¿Qué es una Factura Proforma?

Es cada vez más habitual en la relación comercial con nuestros clientes que, se nos solicite una “factura proforma”.

¿Qué es y para que sirve una factura proforma?

“La factura pro forma es un documento sin validez fiscal, emitido por el proveedor, con la finalidad de que el comprador disponga de toda información necesaria sobre los elementos que componen la operación”.

Es cada vez más frecuente su uso cuando se entabla una relación comercial nueva y se exige el pago por anticipado. Mediante la emisión del documento se mostrará la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro.

Al tratarse de una oferta comercial, si es aceptada, será el origen de un contrato de compraventa. Por tanto, es necesario que contenga todos los datos necesarios para establecer los términos y condiciones de venta. Esto puede ayudar por ejemplo, a que podamos ver con antelación todos los ítems e impuestos que después vendrán en la factura.

Su emisión también se puede utilizar como documento acreditativo para la solicitud a una entidad bancaria de un crédito. Por ejemplo un leasing o un crédito documentario.

Además en los casos de comercio exterior se usa para justificar el envío de mercancía sin valor comercial. Como pueden ser las muestras, la tramitación de una licencia de importación o incluso para conseguir la autorización para obtener las divisas necesarias para el pago de la compraventa.

Características de la factura proforma

Las características que debe tener una factura proforma son prácticamente las mismas que deben figurar en una factura:

• Datos fiscales completos tanto del emisor como del receptor (Razón Social, Identificación Fiscal, Domicilio completo)
• La descripción de la mercancía, cantidad y precio
• Términos de entrega de la mercancía
• Base imponible, cuotas de impuestos, cantidad a pagar y forma de pago…

Pero además debe reflejarse de forma específica que el documento es una factura proforma, y en algunos casos, se aconseja el no numerar los documentos, para que no haya ningún equívoco al respecto.

Solución de la factura proforma desde el ERP

En resumen, una factura proforma en el fondo, no es más que una oferta o presupuesto. Por ello, se debe usar la funcionalidad relativa a la emisión y gestión de presupuestos. De esta forma, la emisión de una factura proforma  no conllevará ni la reserva ni movimiento de la mercancía en el almacén, así como ningún tipo de Registro en el libro de IVA o contabilidad.

Habitualmente deberemos configurar en el ERP un formato específico para la emisión de facturas proformas que cumpla con las formalidades anteriormente descritas. Se deberá mostrar de forma muy clara la naturaleza de factura proforma del documento. Aconsejamos que las facturas proformas se clasifiquen en una serie aparte, para diferenciarlas del resto de ofertas y no tenerlas en cuenta en las estadísticas.

Una vez que se ha cerrado el contrato, se ha entregado la mercancía y se han cumplido con los requisitos por ambas partes, se está en disposición de la emisión de la factura.

Muchos ERP de gestión comercial poseen mecanismos automáticos que permiten la conversión automática de proformas en facturas, simplificando los procesos de facturación y evitando que se produzcan errores en la emisión de las facturas, reflejando los términos en los que se ha llevado a cabo la operación comercial.