¿Qué decisiones se pueden apoyar en un ERP? (3)

En anteriores post vimos como la información de un ERP puede ayudarnos a la toma de decisiones desde un punto de vista financiero, de gestión de compras y almacén o de la coordinación de los objetivos comerciales.  Ahora nos planteamos la necesidad de qu esas decisiones se apoyen en una buena estrategia operativa.

Hacer coincidir la estrategia con la ejecución de las acciones

Las decisiones estructurales, son críticas para la buena marcha del negocio. Eso es evidente. Pero si esas decisiones no se apoyan sobre una buena estrategia operativa, la probabilidad de éxito de la empresa es mínima. Si la organización se compone de grandes estrategas pero falla en la ejecución de las acciones, no logrará sus objetivos ni de crecimiento, ni seguramente de supervivencia.

Por lo tanto, la gestión de las operaciones también debe apoyarse en sistemas de información que permitan automatizar y llevar el control sobre todas las acciones que la organización realiza en su día a día. Esto quiere decir que cualquier actividad relacionada con el apartado de compras, o de ventas o de gestión de almacén, o de distribución o de producción, etc. debe gestionarse con la ayuda de un ERP para agilizar su gestión y, sobre todo, para ganar tiempo y evitar errores.

Mecanizar las etapas de compras

Automatizar los pedidos que se realizan a los proveedores, la recepción de las mercancías, la llegada de los albaranes y las facturas, quiere decir que los responsables de esta área dispondrán de información actualizada, ordenada, en tiempo real y, algo muy a tener en cuenta, información interrelacionada, sobre los pedidos que tienen que efectuar.

Es importante tener en cuenta la lógica de la relación con los proveedores. Es decir, la evolución de los pedidos de los clientes, la evolución del negocio o el estado del almacén. Éstos son elementos que deben tenerse en cuenta a la hora de decir qué tenemos que encargar a nuestro proveedor. En este sentido, las aplicaciones de gestión empresarial ofrecen los datos necesarios para no errar en los pedidos.

Al tener relacionada la información de todas las áreas, la capacidad de optimizar los pedidos facilitará al mismo tiempo la gestión del almacén ofreciendo controles para comprobar que los pedidos y las facturas son coincidentes y correctos.

Por otro lado, en las empresas productoras, la planificación de la producción es, lógicamente, muy importante. Estas organizaciones deberán ser flexibles para adaptar sus tarifas a la evolución de la materia prima. De hecho hay algunos mercados en los que estas materias se comportan como lonjas, están constantemente cotizando y cambiando de precio. Las empresas competitivas deberán reflejar esos cambios en el precio de venta de sus productos, pero al mismo tiempo,  deberán garantizarse un margen concreto.

Los ERPs ayudan además a planificar la producción analizando el comportamiento pasado y presente de los clientes, el estado del almacén y una serie de criterios adicionales que hacen que tomar la decisión sobre qué comprar, cuánto y a quién, sea una tarea relativamente sencilla.

Evitar errores por presiones comerciales

Cualquiera que se dedique a la venta es consciente de que las presiones comerciales existen. El cliente siempre quiere negociar el precio, los descuentos, las condiciones de entrega, los plazos de pago, etc. Controlar todas estas cuestiones no es tarea fácil por lo que la ayuda de los ERPs, a la hora de introducir controles que impidan a la fuerza comercial, sobrepasar los límites, es estratégico. Estos sistemas ofrecen además garantías tanto a la empresa como al propio comercial de que se están respetando las reglas. A la primera, desde un punto de vista financiero y, por supuesto, desde la perspectiva de la imagen a transmitir, de su posicionamiento en el mercado. Y al segundo, es decir, al trabajador, porque le da las pautas para actuar legítimamente.

Es importante controlar el crédito comercial que se le da a los clientes, pero es igualmente importante, saber si se sobrepasan o no las condiciones establecidas. Ahora más que nunca, se están negociando condiciones de aplazamiento en los pagos, ya que la liquidez es escasa. Por lo tanto, los comerciales deben disponer de las herramientas necesarias para coordinar con la dirección financiera, cualquier acción que emprendan y que pueda afectar a esta parte de la empresa.

Estos son sólo algunos ejemplos de cómo la gestión de las operaciones es estratégica para la buena marcha de las empresas. En este sentido, es importante señalar la necesidad de que exista una especialización por parte del software de cara a la ayuda que presta a cada departamento. Pero es más importante aún, que exista una articulación interdepartamental. Esa articulación que es “invisible”, en realidad permite enlazar de una forma orgánica todas las áreas de la empresa. Es decir, especialización pero que garantice a la vez una metodología de trabajo orgánica y natural para que la información fluya de manera lógica a través de los distintos departamentos y llegue a todos los responsables.