¿Sabes medir la rentabilidad de tu ERP?

“Saber el destino con suficiente antelación, primero ayuda a planificar el recorrido y, segundo, a buscar alternativas si no consigues el resultado que esperabas”

INOVATION
Implementar una nueva herramienta, nunca es una labor sencilla. Eso lo tenemos claro. En el contexto de los sistemas de gestión, más aún. Hablamos de aplicativos que, como siempre decimos, modifican los procesos de trabajo y obligan a las personas a abordar nuevas maneras de desarrollar sus tareas. Y, ya sabemos que, aunque se prometan resultados mejores, el primer impulso es el de la resistencia.

Sin embargo, las empresas y, más concretamente las pymes, están siendo valientes en este sentido, y están optando por apoyar su gestión en soluciones ERP. No sé si el término valiente es el más correcto, pero lo utilizo porque creo que deja ver el esfuerzo y el empeño con el que este tipo de organizaciones defienden su modelo en este mercado, a veces, tan complicado.

En todo caso, uno de los argumentos más válidos para impulsar el uso de estos aplicativos de gestión en las pequeñas y medianas empresas es el de la rentabilidad. Como suele suceder en todos los ámbitos de la vida y también en todas y cada una de las parcelas empresariales, la rentabilidad es la llave que abre las puertas de la inversión.

shutterstock_234228883Pero, ¿cómo se mide la rentabilidad de un ERP? Responder a esta pregunta sólo es posible hablando en clave de KPIs, o lo que es lo mismo, indicadores de rendimiento. Y llegados a este punto, se pueden mencionar para elaborar las métricas, por ejemplo, el tiempo que se necesita para procesar un pedido, para elaborar una factura, para realizar los asientos contables…, sólo por poner algunos ejemplos sencillos.

Sin embargo, muchas empresas no identifican estas cuestiones como un indicador de éxito y si lo hacen, lo olvidan rápidamente, porque no son capaces de poner número o de cuantificar o, más moderno aún, monetizar, esos ahorros de tiempo. Y marcan la línea del éxito o del fracaso en su decisión en base a cuestiones presupuestarias o de ajuste de calendario, es decir, que el proyecto concluya en el tiempo previsto.

Las cosas bien hechas, desde el principio

Para que los indicadores de rendimiento cobren el papel relevante que merecen, una buena idea es incorporar las KPI al proyecto desde el mismo momento de su concepción. Es decir, si desde el principio, todo el mundo tiene claro cuáles serán los indicadores de rendimiento objetivos, será más sencillo entender si se alcanza la meta propuesta con la implantación del sistema o no.

Los desarrolladores de software ERP en sus procesos de diseño y pruebas deben cuestionar la shutterstock_33359569viabilidad de las métricas, es decir, si los objetivos propuestos son, los que deben ser y, si además, son alcanzables. Y repetir esas preguntas varias veces a lo largo del proceso de implantación.

Las reuniones con los CEO, o con los responsables de área o con los propios usuarios aportarán información interesante para saber si los objetivos son alcanzables o deben modificarse. En todo caso, determinar el éxito de un proyecto en base al presupuesto destinado para su realización o porque la implementación acabó en tiempo, no es una buena opción, aunque son variables que siempre deben tratar de respetarse. Eso sí, más entendida esta obligación desde el prisma del compromiso, que desde la óptica del rendimiento.

Desde la perspectiva del proveedor, siempre es un buen indicativo de que el proyecto puede ser un éxito, si desde el principio escuchan a los clientes hablar con frecuencia sobre estas cuestiones.

 

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