¿Qué deben tener en cuenta las pymes para hacer una buena planificación presupuestaria?

“El desarrollo propio de cualquier actividad empresarial genera una serie de costes. Para mantenerlos a raya es necesario planificar dónde, cómo, cuándo y cuánto se quiere invertir o gastar, según sea el caso”

La primera decisión que tenemos que tomar para poner en marcha el sistema de control presupuestario es qué es lo que queremos presupuestar. Y en este sentido todas las empresas tienen una ventaja para la obtención de esta información, ya que en la contabilidad, a través del Plan contable, tenemos clasificados todos los movimientos económicos de la empresa según su naturaleza. Lo más habitual, es que se controlen las partidas de ingresos y gastos. Esta información se refleja en las cuentas contables de los grupos 6 y 7.

Sin embargo, a veces puede ser interesante someter a control presupuestario también otro tipo de cuentas. Por ejemplo, podríamos hacerlo para las cuentas de clientes, de forma que podamos hacer un seguimiento de las compras de nuestros clientes, comparando nuestras previsiones con las realizaciones.

La gestión que tiene en cuenta una Contabilidad Presupuestaria óptima permite trabajar tanto sobre las cuentas de gastos e ingresos, como sobre las cuentas de balance que consideremos relevantes, y para cada caso presenta métodos adecuados.

Por tanto, la gestión de presupuestos en una empresa tiene dos partes bien diferenciadas: por una parte la elaboración de presupuestos y por otro el análisis de desviaciones, mediante la comparación de lo presupuestado y lo realizado.

Un presupuesto representa una proyección de futuro que, por tanto, debería fundamentarse en la experiencia anterior. La mayoría de los presupuestos representan la recopilación de los resultados y hechos de los ejercicios anteriores, introduciendo unas correcciones en sentido negativo o positivo según la estrategia y situación de la empresa. Se trata, asimismo, de un ejercicio en el que se tienen que poner en conjunto las previsiones de todas las diferentes áreas empresariales, alcanzando un presupuesto global viable, consensuado y que también sea el idóneo para la empresa.

Es por ello que, para esta primera fase de elaboración del presupuesto, las compañías necesitan unas herramientas muy ágiles que permitan la incorporación de datos e históricos de diferentes fuentes y formatos, para su combinación y para la realización de simulaciones, observando cómo afectaría un determinado cambio al presupuesto de una, de varias o de la totalidad de áreas empresariales.

Planificar es más fácil con la tecnología apropiada

En el mercado existen herramientas informáticas muy avanzadas para esta primera fase de elaboración y planificación. Sin embargo, la mayoría de las empresas  cubre  sus necesidades a través de hojas de cálculo. La principal desventaja de estas hojas reside en el tiempo que hay que invertir en su adecuación y mantenimiento. Utilizar herramientas ERP para este proceso evita errores de cálculo y ahorra tiempo.

Los programas informáticos adecuados deberán permitir que cada partida sujeta a control presupuestario tenga su propio presupuesto, y que el detalle sea mensual. Es decir, deberíamos poder introducir nuestro presupuesto desglosado según su naturaleza (materias primas, mercaderías, suministros, venta de servicios,…) y en el periodo temporal en el que esperamos que se produzca, reflejando los ciclos de actividad de nuestra empresa.

Si además disponemos de la solución apropiada,  el análisis se debería poder obtener, tanto de forma individualizada, como de forma global.

Para la creación de los presupuestos existen diferentes métodos, cada uno con un diferente grado de automatización. El método más básico consistiría en una asignación manual de los importes correspondientes para cada mes, a la cuenta deseada. Sin embargo, los métodos más interesantes son los automáticos, no sólo porque facilitan enormemente la entrada de datos, sino porque además los presupuestos generados están hechos racionalmente en base a criterios lógicos.

Para ilustrar esto, pongamos un ejemplo. Si seleccionamos como método de confección el llamado “por realizaciones”, entonces podríamos crear de forma completamente automática y de una sola vez los presupuestos de gastos del ejercicio en curso (o de sólo un grupo de gastos), tomando como referencia las realizaciones efectivas de esos gastos en un año anterior, y corregidas por una opción de cálculo (por ejemplo, en un porcentaje que represente el IPC). De esta forma, hemos creado los presupuestos sin esfuerzo, aprovechando la información disponible, y atendiendo a un criterio lógico.

Existen otros métodos de confección, que permiten atender a otros criterios. Una vez generados, el contable podrá repasar cada presupuesto creado, aplicando las correcciones que estime oportunas. En todo caso, las empresas que quieran triunfar deben primero planificar y luego actuar.