¿Qué decisiones se pueden apoyar en un ERP? (2)

Vista la parte financiera, de las decisiones se pueden apoyar en un ERP, es decir, teniendo en cuenta el análisis de resultados, la situación de partida, la evolución  de los resultados, las áreas dónde la empresa tiene gastos e ingresos, cómo se ha apartado o no, de sus previsiones de tesorería, cómo se han financiado sus operaciones, etc. hay otra serie de decisiones que afectan a otras áreas y que deberán tenerse en cuenta para obtener una visión global.

Hay que evitar los desfases también en el apartado de compras

Uno de los errores más comunes que cometen algunas empresas a la hora de fijar una estrategia es centrarse en la definición, consecución y evaluación de sus metas comerciales. A veces incluso de una forma poco razonable, es decir, sin tener en cuenta, ni el entorno, ni los resultados globales de la propia organización, ni la relación con otras áreas como compras, almacén, contabilidad, etc. Además, los objetivos, no sólo los comerciales, sino los que tienen que ver con el resto de disciplinas dentro de la empresa, deben ser entendidos como una herramienta para definir esa estrategia.

En el apartado de compras es vital disponer de información ordenada y cualificada sobre a quién se ha comprado, qué porcentaje de devolución a los proveedores ha habido, cuál es el proveedor más barato, qué artículos se han ofrecido, si se podrían haber negociado mejores condiciones de compra, por volumen, por ejemplo, períodos medios de entrega, etc.

De este modo será mucho más fácil tomar decisiones estratégicas importantes y que pueden tener que ver con un cambio de proveedores o de las condiciones que se han asumido con ellos. Esto es algo que también adquiere una nueva dimensión cuando se habla de crédito comercial, especialmente en esta época de “sequía bancaria”. En estos casos, la mayoría de las empresas buscan financiación a través de la negociación de los créditos comerciales con sus proveedores, que les permitan, por ejemplo, alargar plazos de pago. Los ERPs aportan recursos suficientes para acceder a este tipo de información y evitar que se produzca cualquier tipo de desfase, por ejemplo entre lo que se compra y lo que se gasta y lo que se vende y se ingresa.

Ahora bien, tan importante como esto es respetar las condiciones acordadas. Parece obvio pero cuando se trabaja con varios proveedores con los que se han alcanzado diferentes acuerdos, resulta difícil “recordar” para poder acatar, los acuerdos convenidos.

Los sistemas de gestión también ayudan a hacer memoria y permiten recordar qué se ha acordado y con quién, los plazos de vencimiento y, en general, todo lo necesario para ser fieles  al compromiso adquirido. Aunque se trata más bien de una decisión de operaciones, es importante señalarlo en este apartado de decisiones estratégicas porque para poder tomar el control del día a día, primero se deberá haber tomado la decisión de negociar y se habrá tenido que alcanzar las decisiones oportunas.

Evitar los costes de almacenamiento

Una de las grandes dificultades para la gestión estructural de una empresa, tiene que ver con la gestión del almacén. Salvo las organizaciones especializadas en la prestación de servicios, el resto, es decir, las industriales, que compran para fabricar los productos que venden y, por supuesto, las comerciales y de distribución, tienen almacén, que además es una de las claves del circulante. Es decir, es necesario detectar si se están produciendo y dónde, costes de almacenamiento.

En este sentido, los costes más habituales tienen que ver con los relacionados con la mercadería inmovilizada. Es decir, con los costes de disponer de mercancía que se ha comprado y que al tenerla “parada”, sin vender, no genera liquidez, no se está financiando a sí misma y, por lo tanto, precisa una búsqueda de financiación.

Pero además, hay que ver si la empresa está incurriendo en una pérdida significativa de oportunidades, es decir, si está comprando por debajo de la demanda y carece de stock. En este sentido, tanto las roturas de stocks como el exceso de mercancías en el almacén, que sería el caso contrario, suponen un importante coste estructural. Los ERPs permitirán tomar decisiones a este respecto y establecer una serie de controles de mínimos y de máximos de cada referencia, en cada almacén, en caso de que la empresa disponga de varios, para optimizar la gestión de los mismos.

Las empresas que compran en bloque serán algunas de las que más y mejor deberán tener en cuenta las decisiones que tomen con respecto a la gestión de sus almacenes porque un error puede resultar irreversible. Por eso, en estos casos, resulta más necesario si cabe, la utilización de los sistemas informáticos ya que éstos analizan los datos de ejercicios pasados y, aceptando tendencias de corrección, proponen la reposición de las compras para el ejercicio presente.

Coordinar y sincronizar los objetivos comerciales

Los objetivos comerciales, aún estando entre los más importantes, deben coordinarse y sincronizarse con los objetivos del resto de las áreas comerciales para evitar los desfases de los que hablábamos antes.

Algún ejemplo. Se puede dar el caso de que un proveedor ofrezca al jefe de compras un determinado producto a la mitad de su precio habitual, con condiciones de pago muy ventajosas, por encima incluso de las que tiene pactadas normalmente con él. Adquirir esa mercancía permitirá cubrir las necesidades de producción o ventas la empresa durante un año y medio. El jefe de compras decide aceptar la oferta. Pero lo hace sin tener en cuenta la opinión de su departamento comercial, por lo que no sabe si dispone de recursos o no para venderlo posteriormente, y sin consultar con su departamento financiero al que coloca una obligación de pago que éste deberá cubrir, sin saber si dispone o no de liquidez para hacerlo.

Otro ejemplo de descoordinación tiene que ver con otra situación bastante sensible como es la definición de objetivos en el área comercial. La presión por el cumplimiento de estas metas puede “obligar” a los comerciales a autorizar o flexibilizar formas de pago, diferentes a las convenidas. Los retrasos en los cobros, afectan a su vez al área financiera que verá que lo que antes se convertía en “liquido” a los 30 días, ahora se demora cada vez más, provocándole problemas de liquidez y tesorería.

Por lo tanto, también el departamento de ventas debe actuar con perspectiva ya que sus decisiones afectan a otras áreas de la organización.

En definitiva, la principal ventaja de los ERPs es la capacidad que aporta para articular departamentos. Es decir, se trata de un sistema orgánico, cuya función es ofrecer servicio a cada departamento, pero sobre todo, a la empresa, haciéndola flexible en su toma de decisiones. La departamentalización de la empresa debe ser orgánica y comunicativa y los ERPs, como sistemas de información que son garantizan esa fluidez interdepartamental, ya que recapitulan la información de cada área para trazar un plan estratégico.