Reducción de costes con la gestión de almacenes multi-ubicación

La gestión de almacenes por multi-ubicación ha sido durante décadas el método aplicado por las grandes organizaciones proveedores logísticos para optimizar su espacio y procesos de almacén. Ahora, las ventajas de este método también se hacen extensible a las Pymes con necesidades avanzadas en la gestión de su almacén, gracias a la aparición de programas adaptados a sus requisitos funcionales y de inversión.

Los almacenes caóticos o multi–ubicación, tal y como su nombre indica, son almacenes organizados por ubicaciones. El objetivo es optimizar al máximo el espacio. Se les llama almacenes caóticos porque un artículo puede estar ubicado en lugares diferentes dentro del almacén; no esta organizado de manera clásica en la que cada artículo o referencia tenga una ubicación concreta, sino que puede estar colocada en diferentes lugares. Pero entonces, ¿Cómo somos capaces de encontrar lo que necesitamos? Pues gracias a su informatización, es el software el que nos indica como encontrar ese artículo.

Cuestión de espacio

La gestión de almacenes por multi-ubicación ofrece numerosas ventajas, ya que en definitiva permite optimizar al máximo el espacio en el almacén, dado que los artículos se organizan según criterios de disponibilidad de espacio u otros criterios, en lugar de existir ubicaciones pre-asignadas. Nuestro espacio no es infinito. Y como todo recurso limitado, además tiene un coste.

Algunos de los costes de almacenamiento son fijos y poco operativos. En general, no podemos incidir sobre el precio de la luz o del metro cuadrado del suelo. Pero otros sin duda permitirán jugar con su racionalización y dimensionamiento. Si podemos aprovechar el espacio y, le añadimos una gestión efectiva del tiempo ya estamos muy por encima de la optimización y entramos en una nueva fase.

Una buena gestión de un almacén caótico permite al responsable del mismo tener un control total de la mercancía almacenada, conocer su ubicación exacta, jugar con reubicaciones flexibles, y manejar las entradas y salidas de stock, por multi-ubicación, logrando conseguir más de un 25% más de espacio disponible frente a los métodos de gestión tradicionales.

Lo que sí es fundamental para gobernarlo es disponer de la herramienta informática precisa, capaz de contemplar la mecanización de estos procesos desde la misma recepción de la mercancía. No basta con crear un listado de entrada, sino que se pueda manejar cada referencia de artículos con posibilidades de multi-ubicación, o que se puedan añadir funciones complementarias como los informes de discrepancias o manejar albaranes de devoluciones.

Según las especificaciones de rotación, caducidad o índices de consumo, el software puede recomendar determinadas ubicaciones para cada tipo de mercancía, y priorizar el orden de salida, cancelando “reservas” de espacio y asignando a cada nicho o estantería un código EAN. Existe además la posibilidad de reforzar los controles de trazabilidad, por otra parte lógicos si estamos tratando con varios turnos de trabajo, e incluso con diversas ubicaciones. Por lo que se pueden añadir nuevos dígitos de control extra (checksum) que sirven para comprar que se hayan introducido correctamente los datos en el sistema de forma que el operario de turno no pueda cometer ningún error, ni tampoco inventarse ubicaciones fantasma.

Los almacenes caóticos también permiten operaciones del tipo cross docking para casos en los que el material pasa por el almacén tan sólo para el proceso de distribución, trasladándose directamente el material de los muelles de entrada a los de salida, o asignando automáticamente el material recibido de los proveedores a los pedidos de los clientes.

Beneficios muy reales

•  Ahorro de costes optimizando al máximo el espacio del almacén. Al no existir ubicaciones pre-asignadas los productos se almacenan según criterios de disponibilidad de espacio u otros criterios introducidos en el programa.
• Mejora del nivel de satisfacción de los clientes. Gracias al total control de las existencias del almacén, se podrá saber en cualquier momento la disponibilidad de cada artículo y dónde se encuentra, ofreciendo una respuesta más rápida.
• Adaptación del tamaño del almacén a la demanda real. La información que proporciona la aplicación permite ajustar al máximo las existencias en función de la demanda, mejorando la toma de decisiones de compras.
• Ahorro de tiempo en la realización del inventario. No hará falta parar el negocio para hacer el inventario, y el tiempo se reducirá a la mitad. La automatización de entradas, descarga y verificación también reduce las tareas administrativas optimizando el proceso.