Puntos de inflexión para seleccionar el ERP adecuado en las Pymes

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Disponer de mucha información es irrelevante si la misma no está estructurada. Es decir, de poco sirve tener muchos datos, si no se pueden comparar, asociar o intercambiar entre departamentos. A día de hoy, todavía nos encontramos con que son muchas las pequeñas y medianas empresas que utilizan programas de contabilidad o facturación muy básicos para gestionar procesos estratégicos.  A estos aplicativos tan básicos, se suman, un montón de hojas de cálculo con las que se pretenden “controlar” aspectos tan vitales para el negocio como la gestión de clientes, el almacén o los impagados, entre otros.

Es evidente que este “modus operandi” dificulta enormemente el proceso de toma de decisiones. Correr riesgos innecesarios a la hora de decidir sobre una estrategia u otra es muy peligroso sea cual sea la naturaleza del negocio. Pero si además hablamos de pequeñas y medianas empresas, en las que el margen de error es mucho más estrecho que en las grandes corporaciones, disponer de información actual, correcta y estructurada, se hace entonces imprescindible.

 

Sencillez y flexibilidad, frente a soluciones desmesuradas

Para disponer de todos los datos necesarios, centralizados, ordenados, interrelacionados y con un mismo formato, no hay que “perder la cabeza”, recurriendo a sistemas de gestión “faraónicos” que implican implantaciones largas y tortuosas, grandes resistencias por parte de los usuarios, costes elevados o niveles de mantenimiento, sencillamente, desorbitados. A pesar de que los sistemas ERP, son en sí, aplicaciones de gestión avanzadas, su utilización práctica, puede y debe ser sencilla e intuitiva. Deben ser soluciones flexibles y permitir que las empresas miren hacia el futuro sin preocuparse constantemente de las actualizaciones, de las ampliaciones o de mantener al usuario comprometido y satisfecho, no sólo con la propia herramienta, sino con la reestructuración de procesos que implica la utilización diaria de un ERP.

Para facilitar no sólo la implantación de un sistema de gestión empresarial en una pyme, sino también la utilización y el aprovechamiento efectivo y eficiente del mismo, la solución en cuestión debe estar alineada con los procesos que deberá administrar y con las personas que la utilizarán. Esa sincronización hará que el ERP en realidad recoja aquellas funcionalidades que de verdad sean necesarias para llevar a cabo las tareas demandadas. Ni más, ni menos. No siempre lo más grande, lo más caro o lo más completo, es la mejor opción.

Por eso es preciso encontrar una solución que favorezca el equilibrio entre la continuidad del ERP a largo plazo para evitar que se quede obsoleto en poco tiempo y la complejidad justa para que se aproveche su potencial al máximo. Recordemos que, a día de hoy, todavía nos encontramos con muchas pequeñas y medianas empresas que reconocen utilizar únicamente el 20 ó 30 por ciento de las funcionalidades que les ofrecen sus soluciones de gestión. Aunque la formación puede ayudar a paliar en gran medida estos desajustes, lo cierto es que un planteamiento realista y el compromiso inicial de todos los implicados en el proceso, puede mejorar estos porcentajes.

 

Primar los aspectos funcionales frente a los económicos

A la hora de determinar qué sistema se ajustará mejor, no sólo a la operativa de la organización, sino a su cultura empresarial y a las personas que la conforman, es importante tener en cuenta los tiempos y, por supuesto, el esfuerzo que implicará la migración de datos de un sistema a otro, con los riesgos que este cambio conlleva. Hay que tener en cuenta además, que a la hora de decidir deberían primar también los aspectos funcionales y estratégicos sobre los económicos, más si tenemos en cuenta que, a día de hoy, los ERP se han “subido” a la Nube y que los modelos de comercialización también han evolucionado, permitiendo acceder a estas soluciones en modo SaaS o bajo la modalidad de pago por uso.

En cualquier caso, una vez analizadas las ventajas que las soluciones de gestión empresarial aportan a las Pymes, entre otras muchas y sin entrar en detalle, generación de información estratégica sobre la empresa, análisis de la trazabilidad de todos los datos que se generan en la organización, control de gastos, incremento de la productividad y de la rentabilidad, etc., y teniendo en cuenta todos los elementos que hemos mencionado hasta el momento, el siguiente paso es buscar el proveedor más adecuado.

 

Elegir el compañero de viaje

Aquí empieza otra “batalla” pues al hecho de decidir qué herramienta se ajustará mejor a los requerimientos de nuestra empresa, se suma ahora, la necesidad de encontrar también al proveedor que sea capaz de ponerse en los “zapatos” de quienes deberán usar el sistema. En este punto, algunos criterios a tener en cuenta a la hora de decidir entre un proveedor u otro, tienen que ver, por supuesto, con el nivel de capacitación de su equipo, con la calidad del servicio que sea capaz de acompañar a la solución, tanto en las etapas de consultoría, como de implantación y soporte, en la calidad de la formación que facilite para “explotar” al máximo las capacidades del ERP y, en la “fortaleza” que muestre como empresa, es decir, en su estabilidad para garantizar su permanencia en el tiempo.

Existen también otros aspectos de interés a la hora de elegir un proveedor u otro, algunos tan intangibles como la empatía y la conexión que exista entre el equipo que implantará la solución y las personas que la utilizarán, la capacidad para hacer propias las preocupaciones de los futuros usuarios y su disposición para solucionar cualquier imprevisto que se produzca, incluso aquellos que pudieran no estar recogidos en los contratos de mantenimiento.

La flexibilidad vuelve a ser un elemento clave, también para escoger con quién “andar el camino”. En este sentido, aquellos que presenten un amplio abanico de posibilidades para que el sistema ERP encuentre el “hueco” que merece dentro de la organización, tendrán una ventaja sobre el resto de competidores. Entre ese amplio abanico de posibilidades deberán aparecer necesariamente, diferentes opciones de comercialización, como hemos mencionado antes, capacidad de adaptación en tiempo y forma y una visión crítica combinada con una buena dosis de honestidad para no caer en la tentación de los desarrollos “bajo mínimos” ni en la persuasión del “cuanto más, mejor”.

En definitiva, es importante que las pequeñas y medianas empresas adopten un cambio de mentalidad y asuman que deben utilizar herramientas de gestión eficientes para conocer y utilizar en consecuencia la información que generan. Esto les permitirá tener un control sobre lo que hacen y establecer objetivos coherentes. Implantar un ERP en una Pyme no es tarea fácil pues obliga a reestructurar los procesos y a cambiar métodos de trabajo por lo que es importante cumplir algunas pautas para elegir la solución más adecuada.

 

Datisa

Datisa

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