Recomendaciones para automatizar procesos en una pyme

Automatizar los procesos en una pyme

En los tiempos que corren, la eficiencia debe ser una premisa en todas las organizaciones empresariales que busquen mejorar sus ratios de rentabilidad y productividad. Hacer más eficientes los procesos y, con ello, la operativa y la estructura de un negocio es la clave para transitar por una era en la que los cambios condicionan la evolución y el desarrollo de una empresa.

¿Por que una de las claves para alcanzar niveles mayores de eficiencia operativa y funcional es apostar por la automatización de los procesos?

La respuesta es bien sencilla: porque todo aquello que puedas automatizar te permitirá, por un lado, ahorrar tiempo, por otro lado, ahorrar recursos y, por otro, además, te garantizará la eliminación de errores.

Es decir, que, de una vez, haremos realidad la máxima del “bueno, bonito y barato”. O, si lo prefieres la del “más por menos”, que, en este caso, viene a ser lo mismo.

Habiendo dejado atrás la idea de que la tecnología es apta solo para empresas de gran tamaño, lo cierto es que las pymes han optado por aprovechar al máximo las posibilidades que les ofrecen las soluciones tecnológicas en el entorno de la gestión.

Pero, es en el aprovechamiento de los recursos empresariales, donde las pequeñas y medianas empresas, han puesto el foco para tratar de optimizar el funcionamiento interno de sus negocios con la finalidad última de mejorar también sus cifras en cuanto a productividad y eficiencia.

Sus responsables son conscientes de que, con ello, mejorarán, a su vez, el servicio que prestan a sus clientes, la imagen que proyectan a todos los agentes implicados en la cadena de valor de su negocio y, en general, podrán implementar nuevas iniciativas de innovación, de evolución o de expansión con el “tiempo extra” que les regala el uso eficiente de la tecnología.

Entonces, se me ocurren algunas ideas para que, la automatización de los procesos en el ecosistema pyme que, como digo, es estratégica para su evolución, sea, además, una tarea lo suficientemente escalable y sencilla como para abordarla sin la sensación inicial de estrés que provocan muchas de las iniciativas tecnológicas.

Escala poco a poco

Subir el Everest en una jornada y sin oxígeno es imposible. Lo mires por donde lo mires. IMPOSIBLE. Del mismo modo, plantearte una implementación o una modernización o una transformación tecnológica, da igual como quieras llamarlo, sin la planificación necesaria, acaba siendo un fracaso. Por eso, la idea es empezar por el principio e ir paso a paso.

Sí, ya sé que así, escrito, parece obvio. Y lo es. Sin embargo, cuando nos planteamos una mejora, sea en el entorno que sea, a veces, nos entran las prisas y queremos que todo esté perfecto, lo antes posible, sin pararnos a pensar en las muchas implicaciones que tienen, no solo para la organización, sino para las personas que la conforman los cambios que acarrean esas iniciativas.

Recomendaciones

Por eso, mi primera recomendación es que, cuando se establezcan los objetivos, se plantee una estrategia que permita ir escalando, paso a paso, para coronar diferentes etapas en el trayecto.

Hay que implementar, pero también hay que atraer y comprometer a los futuros usuarios con los beneficios de esa nueva tecnología.

Si no, estamos perdidos y, aunque consiguiéramos coronar la cima, la recompensa sería mínima pues o se infrautilizaría la tecnología o se utilizaría mal, dando al traste con los objetivos propuestos y comprometiendo seriamente la inversión realizada.

Por lo tanto, te propongo que, en esa estrategia de automatización “escalable” te centres primero en aquellos procesos que son más rutinarios, establece flujos de trabajo ágiles y lo suficientemente flexibles como para que generen seguridad en los usuarios y define los parámetros a seguir para actualizar las aplicaciones tecnológicas sobre las que se apoye esa automatización de procesos.

Recuerda que hay que hacer actualizaciones periódicas para que los cambios del negocio y la evolución tecnológica vayan a la par.

Decide por dónde quieres empezar

Esta es una de las decisiones más importantes. Decía antes que, quizá sea más sencillo empezar por las tareas más rutinarias, las que no aportan un valor añadido. Sin embargo, siempre digo lo mismo: lo que sirve a unas empresas, no sirve a otras.

Puede ser que, algunas organizaciones prefieran automatizar aquellos procesos que consideran el corazón de su negocio.

Es una decisión, totalmente valida, entendiendo que responde a una decisión estratégica. Sin embargo, en términos generales y, como idea, empezar por lo más sencillo, suele dar esa confianza que se necesita muchas veces para impulsar el compromiso de algunas áreas menos “receptivas” a los cambios.

Dicho esto, el entorno comercial, el área de almacén, contabilidad, atención al cliente, producción, cualquiera de estas áreas son candidatos ideales para utilizar la tecnología en beneficio de una mayor automatización de sus procesos.

Pero, una vez que decidas por qué entorno comienzas a ascender al Everest, deberás diseñar tus propias rutas, con diferentes etapas y metas y sobre todo con un calendario que cumplir y un presupuesto que respetar. Ya sabes: si quieres empezar por automatizar la información relacionada con los pedidos, el stock, los asientos contables, impuestos, etc.

Automatizar de manera ordenada

También el proceso de automatización debe seguir un orden. Identificar y documentar las tareas que son más fácilmente estandarizables y repetirlas de manera coherente. Es un primer paso.

La segunda etapa se centrará en buscar un software que de soporte a la automatización de esas funciones que hemos identificado. Hay que detectar cuáles son los procesos que proporcionan un retorno más alto de la inversión y automatizarlos.

Como decía antes, el tema presupuestario es crucial. Por lo tanto, habrá que tener resuelto el tema de la financiación. Es decir que, de nada sirve todo lo anterior si, llegados a este punto, descubrimos que la empresa no dispone de recursos económicos para acometer la automatización.

Recuerda que, automatizar es mucho más que implementar una solución tecnológica. Automatizar implica introducir una nueva manera de hacer las cosas, algo que no siempre es fácil en según qué tipo de empresas.

Si te apoyas en un socio tecnológico de confianza, creo que todo será más fácil porque, igual que los sherpas, conocen las ventajas y dificultades de los itinerarios, cargará con el “equipaje” de la frustración y la resistencia que muchas veces provocan estos proyectos y, en definitiva, podrás compartir la responsabilidad de llegar al final del camino en perfectas condiciones.