y que lleve a cabo pedidos automáticos o criterios de reposición de stock basándose en datos históricos y corregidos en tendencias.
En este sentido, los sistemas informáticos actuales no sólo son capaces de controlar las existencias, sino también de decidir sobre su ubicación correcta dentro del almacén y de realizar propuestas de extracción, algo muy importante para determinados productos, especialmente si son mercancías perecederas, evitando que mueran en el almacén.
Estas soluciones ayudan a analizar, no sólo el comportamiento del pasado y presente de los clientes, sino también el estado del almacén para conseguir que la tarea de saber qué comprar, cuánto y a quién, sea una tarea relativamente sencilla.
En definitiva, y lo que me gustaría extraer a modo de conclusión es que, en la vida de una empresa hay que tener en cuenta muchos elementos que afectan directa e indirectamente, a su buena marcha.
Que una de las cuestiones a tener más en cuenta y que, pasa desapercibida en más ocasiones de las que debería es la gestión del circulante que a su vez resulta ser una tarea complicada si no se dispone de las herramientas apropiadas para hacerlo.
Y, finalmente que, las personas tenemos una capacidad finita y limitada. Aunque a veces nos veamos capaces de llegar a todo, no es así.
Por lo tanto, debemos apoyarnos en la tecnología primero, para hacer más fácil las tareas que, llevadas a cabo de forma manual ocupan demasiado tiempo y demasiados recursos, generan altos índices de error, y dejan escaso margen a la gestión eficiente.
Y, segundo, porque la tecnología abre nuevas posibilidades de expansión y desarrollo y porque es necesario avanzar en otras líneas menos administrativas y más innovadoras.
Si el tema te interesa, participa el miércoles 24 de marzo en la nueva edición del ADN Pymes, de la Neurona en el que Pablo Couso, Director Comercial de Datisa, abordará estas y otras cuestiones relacionadas con la gestión del circulante, su financiación y los modelos de gestión. Te esperamos.
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