Presupuestos contables ¿qué son y para qué sirven?

Los presupuestos contables básicamente permiten planificar las cuentas de gastos e ingresos (sueldos, amortizaciones, compra de materia prima, aprovisionamiento, …) representado siempre por una cuenta contable, o de ingresos (venta de servicios ordinarios, de mercadería, de servicios extraordinarios, etc.) y lo proyectan a futuro.

A pesar de sus muchas ventajas, el control presupuestario, se le sigue resistiendo a las pymes, sobre todo, porque les parece complicado establecer unos presupuestos con criterio lógico en un tiempo razonable. También, porque una vez creados, sirven de poco si no se practica el control de desviaciones adecuado, en tiempo real. Es por eso, que las aplicaciones informáticas son estratégicas, básicamente porque automatizan, por un lado, la elaboración de los presupuestos y, por otro, el control de las desviaciones.

Te dejo algunas de las principales razones por las que las pymes deberían utilizar un ERP para realizar y controlar sus presupuestos contables:

1. Al utilizar criterios, como por ejemplo, la revisión del histórico de gastos, permiten proyectar los mismos a futuro, en función de la tendencia que señalen.
2. Una vez presupuestados los ingresos y los gastos, conforme vayan pasando los meses, se podrá ir comparando lo que se pensaba gastar e ingresar inicialmente en cada partida, con la situación real de lo que está sucediendo. Un ERP proporciona esa información relacionada con las desviaciones con un solo click. Llevar esta información al nivel de las cuentas de pérdidas y ganancias permite controlar cada partida en dichas cuentas.
3. Amplía el nivel de proyección y control de las desviaciones no solo a ingresos y gastos sino hasta cada una de las líneas de cuentas de pérdidas y ganancias, introduciendo en las pymes que utilicen este sistema de planificación un control sistemático, potente y automatizado para crear presupuestos y controlar desviaciones tanto de gastos e ingresos como de las partidas de cuentas de pérdidas y ganancias. El ERP que facilite estas dos claves, estará aportando un valor incalculable a las áreas de contabilidad porque este proceso sería inviable con métodos manuales -manteniendo niveles de calidad y fiabilidad del dato, óptimos-.

Dicho esto, no hay que olvidarse de que un control presupuestario no está completo si es únicamente contable, por las propias rigideces de la contabilidad como disciplina. Para mí, los límites naturales de estas herramientas son los siguientes:

1. El control presupuestario se establece sobre la cuenta contable, por lo que está sometido a la rigidez que establece la relación de cuentas contables de la empresa.
2. Debe seguir el principio de devengo, lo que significa que un gasto o ingreso se registra cuando se genera y no, cuando este se empieza a pagar o cobrar.

Para contrarrestar estos dos problemas, las pymes deben trabajar también con los presupuestos de tesorería que ofrecen una perspectiva y una visión mucho más amplia y liberan a las organizaciones de la rigidez contable. De los presupuestos de tesorería hablaremos en otra entrada.

¿Cómo gestiona tu empresa los presupuestos contables? ¿Utilizas herramientas tecnológicas para crear presupuestos contables? ¿Y para el control de las desviaciones?