Problemática del sector de la distribución de artículos sanitarios o productos de limpieza: ¿Cómo solventarla?

Las empresas de distribución de artículos sanitarios y de productos de limpieza han mostrado durante la pandemia una gran flexibilidad para responder al incremento desmedido de la demanda que experimentaron en un espacio de tiempo muy corto. El escenario COVID se implantó de súbito arrasando un montón de organizaciones incapaces de responder a las nuevas exigencias de un mercado convulso, inestable e incierto. Las organizaciones más avanzadas o, simplemente, aquellas con las herramientas tecnológicas adecuadas fueron las que lograron, no solo resistir, sino imponerse en medio del caos.

El entorno de la distribución de artículos sanitarios y productos de limpieza es, precisamente, uno de los que ha tenido que reaccionar con mayor rapidez. Hablamos de un sector de los calificados como esenciales, en los que había que garantizar el servicio y la entrega. El incremento abrupto de la demanda y las nuevas exigencias del mercado respecto a productos concretos -insisto, en muchos casos, calificados como esenciales- han puesto en valor la relevancia de la gestión eficiente del almacén. También de la logística como factor clave para mantener los niveles de exigencia, eficiencia y rentabilidad sobre la línea de flotación, en un momento en el que “navegar” en sí mismo era todo un reto.

Pero, sobre todo, han puesto en valor la importancia de contar con herramientas tecnológicas que proporcionen flexibilidad, agilidad, velocidad y transparencia en la gestión de sus recursos empresariales.

Para que te hagas una idea, hemos hablado con alguno de nuestros principales clientes que operan en este sector de la distribución de artículos sanitarios y productos de limpieza. Queríamos entender cuál fue su problemática, no solo sus requerimientos habituales, sino aquellas nuevas necesidades generadas al amparo de una crisis que dura ya casi un año. Y, esto ha sido lo que nos han dicho:

• Tengo tensiones en la tesorería y necesito planificar y gestionar bajo el principio de la eficiencia para aliviarlas.
• No hago una contabilidad por cliente o por líneas de negocio por lo que estoy seguro de estar perdiendo oportunidades de mejora.
• Con respecto a la gestión del inmovilizado tengo que controlar muchas ubicaciones y no lo tengo bien resuelto.
• Aunque trabajo con herramientas tecnológicas, lo cierto es que no dispongo de un sistema multi-empresa por lo que pierdo demasiado tiempo.
• En el almacén no tengo automatizadas las tareas de lotes y caducidades por lo que no tengo en cuenta la optimización del almacén por artículos de valor, no controlo la rotación, no hago pedidos por mínimos ni máximos, etc. No puedo diseñar un mapa sobre la trazabilidad de los artículos. Sé que estoy en riesgo, no solo a nivel sanitario, sino también, desde el punto de vista legal y, por supuesto, económico.
• Necesito mejorar el proceso de pedidos a través del eCommerce, algo que, teniendo en cuenta el escenario COVID resulta vital.
• Desconozco el coste real de los artículos a los que debemos repercutir costes de logística, aduanas, etc. Y, por si fuera poco, echamos en falta la optimización fiscal que, especialmente en tiempos de crisis, nos supondría un importante balón de oxígeno.

Hemos abierto bien las orejas porque nos interesaba conocer de primera mano, cual era la problemática a la que se enfrentan habitualmente este tipo de empresas. Y, sobre todo, porque queríamos saber de qué manera podemos ayudar a estos negocios a través de nuestro ERP.

OBJETIVOS QUE SE PUEDEN LOGRAR CON UN ERP PARA EMPRESAS DE DISTRIBUCIÓN

Una vez que tuvimos claro cuál era la problemática a la que se enfrentan las empresas de distribución de artículos sanitarios y productos de limpieza, buscamos la manera de solventar esos retos. Para ello, volvimos a preguntar a los clientes por sus objetivos. En este caso, les preguntamos por las metas que querían alcanzar para ofrecer al mercado, al cliente, pero también al resto de actores que conforman su cadena de valor, la mejor versión de sí mismos.

En esa versión de sí mismos, la mayoría de las empresas a las que preguntamos incluían proporcionar el mejor producto, acompañado de un servicio de excelencia. En condiciones -digamos- normales hay además que enmarcar cualquier tarea bajo los principios de eficiencia y rentabilidad. Pero, en un escenario crítico como el impuesto por el COVID, además, hay que hacerlo con la suficiente flexibilidad como para poder implementar cambios rápidos en espacios de tiempo muy cortos o tomar decisiones estratégicas en tiempo real.

En este sentido, los clientes a los que preguntaron nos decían que, el principal objetivo era, precisamente, eso, entregar los productos a tiempo y proporcionar un servicio de calidad, por supuesto, garantizando la seguridad de todos sus empleados y respetando las estrictas medidas de seguridad impuestas por las autoridades sanitarias.

Más allá de eso, una vez que entramos en aspectos concretos, las respuestas de nuestros clientes pusieron el foco en tres aspectos clave:

• Optimizar la gestión financiera, con una mención especial para la planificación de la tesorería. Pero también, para la contabilidad analítica, la rentabilidad por cliente, artículo o línea de negocio o la eficiencia del inmovilizado.
• Digitalizar procesos clave como la gestión de compras a través de un ERP en la nube, que permita automatizar funciones relevantes para el negocio, que facilite el acceso seguro a la información en cualquier momento, y lugar, a través de sistemas de conectividad remota, y que permita la integración con aplicativos de terceros.
• Tener resueltas las cuestiones legales, desde el punto de vista administrativo, pero también desde el punto de vista financiero (impuestos, declaraciones, lotes y caducidades, factura electrónica, auditorías, etc.)

ERP SEGURO, SENCILLO Y POTENTE

Con toda esta información que nos han proporcionado los clientes, tenemos claro que los ERP permiten que las empresas de distribución de artículos sanitarios y productos de limpieza puedan poner el foco en tres áreas funcionales concretas: la operativa, la financiera y la administrativa. Y que lo hagan, además, desde un punto de vista integral, impulsando la productividad, la eficiencia y la rentabilidad. Y esto es algo que, especialmente en los tiempos que corren, se debe tener muy en cuenta.

Pero, vayamos un poco más al detalle. Los distribuidores de artículos sanitarios y productos de limpieza que han apoyado su gestión en un ERP han podido maximizar la eficiencia de los procesos de almacén, al asociar códigos de barras, logística, trazabilidad de mercancías, etc.; han mejorado su gestión financiera garantizando un flujo óptimo del circulante para maximizar los márgenes y el beneficios; y, desde el punto de vista administrativo, han mejorado la trazabilidad de documentos clave como las facturas, tanto en su versión física como en su vertiente electrónica, los albaranes, los comunicados con entidades financieras, las Declaraciones, etc.

Dicho esto, creo que aquellos distribuidores de artículos sanitarios y productos de limpieza que apoyaron la gestión de sus recursos empresariales en un ERP en los momentos más duros de la crisis impulsaron el efecto positivo. Y lo hicieron al impactar no solo sobre aspectos en los que cabría esperar como las áreas financieras o administrativas. También, y quizá más importante aún, sobre el control del almacén, la facturación o la cadena de suministro.

En este sentido, hemos visto cómo aquellos distribuidores que han trabajado con un ERP han tenido un poco más fácil el control real de sus stocks, gestionando mínimos y máximos por almacén y producto, facilitando la información relevante sobre las mercancías pendientes de recibir, generando automáticamente las propuestas de compra en función de las necesidades de abastecimiento, etc.

Hemos visto los resultados, pero aún queda mucho por hacer. Si eres un distribuidor y estás en esa fase en la que no sabes si debes/puedes implementar un nuevo ERP, pregúntanos. Estaremos encantados de buscar contigo la mejor solución para tu negocio. Sabemos cómo ayudarte.