¿Qué es una Factura Proforma?

Una factura proforma es un documento comercial que se utiliza en el ámbito empresarial, sobre todo en transacciones internacionales.

A pesar de su nombre, una factura proforma no es un documento contable ni legal como lo sería una factura ordinaria. En cambio, se trata de un documento que se emite antes de la venta definitiva de un bien o servicio.

Sirve como una propuesta de venta o una especie de «borrador» de factura, donde se especifican los detalles de la transacción que se llevará a cabo, como el precio, los productos o servicios involucrados, las condiciones de entrega y los impuestos aplicables.

Ahora que tenemos una visión general de qué es una factura proforma, veamos con más detalle para qué sirve, qué elementos debe incluir y cómo se diferencia de otros documentos.

¿Qué es y para qué sirve una factura proforma?

La factura proforma es un documento que anticipa los detalles de una transacción comercial, proporcionando una descripción clara y detallada de lo que se va a vender y bajo qué condiciones.

Se utiliza para dar una idea precisa del coste total de los productos o servicios, sin que esto implique una obligación legal de pago por parte del cliente.

Entre los principales usos de la factura proforma se encuentran:

1. Ofrecer información detallada al comprador: A menudo se utiliza en el comercio internacional para que el comprador sepa el coste exacto de los productos y los términos de la venta.
2. Formalizar una oferta comercial: La proforma es útil cuando se necesita presentar una oferta detallada al comprador antes de emitir la factura final.
3. Solicitud de permisos y aduanas: En las operaciones internacionales, las facturas proforma son necesarias para solicitar permisos de importación o para cumplir con trámites aduaneros. Las autoridades suelen requerir este documento para evaluar aranceles y otras tasas.
4. Cálculo de costes: Los compradores utilizan la factura proforma para calcular el coste total de los productos o servicios, incluidas tarifas, impuestos y transporte.

Es importante subrayar que la factura proforma no genera una obligación de pago inmediata. Es más bien una herramienta de negociación y clarificación.

Qué elementos incluir en una factura proforma

Aunque la factura proforma no es un documento oficial para efectos contables o fiscales, sí debe cumplir con ciertos requisitos mínimos de información para ser útil y clara. Los elementos básicos que debe incluir son:

1. Datos del vendedor: Nombre o razón social, dirección fiscal, teléfono y correo electrónico.
2. Datos del comprador: Nombre o razón social, dirección, teléfono y correo electrónico.
3. Número de factura proforma: Aunque no es un documento fiscal, es útil que esté numerada para un mejor control y seguimiento interno.
4. Fecha de emisión: Es importante que quede claro cuándo se emitió el documento.
5. Descripción detallada de los productos o servicios: Debe especificar claramente qué productos o servicios se están presupuestando. Esto incluye cantidades, características y referencias si es necesario.
6. Precio unitario y total: Se debe incluir el precio por unidad y el total de la operación, así como posibles descuentos o condiciones de pago.
7. Condiciones de pago: Especificar los términos en los que el comprador deberá realizar el pago una vez se genere la factura definitiva.
8. Condiciones de entrega: Fechas estimadas de entrega, términos de envío, y quién es responsable del transporte, aduanas o seguros.
9. Términos y condiciones adicionales: Cualquier información relevante, como garantías, devolución de productos o posibles penalizaciones.

¿Quién puede emitirla?

La factura proforma es emitida por el vendedor o proveedor de bienes o servicios, ya sea una empresa o un profesional independiente. Este documento es entregado al comprador potencial cuando este solicita un presupuesto detallado o una oferta formal.

En transacciones internacionales, donde las regulaciones y trámites aduaneros suelen ser más estrictos, es común que el proveedor emita una factura proforma como parte del proceso de importación o exportación. Esto facilita la solicitud de permisos y ayuda a las autoridades a evaluar las tasas correspondientes.

¿La factura proforma lleva IVA?

La factura proforma no lleva IVA, ya que no se trata de una factura fiscal oficial. Al ser un documento preliminar o de carácter informativo, no genera obligaciones tributarias. El IVA y otros impuestos solo se aplican en la factura final, que se emite una vez que la venta ha sido confirmada y el cliente ha aceptado las condiciones de la transacción.

Esto es importante tenerlo en cuenta, ya que la factura proforma no tiene valor contable ni puede ser usada para deducir impuestos.

Sin embargo, en el documento puede aparecer una indicación de los impuestos que se aplicarán en la factura final, de modo que el comprador pueda tener una visión clara del coste total.

¿Cuáles son los datos obligatorios?

Aunque no es un documento oficial para fines fiscales, es recomendable incluir ciertos datos mínimos para que cumpla su función de forma adecuada. Los datos que deberían aparecer son:

• Datos de la empresa vendedora (nombre, dirección, CIF o NIF).
• Datos del cliente (nombre o razón social, dirección).
• Descripción detallada de los productos o servicios ofertados.
• Precios: Detallar el precio unitario y el total.
• Condiciones de pago: Si se conoce de antemano, puede incluir la forma y plazo de pago.
• Condiciones de entrega: Fecha aproximada, método de envío y gastos de transporte, si los hubiera.
• Número y fecha de la factura proforma para facilitar su seguimiento.

Comparación factura proforma, presupuesto, albarán y factura ordinaria

Os dejamos una tabla comparativa para destacar las diferencias clave entre los distintos documentos comerciales:

Solución de la factura proforma desde el ERP

En resumen, una factura proforma en el fondo, no es más que una oferta o presupuesto. Por ello, se debe usar la funcionalidad relativa a la emisión y gestión de presupuestos. De esta forma, la emisión de una factura proforma  no conllevará ni la reserva ni movimiento de la mercancía en el almacén, así como ningún tipo de Registro en el libro de IVA o contabilidad.

Habitualmente deberemos configurar en el ERP un formato específico para la emisión de facturas proformas que cumpla con las formalidades anteriormente descritas. Se deberá mostrar de forma muy clara la naturaleza de factura proforma del documento. Aconsejamos que las facturas proformas se clasifiquen en una serie aparte, para diferenciarlas del resto de ofertas y no tenerlas en cuenta en las estadísticas.

Una vez que se ha cerrado el contrato, se ha entregado la mercancía y se han cumplido con los requisitos por ambas partes, se está en disposición de la emisión de la factura.

Muchos ERP de gestión comercial poseen mecanismos automáticos que permiten la conversión automática de proformas en facturas, simplificando los procesos de facturación y evitando que se produzcan errores en la emisión de las facturas, reflejando los términos en los que se ha llevado a cabo la operación comercial.