¿Qué es un ERP y para qué sirve?

Un ERP es una plataforma de gestión y planificación de recursos empresariales. Es también un sistema de información que facilita la toma de decisiones. Por lo tanto, es en realidad, un gestor de recursos más un repositorio centralizado de datos. La conjunción de ambas características lo convierten en la solución ideal para automatizar, facilitar e integrar unas operaciones con otras. Algo que, traducido al lenguaje, empresarial implica la mejora de la eficiencia, la rentabilidad y la competitividad del negocio.

Otra definición de lo qué es un sistema ERP

Un ERP permite a las pymes incrementar el valor de sus procesos ya que mejora su eficiencia y facilita la toma de decisiones. Por eso, cuando hablamos de un ERP, hablamos de mucho más que un repositorio de datos, con la ventaja en sí mismo que ello supone. Quedarse en esa visión simplista de un ERP sería limitar sus amplísimas posibilidades de cobertura funcional y su capacidad para impactar en positivo tanto en la operativa como en la dinámica del negocio.

¿Para qué sirve un software ERP?

Entonces, ¿qué hace un ERP en su condición de almacén de datos?

  • Almacena y facilita el acceso a la información. Datos veraces, consolidados y actualizados. La filosofía del dato único evita duplicidades y errores. Disponer de esta información permite planificar, prever y adelantarse a situaciones de riesgo. Pero también, identificar y aprovechar las oportunidades de negocio y tomar decisiones más acertadas. Más previsión y menos imaginación.
  • Aporta valor a la información al contextualizarla y completarla. Es decir, no basta, por ejemplo, con conocer la facturación de un año, sino que es necesario conocer cómo y por qué se ha llegado a esa cifra. De esta forma se consigue ampliar el conocimiento concreto sobre el origen, las causas y las consecuencias de ese dato. Más información y menos intuición.
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Y ¿qué aporta en su condición de gestor y planificador de recursos?

  • Automatiza procesos y operaciones. Facilitar la conexión automática de los flujos de trabajo de los diferentes entornos departamentales dentro de una misma organización o proyecto supone una mejora cualitativa y cuantitativa, especialmente en términos de eficiencia. Por ejemplo: complementar el trabajo del área de compras con el de ventas; el de facturación con el de contabilidad; o el de compras y ventas con el del almacén

Procesos que mejoran gracias los software ERP

Son muchos los procesos que mejoran con la implementación de un ERP. Algunos de estos procesos son operativos, otros, más estructurales. Pero, automatizar y agilizar, que son dos de las ventajas que aporta un ERP, son claves, no solo para mejorar los procesos, sino, para mejorar, en general, la gestión de una pyme. No obstante, estos son solo, algunos de los procesos que aumentan su efectividad con  la ayuda de un ERP.

  • ERP en gestión de compras porque aporta funciones de pedidos automáticos a proveedor según máximos y mínimos, consumos, pedido de cliente, etc. Un ERP permite, además, registrar de forma ágil, las entradas de mercancías, consultando e incorporando al albarán, si es necesario, los pedidos servidos. Todo ello, gestionando la parte administrativa a través de un intuitivo y funcional sistema de conformación de facturas que facilita el repaso y la modificación de los albaranes desde el mismo registro de la factura.
  • Gestión de ventas porque permite relacionar todos los documentos del proceso, desde el presupuesto hasta la factura de venta, pasando por el pedido, los movimientos del almacén, etc.
  • Gestión de comisiones porque facilita la definición, el cálculo y el control de las comisiones de venta por representante. Un ERP ayuda a determinar la duración del período acumulable, las comisiones correspondientes en función de las ventas realizadas, generar la contabilización del devengo y del pago y permite obtener listados según lo cobrado, lo pendiente de cobro, las fechas, los vendedores, etc. y facilita el recálculo de comisiones.
  • Gestión de stocks porque muestra en todo momento el estado de las existencias de cualquiera de los almacenes de la empresa, así como el valor de las mismas según el criterio que se desee, ya sea precio medio, precio último de compra o precio de tarifa. Y facilita también potentes listados y consultas en tiempo real que simplificarán aún más esta tarea.
  • Gestión de cobros y pagos porque automatiza la contabilización de los cobros y los pagos garantizando su seguridad y se adelanta a la recepción de los extractos bancarios al utilizar sus propios registros contables y previsiones como fuente de información más fiable lo que permite contrastar las acciones de terceros, ya sean clientes, proveedores o bancos. El ERP permite, además, integrarse con el resto de las aplicaciones para relacionar y seguir la pista de los documentos que justifican las operaciones de compra/venta como presupuestos, albaranes, facturas, asientos, documentos de cobro/pago, histórico de documentos, etc.
  • Gestión de la relación con los bancos facilita la conciliación bancaria automática partiendo de extractos financieros normalizados, el punteo automático de los movimientos del extracto contra los propios contables, la generación automática y/o manual de asientos y la captación de fechas operación y valor. Un ERP optimiza la situación de las cuentas bancarias (saldos a fecha, por cuenta, por medios, en fecha operación y valor, el análisis de las fechas de operación y valor para el estudio de desviaciones y previsiones, extractos, conciliaciones, estadísticas de movimientos, liquidación de intereses, …) Y simplifica la gestión de las cuentas bancarias, facilitando información sobre las condiciones pactadas, histórico de las mismas o límites de crédito y riesgo de las líneas de negociación.
  • Gestión de declaraciones porque permite generar las declaraciones con un solo click y proporcionan un calendario fiscal donde planificar las declaraciones pendientes, y un histórico para consultar las que ya han sido presentadas. Un ERP permite, además, ampliar la emisión de libros y obtener el certificado de retenciones y liquidaciones de los impresos oficiales de IVA/IGIC para su presentación telemática.

En definitiva, un ERP es un sistema que permite gestionar la información que se genera y circula en la organización y que automatiza determinados procesos, operativos y estructurales. Por lo tanto, en la definición de ERP hay que incluir su verdadera fortaleza para dar soporte a un modelo de gestión que apunte a la eficiencia, a la rentabilidad y a la mejora de la diferencia competitiva de cualquier negocio.

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