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Para todos los ejercicios contables, las empresas deben efectuar obligatoriamente dos presentaciones en el Registro Mercantil:
– Legalización de Libros oficiales, hasta cuatro meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año natural).
– Depósito de Cuentas anuales, hasta un mes desde su aprobación en la Junta General Ordinaria de Accionistas (la Junta debe celebrarse en los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, por lo que, apurando plazos el depósito se puede efectuar hasta el 31 de julio para los ejercicios que coinciden con el año natural).
Con los programas de Contabilidad Avanzada y de Contabilidad para Asesorías de Datisa, la preparación de los Libros oficiales de contabilidad y los Estados financieros para las Cuentas anuales está completamente automatizada.
– Los Libros contables: Diario, Inventario y Cuentas Anuales y Memoria.
– Los libros de sociales: Actas, Registro de socios y Contratos del socio.
Información sobre la documentación a entregar, forma de prepararla, y procedimientos de presentación sobre:
La Ley 25/2011, de 1 de agosto, de reforma parcial de la Ley de Sociedades de Capital y de incorporación de la Directiva 2007/36/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de julio, sobre el ejercicio de determinados derechos de los accionistas de sociedades cotizadas, da nueva redacción al artículo 279 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, eliminando el requisito de la legitimación notarial de las firmas para el depósito de las cuentas anuales.
Para este propósito, también se ha derogado el artículo 366.1.2 del Reglamento del Registro Mercantil, eliminando el requisito reglamentario de que la firma de los administradores tenga que ser objeto de legalización.
El aspecto más universal de esta Ley lo constituye la forma de convocatoria de la junta general de socios, que suprime el carácter obligatorio de la publicación de la convocatoria en el «Boletín Oficial del Registro Mercantil» y en un diario de los de mayor circulación en la provincia en que esté situado el domicilio social (exceptuando cuando las acciones emitidas sean al portador o que sea una sociedad cotizada).
En relación al depósito anual de las cuentas anuales se elimina el requisito de que la firma de los administradores tenga que ser objeto de legalización y se suprime la publicación en el BORME.
La Ley 15/2010, de 5 de julio, en la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, en la Disposición adicional tercera –deber de información- establece la obligatoriedad de informar sobre los plazos de pago a proveedores en la Memoria de las cuentas anuales de los ejercicios que comiencen a partir de 2010, según dictamine una Resolución del ICAC.
La “Resolución de 29 de diciembre de 2010”, del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas sobre la información a incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con los aplazamientos de pago a proveedores en operaciones comerciales”, que se publicó en el BOE del 31 de diciembre, instruye el contenido informativo a incluir en las cuentas anuales.
La aprobación de los nuevos modelos de cuentas anuales para incluir la información sobre plazos de pago a proveedores se legisló en la Resolución de 28 de febrero de 2011, de la Dirección General de los Registros y del Notariado.
Ley 31/2014, de 3 de diciembre, por la que se modifica la Ley de Sociedades de Capital para la mejora del gobierno corporativo.
Resolución del 29 de enero de 2006 del Instituto de Contabilidad y Auditoría de cuentas, sobre la información a incorporar en la memoria de las cuentas anuales en relación con el periodo medio de pago a proveedores en operaciones comerciales para las sociedades mercantiles que elaboran la memoria en el modelo abreviado del Plan General de Contabilidad o que apliquen el Plan General de Contabilidad de pequeñas y Medianas Empresas.
Según la Resolución del ICAC, la información se suministrará en una nota de la memoria con la denominación «Información sobre los aplazamientos de pago efectuados a proveedores. Disposición adicional tercera. «Deber de información» de la Ley 15/2010, de 5 de julio.», y estará contenida en un cuadro los importes de pagos en el plazo legal, de los excedidos en plazo (resto), y de los pagos pendientes al finalizar el ejercicio que en esa fecha sobrepasen el plazo máximo legal para el ejercicio que se presenta y para el anterior.
Cuando las cuentas anuales se presentan en modelo “normal” hay que reseñar la ratio Período Medio ponderado de Pagos excedidos (PMPE) en días.
En la memoria del ejercicio 2010 no es necesario informar de los plazos del año anterior (la Ley 15/2010 entró en vigor el día 7 de julio de 2010, por lo que todos los plazos de las entregas anteriores a esta fecha están en plazo).
La Ley 15/2010 define como plazo de pago el intervalo en días naturales entre la fecha de entrega o prestación del servicio y la fecha de pago, y dicta los siguientes plazos máximos que debe cumplir el deudor para las operaciones comerciales entre empresas según tipo de actividad:
En el supuesto de que haya que publicar separadamente los importes de pagos en plazo, fuera de plazos y pendientes excedidos, imposibilita la ubicación de algoritmos de cálculo globales, obligando a recurrir al estudio de cada pago realizado y cada pago pendiente. Se debe de informar según Ley 31/2014, de 3 de diciembre.
Para aquellas sociedades mercantiles que elaboren la memoria en el modelo abreviado del Plan General de Contabilidad o que apliquen el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas empresas calcularán el período medio de pago a proveedores de una forma simplificada a través de la siguiente fórmula:
Nuestras aplicaciones de Contabilidad Avanzada (SPEEDY CODA) y de Contabilidad para Asesorías (ASESDA), para el modelo normal incluyen dos funciones para la obtención automática del cuadro “plazos de pago” que debe figurar en la Memoria de las Cuentas Anuales, y se basan en la información contenida en las previsiones de pago (en las que figuran las fechas de factura y de pago) y en los extractos de las cuentas de proveedores (los movimientos acreedores corresponden a las compras y los movimientos deudores a los pagos, relacionados por los códigos de punteo).
Para memoria abreviada y pyme, los plazos de pago se obtienen de la fecha del asiento de los movimientos contables. Nuestras aplicaciones muestran la información desglosada por proveedor y agrupada.
Para más información sobre el funcionamiento de nuestras aplicaciones, contacte con el departamento de Soporte Técnico.
El BOE del 20 de junio de 2011 publica la orden del Ministerio de Justicia JUS/1698/2011, de 13 de junio, por la que se aprueba el modelo para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales consolidadas. Más información en la página web del Ministerio de Justicia.
Los Libros oficiales, también conocidos como Libros de los empresarios y como Libros de comercio, deben legalizarse todos los años con la finalidad de “precintar” la información contenida en los mismos, para que no se pueda alterar posteriormente. El archivo y custodia de estos Libros, que son secretos, corresponden a la Empresa.
Para legalizar los Libros de los ejercicios contables iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013 (para el año 2014 en las empresas cuyo ejercicio coincide con el año natural) es obligatorio generarlos en formato digital y presentarlos por teleproceso, según especificaciones de la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
Los Libros oficiales comprenden los Libros contables (cuya información corresponde a los datos del ejercicio contable) y los Libros sociales (Libro de actas y Libro de acciones nominativas o Libro de socios o Libro de contratos del administrador único).
Nuestras aplicaciones de Contabilidad Avanzada (SPEEDY CODA) y de Contabilidad para Asesorías (ASESDA), disponen de funciones para emitir automáticamente las hojas de los libros contables, numeradas adecuadamente, listas para encuadernar, y también para generar automáticamente los “ficheros informáticos” adecuados.
Para la presentación telemática cada Libro se puede obtener en fichero PDF (en nuestro programa denominados en Papel) o en Hoja de cálculo (en nuestro programa Digital).
El Libro diario contiene los movimientos contabilizados durante el ejercicio. Se puede obtener en formato reducido o en formato detallado.
En el primero se genera un movimiento contable con el importe acumulado de todos los movimientos deudores y acreedores mensuales de cada cuenta de primer nivel (en general las de tres dígitos).
Su justificación legal se basa en el Código de Comercio, Art. 28.1, apartado 2, que dice: “Será válida [para el Libro Diario], sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes”.
Recomendamos la obtención del formato reducido cuando el número de movimientos contables supera el millón.
El Libro de inventario y Cuentas Anuales (en nuestro programa denominado “Balances, Inventario y Cuentas anuales”) está formado por el Balance de apertura, cuatro Balances de comprobación trimestrales, el Balance de comprobación después del cierre, el Inventario (Balance de sumas y saldos a último nivel) y los Estados financieros.
Para obtenerlo indique las plantillas de Estados financieros que corresponden a su actividad y volumen de operaciones (no los especiales para la presentación digital de las Cuentas Anuales).
Añada la Memoria realizada con cualquier editor de textos, o con la aplicación de DATISA.
NOTA: también es habitual presentar este contenido en dos Libros denominados Balances, e Inventario y cuentas anuales, opción disponible en nuestro programa.
Recoge las actas de las Juntas de accionistas ordinarias y extraordinarias, y en su caso, del Consejo de administración u otros órganos colegiados de la sociedad, o de las decisiones adoptadas por el socio único, celebradas durante el ejercicio.
Pueden presentarse en varios Libros. Cada acta incluirá el lugar y fecha de celebración, el orden de día, los nombres del presidente y secretario, la lista de asistentes con el porcentaje de participación en la sociedad y los acuerdos. El último punto del orden del día puede ser el de aprobación del acta si las circunstancias lo permiten.
El Libro de acciones nominativas (sociedades anónimas), el Libro de socios (sociedades limitadas) o el Libro de contratos del socio único (sociedades unipersonales) solo hay que presentarlo en el primer ejercicio iniciado a partir del 29 de noviembre de 2013 y en los ejercicios que haya cambios. Este libro registrará la titularidad originaria y las sucesivas transmisiones, voluntarias o forzosas, de las acciones/participaciones sociales, así como la constitución de derechos reales y otros gravámenes sobre las mismas. En cada anotación se indicará la identidad y domicilio del titular de la participación o del derecho o gravamen constituido sobre aquella.
Para la presentación digital debe de operar siguiendo estas instrucciones:
Si se cumplen las reglas de coherencia, se puede realizar una de estas dos opciones:
IMPORTANTE: No confundir el programa Legalia (para Legalización de Libros) con el D2 (para Depósito Digital de cuentas anuales).
Las cuentas anuales de los ejercicios contables que se inician a partir del 1 de enero de 2008 (adaptados al PGC 2007) se ajustarán a lo establecido en la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero (28 páginas), por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales de los sujetos obligados a su publicación, editadas en el BOE del día 10 de febrero, y a las correcciones descritas en la Orden JUS/1291/2009, de 21 de mayo, publicadas en el BOE del día 23 de mayo.
En la Resolución de 25 de mayo de 2009, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales de los modelos de las cuentas anuales, que se presentan en la página Registros Mercantiles de la web del Ministerio de Justicia (con otra información de interés).
Para el ejercicio 2009 se introducen cambios en los modelos a presentar en la Resolución de 6 de abril de 2010 (20 páginas). El Depósito de las Cuentas Anuales está regulado por la LSA, R.D. 1564/1989, de 22 de diciembre, en los Artículos 218 a 222.
También hay que adjuntar, según los casos, los Anuncios de convocatoria, y la Certificación SICAV. Se puede añadir otra documentación.
Contendrá las especificaciones de mención que exige el artículo 366.1.2º del Reglamento del Registro Mercantil, firmado por los administradores, y con legitimación notarial de dichas firmas.
En caso de presentación digital, este certificado identificará de forma inequívoca las cuentas presentadas digitalmente indicando la huella digital correspondiente al fichero D2.zip que contiene todos los ficheros pertenecientes al depósito de cuentas. Puede descargar modelos orientativos para este certificado del R.M. de Alicante.
El nuevo Plan General de Contabilidad define tres modelos de estados financieros y memoria denominados pymes, abreviado y normal. En la siguiente tabla se indican los criterios que determinan el modelo que se debe utilizar según los valores de Total activo, Importe de la cifra de negocios y Número medio de trabajadores:
Existen tres procedimientos para el Depósito de las Cuentas Anuales: En papel, Digital en soporte informático (CD o DVD) y Digital por Teleproceso.
Para la presentación en papel debe descargar los formularios disponibles en formato PDF en la web del Ilustre Colegio de Registradores, imprimirlos y rellenarlos con “letra clara”. Existen modelos para cuentas normales, abreviadas, y pymes.
La presentación digital consiste en entregar un fichero informático con el nombre, contenido y formatos especificados, del que hay que obtener una huella digital para garantizar que no ha sido modificado, todo según lo descrito en la Orden ministerial anteriormente citada.
La información correspondiente a los estados financieros se ajustará a los modelos normalizados, y la memoria podrá estar también ajustada a los cuadros normalizados, pero no obligatoriamente.
Los formatos de archivo admitidos para los documentos adjuntos es la expuesta en el siguiente cuadro (aunque no se menciona en el BOE, el programa D2 también admite el formato de imagen JPG para todos los tipos de documentos):
La huella digital es una secuencia alfanumérica de 26 caracteres (dígitos y letras mayúsculas) que se genera según el algoritmo descrito en la legislación mencionada, cuyo valor depende del contenido del fichero.
Cualquier cambio en el fichero, por pequeño que sea, dará lugar a una huella distinta, garantizando de esta forma la integridad de la información presentada. La representación de la huella mediante un código de barras (con código EAN 128A) permite agilizar considerablemente los procesos en los que se utiliza.
La presentación telemática consiste en enviar las cuentas anuales en formato digital (fichero D2.zip) por internet a la sede electrónica del Colegio de Registradores de la Propiedad. Para ello es necesario ser “usuario abonado” (1) y poseer un certificado de firma digital (2).
Si la persona o personas legitimadas para certificar la aprobación de las cuentas disponen de firma electrónica reconocida (3) pueden enviar el fichero D2.zip y el fichero que contiene la certificación de aprobación de las cuentas haciendo uso de dicha firma, sin necesidad de la legitimación notarial de firmas (Envió telemático Completo).
En caso de que las personas legitimadas no dispongan de firma electrónica es necesario generar previamente la huella digital, remitir el fichero con el certificado de firma digital presentador, y presentar en papel la certificación acreditativa de la aprobación de las cuentas con los requisitos anteriormente citados (contenido, huella digital y legitimación notarial de firmas) en el plazo de 15 días desde la remisión del fichero (Envió telemático Mixto). El envío telemático tiene un coste adicional al del depósito.
(1) Para abonarse y efectuar los envíos telemáticos utilice los Servicios Interactivos Registrales.
(2) Los Certificados de firma digital reconocidos son: CERES – FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre); DNIe (Dirección General de la Policía); AC ABOGACÍA; ANCERT (Agencia Notarial de Certificación Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana); CATCert; Firmaprofesional, S. A.; y S.A. REGISTRADORES DE ESPAÑA SCR.
Para la facilitar la presentación digital de cuentas anuales, el Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España distribuye gratuitamente el programa D2 (Depósito Digital de Cuentas). Debido a cambios legislativos de contenido de las cuentas anuales, para el PGC 2007 existen varias aplicaciones:
Estos programas disponen de funciones de creación e importación de depósitos, tratamiento de documentos adjuntos, y validación (chequeo y generación de huella). Su utilización proporciona una forma fácil, segura y lógica de obtener el fichero D2.zip y la huella digital. Puede disponer del programa accediendo a la página de descargas del Registro Electrónico de I.C. de Registradores.
Antes de utilizarlos es importante que compruebe en Ayuda… Acerca de D2… que dispone de la última versión.
La introducción de datos en el programa D2 puede ser Manual tecleando todos los datos, Importando un fichero XBRL (que no contiene todos los datos) e Importando un fichero D2.zip (que puede ser completo).
Cualquiera que sea el método de entrada de información es posible modificar cualquier dato. El programa también permite adjuntar documentos (Memoria, Modelo de autocartera, Informe de Gestión, Informe de Auditoria, Anuncios de convocatoria, Certificación SICAV y Otros).
Las funciones para operar con el programa se invocan desde la opción de la Barra de menú “Formulario”. Son destacables las funciones “Cambiar el tipo de formulario…” que permite la modificación del tipo de estados financieros y si se cumplimenta la memoria en formato normalizado, y “Comprobar validaciones“, que también puede invocar en cualquier momento pulsando Ctrl+R.
La función “Generar Depósito digital…” crea el fichero D2.zip a partir de la información introducida, previa validación de los datos, e imprime la Instancia de Presentación por duplicado y la Huella Digital. Para grabar el fichero se solicita el directorio, sugiriendo uno por defecto.
Para obtener el Depósito de Cuentas Anuales en formato digital, con cualquiera de nuestros programas de contabilidad, siga los siguientes pasos:
1.- Compruebe si están disponibles los Patrones de Estados Financieros adecuados para este propósito (las descripciones contienen un código numérico de 5 dígitos entre corchetes), del nivel (normal, abreviado, o pymes) que corresponde a su empresa. DATISA los proporciona (aplicables si se ha utilizado la codificación de cuentas del PGC) y para el PGC 2007 su nombre empieza por DC. Si fuese preciso, impórtelos o actualícelos con las funciones de edición de Patrones de Estados financieros, en Definiciones Comunes.
2.- Revise la Definición de datos constantes de la empresa. Esta etapa solo es necesario realizarla cuando corresponda a una empresa nueva, cuando se amplíen estos datos (como es el caso para las primeras cuentas formuladas con el PGC 2007) o cuando haya algún cambio en los datos de identificación, apoderados, etc.
Las funciones están disponibles en el menú de contabilidad Definiciones de empresa… Declaraciones…
Datos de identificación (la segunda pantalla contiene los apoderados, y la tercera está dedicada a la inscripción en el Registro Mercantil y notificaciones de éste organismo) y Configuración (Tipos de estados financieros que corresponden a la empresa, Patrones para su obtención y Ruta para la obtención de ficheros).
3.- Genere un fichero D2.zip mediante la función Declaraciones… Registro Mercantil… Digital… Cuentas anuales (PGC 2007). Indique los datos que se solicitan (Ejercicio, Tipo de estados financieros, Patrones, y Ruta y Nombre del fichero).
4.- Cargue el programa D2 y pulse el botón “Importar y validar huella” (si ya está operando con el programa seleccione esta función en Formulario…), marque la opción “De un fichero en formato D2 (zip)”, e indique la ruta y el nombre de fichero generado en el paso 3. Complete información si fuese preciso, adjunte la Memoria y los restantes documentos obligatorios.
5.- Genere el “Depósito digital” tal como se explica en el apartado Programa D2.
Esta funcionalidad está disponible en nuestras aplicaciones de Contabilidad Avanzada (SPEEDY CODA) y de Contabilidad para Asesorías (ASESDA),
Para más información sobre el funcionamiento de nuestras aplicaciones, contacto con el departamento de Soporte Técnico.
Publicados en el BOE del día 17 de noviembre en el Real Decreto 1612/2011, de 14 de noviembre, y han entrado en vigor el día 18.
Escrituras de constitución de sociedades de responsabilidad limitada por vía telemática que no tuvieren entre sus socios personas jurídicas ni un capital social superior a 30.000 euros (y otras condiciones), por todos los conceptos 150 euros, que se reducirá a 60 euros cuando, además, el capital no sea superior a 3.100 euros y sus estatutos se adapten a algunos de los aprobados por el Ministerio de Justicia.
Por la inscripción o anotación de la constitución, absorción, fusión o transformación de cada Sociedad, así como por la emisión de obligaciones u otros títulos, se percibirán los derechos que se consignan en las siguientes escalas:
En todo caso, el arancel global aplicable regulado en este número no podrá superar los 2.181,673939 euros.
Por la inscripción de la constitución de sociedades de responsabilidad limitada por vía telemática que no tuvieren entre sus socios personas jurídicas ni un capital social superior a 30.000 euros… 100 euros, y también se reducirá a 40 euros el capital social de las sociedades de responsabilidad limitada cuando no sea superior a 3.100 euros y sus estatutos se adapten a algunos de los aprobados por el Ministerio de Justicia.
En todos los casos se hará constar en la minuta los suplidos, conceptos, bases y número de arancel… así como la mención expresa al recurso que contra ella cabe y el plazo para su impugnación.
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