Consejos prácticos para la reposición de stock

Mejorar la eficiencia y ahorrar tiempo, son dos objetivos clave en la gestión del almacén.  Respecto a la reposición de stocks, la clave está en equilibrar las prioridades del servicio con las condiciones del almacén -especialmente, el espacio-. Y, a partir de ahí, establecer flujos de trabajo eficientes y que apunten, por un lado, a la satisfacción del cliente. Es decir, a la calidad del servicio. Y, por otro, a la rentabilidad del negocio. En este artículo te contamos los principales criterios de reposición de un almacén. Y cómo optimizar su gestión con la ayuda de un ERP.

La gestión de un almacén es compleja por la cantidad de procesos que tienen lugar en él. Y, porque su operativa tiene un impacto relevante sobre el conjunto global del negocio. Una gestión inteligente del almacén implica también una estrategia óptima de reposición de stock que acompañe la dinámica corporativa para el cumplimiento de sus objetivos. No obstante, respecto a la reposición de stock en el almacén cabe establecer sus propias metas:

  1. Evitar demoras o pedidos incompletos
  2. Impedir roturas de stock
  3. Frenar problemas de liquidez o de financiación si se compra demasiada mercancía
  4. Impedir que se produzcan pérdidas o deterioros
  5. Evitar que se devalúe la mercancía almacenada

Una estrategia óptima de gestión de stocks incluirá todas las operaciones, funciones y tareas orientadas a propiciar el flujo regular de mercancías. La clave pasa por hacer que los costes que implica mantener el stock permanezcan bajo mínimos. Y mantener la calidad del servicio que se presta al cliente, siempre, en el punto más elevado.

Criterios de reposición de stock en el almacén

Reponer el stock consiste en reabastecer el almacén con nuevas mercancías que llegan de producción o de los proveedores con los que trabaja la compañía. Podemos incluir otro proceso más: el traslado de artículos desde las estanterías de almacenaje hasta las que abastecen el picking. En todo caso, la reposición de stock en el almacén debe hacerse teniendo en cuenta el resto de las tareas que suceden en el propio almacén. Incluso, diría también, teniendo en cuenta lo que sucede en el resto de la organización. Es decir, no es una función aislada.

A la hora de reponer el almacén con criterios automatizados encontramos tres que son fundamentales:

Estrategia de reposición de stock bajo demanda

Especialmente relevante cuando la empresa funciona prácticamente como un almacén centralizado de sus clientes. Este sistema permite organizar pedidos al proveedor en función de los pedidos que hacen los clientes. ¿Qué se consigue con esto? Que en el momento preciso en el que se recibe el pedido del cliente, se pueda generar, automáticamente el pedido al proveedor o proveedores en función de los artículos que demanda el cliente.

En este modelo, cuando se entra en la fase de reposición de stock se eligen las referencias que se empaquetarán para el envío en la siguiente oleada. Este modelo de reposición de stock en el almacén bajo demanda es dinámico y flexible. Se ajusta continuamente a cada oleada de pedidos y se utiliza especialmente cuando la demanda es muy variable y difícil de predecir.

Esta estrategia, también denominada “Just in Time” permite no tener que almacenar mercancías. O lo que es lo mismo, tener stock cero de forma que no se puede prescindir de las grandes infraestructuras de almacenamiento. Además, se minimiza el stock obsoleto, y se ahorran costes.

Reposición de stock basada en mínimos y máximos

El stock mínimo o de seguridad es la cantidad de mercancía que hay que mantener en el almacén para poder cubrir la demanda. Es decir, evitar que se produzcan roturas de stock con determinados artículos en un momento concreto. Por su parte, el stock máximo es el volumen de mercancía que se debe comprar, teniendo como referencia el consumo registrado. ¿Qué se consigue con este modelo de reposición? Básicamente estas cuatro cosas:

    • ajustar la compra a la rotación de un producto
    • mejorar la liquidez al no tener mercancía “paralizada”
    • evitar roturas de stock
    • minimizar el riesgo de pérdida o deterioro.

En general, este modelo se aplica cuando la demanda de referencias es más o menos estable. O cuando se trabaja con artículos de baja rotación.  Se utiliza este criterio porque en estas circunstancias la reposición de stock en el almacén no es tan urgente. Y, en este caso, se puede programar un stock mínimo para automatizar la reposición de existencias en el momento adecuado.

Reposición de stock basada en consumos estacionales

En este caso, el objetivo es que haya existencias disponibles para los aumentos esperados de la demanda. Por ejemplo, las fábricas o distribuidoras de helados necesitan más existencias en verano. O las de turrón cuando se acerca la Navidad.

Para aplicar este criterio se tiene en cuenta el consumo de esos artículos en el período estacional anterior. Y, a partir de aquí se planifica una reposición de stock más inteligente, haciendo una simulación de lo que ocurrirá la estación que viene. Es decir, se estudia el consumo histórico del período pasada, teniendo en cuenta, incluso, aspectos relacionados con la deslocalización: varias delegaciones, diferentes provincias/países, etc. En este caso, es posible que un mismo artículo se tenga que reponer en diferentes proporciones en cada localización porque el consumo, también, diferente.

En este vídeo de Pablo Couso puedes encontrar más detalles sobre estos tres criterios de reposición de stock en el almacén.

Funciones del stock

Definir el criterio óptimo para la reposición del stock en el almacén es clave en el contexto de negocio. Lo es porque el stock, en sí mismo, cumple diferentes funciones dentro de la organización. Y, como decíamos antes, aplica directa e indirectamente, a la cuenta de resultados. Es decir, su impacto económico es significativo.

En términos generales, se me ocurren algunas funciones críticas del stock que hacen que su gestión inteligente sea clave, también en el ecosistema pyme:

Función reguladora

En un contexto en el que se desconoce la evolución del mercado, la organización podrá hacer frente a un potencial incremento de las ventas. Lo hemos visto en entornos específicos durante la pandemia (por ejemplo, en el caso de los bienes sanitarios o de primera necesidad).

Función comercial

La gestión óptima del stock y su reposición inteligente dentro del almacén facilita la logística empresarial porque facilita el cumplimiento de los plazos. Y también, el cumplimiento de las condiciones acordadas con los clientes.

Función económica

En el caso de que se opte por una gestión de máximos, se puede optar por adquirir grandes cantidades de mercancía. Con ello, se podrá negociar mejor el precio y las condiciones de pago. Es decir, se pueden generar economías de escala y beneficiarse de las sinergias derivadas.

ERP en el almacén

Un ERP gestiona e integra diferentes procesos de distintas áreas de negocio dentro de una organización (comercial, contabilidad, producción, finanzas, etc.). Su intervención también es determinante en el entorno del almacén. La informatización de los procesos que suceden dentro del almacén permite integrar la información de los terminales que se utilizan para la codificación y el reconocimiento de los productos. Y, localizar después no solo esos productos sino el registro de todos sus movimientos.  Con un ERP las empresas ahorran tiempo, está claro. Pero, además, disponen de un conocimiento exacto y preciso de cada referencia. Y, con eso, se imprime mayor velocidad, máxima eficacia y, una toma de decisiones inteligente y en tiempo real, basada, básicamente en datos veraces y 100% actualizados.

Un ERP facilita y/o interviene en todas las fases del producto a su llegada/salida del almacén. El sistema ofrece funcionalidades cuando:

  • Llega la mercancía al almacén y se referencia
  • Se genera automáticamente la documentación correspondiente a cada artículo
  • Se vincula la información a las diferentes áreas que intervienen en cualquier fase del proceso (comercial, contabilidad, finanzas, …)
  • Hay que tramitar devoluciones o registrar movimientos de mercancía entre almacenes
  • Se tiene que reponer stock y gestionar el inventario en cualquier momento conforme a diferentes criterios
  • Salen los pedidos del almacén, se gestiona el picking, etiquetado y documentación asociada a los pedidos
Un ERP proporciona información detallada sobre el volumen de venta y la disponibilidad de mercancías, facilitando la gestión de stocks Clic para tuitear

Venimos de un momento crítico. La pandemia ha elevado a la máxima potencia las exigencias de la cadena logística. Las ventas omnicanal y las nuevas demandas de un consumidor más digital imprime una operativa frenética a la red de distribución. Ya sabes, más pedidos, menos tiempo de entrega. Este nivel de exigencia requiera optimizar el control y la gestión de todos los procesos que tienen lugar en el almacén.

Ventajas del ERP para mayoristas

Utilizar un ERP es un paso más hacia la digitalización del almacén. Su uso es clave por la necesidad que tienen las organizaciones de disponer de información precisa. Datos en tiempo real con los que trabajar para poder tomar decisiones consistentes. Decisiones que, seguro, afectarán al negocio. Un ERP simplifica el flujo de información entre diferentes procesos. Y, con ello, se evitan repeticiones, desajustes o inconsistencias entre las distintas áreas.

Entonces con un ERP puedes saber qué productos llegan al almacén y cuando, qué pedidos han solicitado los clientes, qué artículos han salido, cuándo y a dónde, cuántas referencias hay de un artículo concreto y cuándo está previsto rebasar la línea que marca el stock de seguridad, cuándo hay que reponer y con qué criterio, etc. Un ERP proporciona información detallada sobre el volumen de venta y la disponibilidad de mercancías.

reposición de stock

Pero, el papel del ERP va mucho más allá:  permite organizar el stock, estableciendo alertas para las referencias bajo mínimos. Con ello, la organización se asegura un aprovisionamiento correcto. Se aprovecha el espacio útil. Y se minimizan los errores y retrasos.

En definitiva, gestionar el almacén en tiempos de crisis es crítico. Por eso, hay que apostar por la digitalización de los procesos del almacén para evitar el trabajo manual y de escaso valor. Y, por supuesto, también, para reducir los errores e impulsar la eficiencia. Y, concretamente, de cara la reposición de stock en el almacén porque:

  1. Genera y hace un seguimiento automático de los pedidos de compra
  2. Calcula y valora la gestión de stock en base a los diferentes criterios
  3. Gestiona, si procede, diferentes almacenes
  4. Optimiza la gestión de productos: lotes y caducidades, números de serie, multi-ubicación, etc.

¿Cómo puede ayudarte el ERP de Datisa a optimizar la gestión del almacén?

Nuestra propuesta contempla la mecanización de los procesos de recepción de mercancía con multi-ubicación de artículos, localización en almacén y salida de almacén. Además, añade funciones complementarias como la reubicación, inventario e informe de discrepancias para una mayor optimización. Nuestro software proporciona capacidad extra para analizar los inventarios totales y obtener una visión clara del stock disponible.

El ERP de Datisa ayuda a optimizar el espacio dentro del almacén, facilita el control de las existencias y con ello, el dato sobre la disponibilidad de cada artículo y su ubicación exacta en todo momento. En el artículo Facilita la adaptación del almacén a la demanda, y ahorra tiempo en la gestión de inventarios. Y, si aún quieres saber más, contacta con nosotros y te daremos más detalles sobre cómo optimizar la gestión de tu almacén.

 

 

Datisa

Datisa

Deja un comentario