¿Qué es Business Intelligence?

El Business Intelligence

Si tuvieras que elegir entre un negocio inteligente y uno que no lo es, ¿con qué te quedarías? Sin entrar en detalle, la respuesta sería clara. Todos nos sentiríamos mejor si nuestro negocio fuera más inteligente que el de la competencia. ¿Pero inteligente para qué? ¿Qué es Business Intelligence? ¿Cómo puedes implantar el Business Intelligence lo en tu negocio?

¿Qué me dices si gracias a esa inteligencia, fuera capaz de reportar más beneficios? ¿Supiera anticiparse a las crisis o a las oportunidades? ¿Si pudiera sobreponerse a las dificultades de su entorno? ¿Y aportar valor a sus clientes, empleados o accionistas? Un negocio inteligente es aquel que aporta mejores respuestas al entorno que los demás.

Business Intelligence para encontrar respuestas

Nos hacemos muchas preguntas cada día en nuestra empresa, en que invertir, dónde recortar, qué me aporta más beneficio. Cuestiones que se responden, muchas veces, de manera intuitiva.

Lo que hace que las probabilidades de error inducido por la subjetividad o los sesgos personales sean elevadísimas. Y, sobre todo, que las decisiones que se tomen carezcan de la solidez necesaria. La buena noticia es que, hoy, la tecnología del Bussines Intelligence nos permite basar las decisiones en hechos contrastables y objetivos. Y construir así, un negocio que pivote sobre los datos. Es decir, un negocio inteligente.

De hecho, según un estudio de Deloitte (2019) las compañías con CEOs que tomaban decisiones basadas en datos tenían un 77% más de probabilidades de alcanzar los objetivos propuestos.

Entonces… ¿Qué es el Business Intelligence?

El Business Intelligence es la capacidad de convertir los datos en información y la información en conocimiento. Y esto solo lo podemos conseguir gracias al software apropiado conectado con unas fuentes de datos adecuadas.

Su objetivo es facilitar la toma de decisiones empresariales. En la práctica, decimos que la inteligencia empresarial aporta una visión completa de los datos de la organización. Datos que se utilizan para impulsar el cambio, eliminar ineficiencias o adaptarse rápidamente a las fluctuaciones del mercado o de la oferta.

Datos, información y conocimiento ¿qué tienen que ver?

1. Datos: Son hechos objetivos y discretos. Solo describen una parte de lo que ocurre. No proporcionan significado, juicio o representación. Cuando hay gran cantidad de datos, su análisis se dificulta y es necesario su ordenación. Y una representación adecuada para obtener información. Los datos son el elemento más básico (nombre, fecha, dirección, teléfono, …)
2. Información: La información surge al convertir los datos mediante representaciones útiles para tomar decisiones y emprender acciones. Se suele definir como los datos dotados de un sentido y un propósito. La información nos debe permitir responder a preguntas cómo ¿Quién? ¿Qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? Dónde? Por ejemplo: facturación, gastos desglosados por conceptos, base de clientes, …
3. Conocimiento: El conocimiento es el conjunto de información procesada y estructurada que nos ayuda a tomar decisiones estratégicas, tácticas y operativas. Nos permite predecir el futuro o, al menos, generar posibles escenarios. Gracias al conocimiento podemos responder a la pregunta de ¿Por qué? Ejemplo: comparativa de ingresos/gastos en períodos concretos, áreas geográficas determinadas, estimaciones de gastos, previsión de ventas, etc.)

Business Intelligence trata de información, no de infoxicación

Esta es la era del dato. Hoy tenemos acceso a una cantidad de datos extraordinaria, tanto en el ámbito personal como en el entorno laboral. Ahora bien, tener acceso o disponibilidad de muchos datos no es lo mismo que tener información objetiva y fiable.  Información que facilite la toma de decisiones inteligente.

La infoxicación, es decir, la intoxicación por exceso de información puede ser muy peligrosa. Y hacer que las empresas se desvíen de sus objetivos críticos.

Insisto. No es lo mismo tener y recoger muchos datos, que tener mucha información. De hecho, según un Informe de Forrester, el 73% de los datos que maneja una empresa, no se analizan.

Mucho ruido y pocas nueces

Los datos crecen exponencialmente. De hecho, se estima que en el año 2025 el volumen de los datos en el mundo sea 175 veces mayor que en 2011.

¿Qué se puede hacer con toda la información que contienen esos millones de datos? Si las empresas no saben “leer”, comprender o aplicar los datos, en realidad están perdiendo dinero. Lo hacen porque tardan más en decidir. Porque se equivocan más veces. Y, porque no ven las oportunidades potenciales de mejora. Todo esto se traduce en ineficiencias, decrecimiento de la productividad, problemas de calidad, etc.

Entonces, a pesar de invertir en la captura y el registro de los datos, no se invierte igual en el análisis de la información. Es como si un agricultor diera por terminado su trabajo al recolectar su cosecha.

Si cuando recoge el fruto de la siembra, no hace nada más que almacenarlo, su inversión y su tiempo, se habrá perdido. Porque no habrá conseguido monetizar su trabajo. Eso mismo pasa con los datos en muchas organizaciones. Se siembran, se recolectan y se guardan. Pero, no se utilizan.

No es que las empresas no quieran usar los datos. O que los utilicen mal de manera intencionada. Es, simplemente, que pierden demasiado tiempo intentando entender qué tienen. Algo, lógico si, como hemos dicho, cualquier empresa pequeña, es ya, capaz de generar millones de datos.

El Excel es una herramienta transversal para la gestión de datos. Es universalmente conocida. Permite cruzar e interpretar datos, sí. Pero ¿una gran cantidad de datos? Desde luego que no.

Excel Hell, el infierno en la oficina

Si tienes muchos datos, seguramente provendrán de diferentes fuentes. Si cada área los descarga en un Excel para tratarlos y entenderlos. Cada uno realiza los cálculos a su manera. Y cada departamento genera sus propios reportes. El resultado final es que la información que tendrán unos entornos puede ser radicalmente diferente a la que tendrán otros.

Es decir, la calidad de la información se verá comprometida. El tiempo que se empleará en acceder a esa información irá aumentando progresivamente. Habrá que reparar el Excel, puntearlo, generar los informes, etc. Es decir, la empresa se verá atrapada en un Excel Hell -Infierno del Excel-.

Los problemas de los sistemas no nativos o integrados

Uno de los grandes problemas de estos sistemas son su fragilidad. Cualquier mínimo error en un dato o en una fórmula, puede inducir a una mala decisión. Y, por ende, a una pérdida de tiempo y dinero considerable.

Por lo tanto, gestionar los datos vía Excel u otros procesos no automatizados no es del todo una buena idea porque, como decimos, puede mermar la calidad de la información. Y, ¿qué consecuencias crees que podría tener esto en el día a día de un negocio?

• Impedirá la toma de decisiones basada en la objetividad de los datos
• Los informes y sus análisis probablemente contendrán errores
• Aumentarán los costes operativos, administrativos, logísticos
• Habrá más posibilidades de encontrar discrepancias que, seguramente, requerirán tiempo y recursos para la identificación de errores y la conciliación de los datos
• La relación con el cliente se verá afectada negativamente
• Habrá serias dificultades para identificar errores, inconsistencias, mala praxis, …
• Será muy difícil cumplir con las normativas legales sobre protección y seguridad de los datos
• …

Tener o no tener he ahí la cuestión

Por lo tanto, es importante tener datos. Sí. Muchos datos, quizá también. Pero, lo más importante es poder filtrar esos datos. Identificar los que se necesitan y los que no. Facilitar su disponibilidad y usabilidad. Deben ser datos confiables, exactos, consistentes, íntegros. Deben ser legibles. Y, sobre todo, deben poder analizarse. Y es aquí, donde el Business Intelligence aportará valor, porque te ayudará a creer en los datos.

Cómo pasar del Excel hell al negocio inteligente

En definitiva, qué es Business Intelligence o, mejor dicho, qué es un negocio inteligente. la respuesta es clara: aquel que es capaz de gestionar sus datos, optimizar su información y aplicar el conocimiento para la toma de decisiones.  Mi recomendación para hacerlo con éxito y no morir en el intento es apoyarte en la tecnología adecuada. Y, mejor aún, en el socio tecnológico adecuado.

¿Por qué? Básicamente porque la oferta que hay actualmente en el mercado es muy amplia. Y puedes dejarte seducir por “datos” que no son relevantes, pasando por alto la “información” que, de verdad es clave para tu negocio.

¿Cómo escoger un Bussines Intelligence?

En un primer momento tendrás que distinguir entre las diferentes soluciones de Bussines Intelligence que existen. Tienes dos tipos fundamentales de sistemas:

• Externos: son los más habituales en la gran empresa. Se trata de un sistema que analiza una base de datos que se alimenta desde dirferentes fuentes de información muy diversa.
• Nativos: son bussiness intelligence que nacen integrados con el sistema ERP. Permiten a los usuarios explotar sus datos sin complicaciones y ponerse a trabajar y sacarle rendimiento en un corto periodo de tiempo.

En Datisa hemos apostado por un ERP inteligente que proporciona esa función analítica que necesitan las pymes de hoy en día. Por eso, nuestro Business Intelligence es nativo. Está perfectamente integrado con las fuentes de entrada de información.

El flujo de datos es transparente para el usuario que no tiene que hacer inversión en infraestructura. Y está basado en el cuadro de mando integral (CMI) que permite observar y analizar la evolución y resultados de negocio desde una perspectiva global. Si quieres saber más sobre cómo podemos ayudarte a conseguir un negocio inteligente, contacta con nosotros.