¿Qué es una factura simplificada?

¿Qué es una factura simplificada?

Una factura simplificada es un documento que se emite en sustitución de la factura tradicional y que se caracteriza por tener una menor cantidad de datos.

En España, el uso de facturas simplificadas está regulado por el Real Decreto 1496/2003. En el se establece el régimen especial de tributación de las operaciones de venta a plazos realizadas por empresarios y profesionales.

Uno de los principales beneficios de la factura simplificada es la reducción de la carga administrativa que supone su gestión, tanto para el emisor como para el receptor, ya que se caracterizan por ser más sencillas y reducidas que las facturas tradicionales.

Además, existe otro beneficio en la utilización de facturas simplificadas, la posibilidad de aplazar el pago del IVA de las operaciones realizadas. Esto supone un ahorro en términos de tesorería para las empresas. Aunque claro, hay que cumplir con una serie de requisitos para poder acceder a este beneficio.

Si bien es cierto que una factura simplificada es un documento más sencillo, también es importante que cumplas con todos los requisitos legales establecidos. De esta forma, garantizas que la operación se ha realizado de forma correcta. Y claro, con ello, evitarás posibles problemas con Hacienda.

¿Quiénes pueden emitir facturas simplificadas?

Según lo establecido en el artículo 21 del Real Decreto 1496/2003, sólo podrán emitir facturas simplificadas aquellos empresarios y profesionales que cumplan los siguientes requisitos:

• Que su actividad consista en la venta de bienes muebles a plazo, con entrega inmediata o futura.
• Que no superen el límite de facturación establecido en el apartado 2 del artículo 21 del Real Decreto 1496/2003. En concreto, el límite de facturación anual para poder emitir facturas simplificadas es de 2.000.000 de euros.
• Que no estén obligados a llevar contabilidad conforme a lo establecido en el Código de Comercio.
• Que no sean sujetos pasivos del impuesto sobre el valor añadido por razón de otras actividades económicas que realicen.
• Que su importe no exceda de 400€, incluyendo el IVA.

Respecto al importe, también es posible emitir facturas que no excedan de 3.000€, ya con el IVA incluido. Para hacerlo, se debe tratar de algunas de las siguientes operaciones:

• Venta de bienes al por menor.
• Venta o servicios de ambulancia.
• Servicios de fotografía.
• Transporte de personas y sus equipajes.
• Servicios telefónicos que no permitan la identificación del portador.
• Servicios de tintorerías y lavanderías.
• Uso de instalaciones deportivas.
• Servicios de aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje.
• Hostelería y restauración.
• Salas de baile y discotecas.
• Servicios de peluquería e institutos de belleza.

¿Qué datos debe incluir una factura simplificada?

En cuanto al contenido, la factura simplificada debe incluir los siguientes datos de forma obligatoria

• El nombre o razón social y NIF del emisor.
• La descripción de los bienes vendidos.
• El precio de venta de los bienes.
• El tipo y la cuantía del impuesto sobre el valor añadido.
• El importe total de la operación.

De igual forma, la factura simplificada debe llevar el sello de la empresa y fecha de emisión. Además, también es recomendable que se incluya un número de referencia, que será útil a la hora de buscar la factura en un futuro, ya sea por cuestiones de seguimiento o para corregir posibles errores.

¿Cómo se puede emitir una factura simplificada?

Una factura simplificada se puede emitir tanto de forma electrónica como en papel.

En el primer caso, tendrás que hacer uso de aplicaciones o software específicos y diseñados para que cumplan con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria como los sistemas ERP para empresas de Datisa.

En el caso de las facturas emitidas de forma manual, estas deberán estar impresas en papel timbrado y llevar el sello de la administración tributaria competente.

No obstante, cabe destacar que, en el caso de las operaciones realizadas mediante la modalidad de venta a plazo, solo se podrán emitir facturas simplificadas de forma electrónica.

Una vez emitida la factura, esta deberá ser enviada al cliente por correo electrónico o bien, entregada en mano en el caso de tratarse de una operación local. En cualquier caso, es importante que se guarde una copia en formato electrónico o en papel, por si se necesitara para un futuro.

Cómo ves, la factura simplificada es un documento muy útil para el día a día de muchas empresas, ya que permite emitir una factura de forma rápida y sencilla. Además no debe ser confundida con la factura rectificativa, que explicamos en un anterior post.

Aunque claro, es importante tener en cuenta que debes cumplir con todos los requisitos legales establecidos. Esto te ahorrará muchos dolores de cabeza y posibles problemas con Hacienda en un futuro.

Algo que te recomendamos es que siempre consultes con un contable o un asesor fiscal antes de emitir una factura simplificada.