Se acerca la recta final del año y los despachos profesionales echan humo

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Demasiada gestión, teléfonos que no paran de sonar, bandejas de email repletas de mensajes y falta de tiempo para actualizarse e, incluso, proporcionar el servicio de calidad que merecen los clientes, ese es el día a día de las asesorías y despachos profesionales. Los cierres de ejercicios son solo una gota más en un vaso sobrecargado de tareas, funciones, procesos, datos, etc. Por eso, es clave para este tipo de organizaciones contar con el apoyo de la tecnología adecuada que les permita, por un lado, rentabilizar sus servicios y, por otro, hacer más eficientes sus procesos. 

Los cierres de año son siempre una locura. Más aún, si hablamos de un 2020 como este, plagado de “extras” por decirlo de una manera suave. La tecnología ha mostrado su capacidad para hacer que las organizaciones pudieran mantener el control sobre sus actividades y, también, sobre la gestión del negocio. Una tecnología que ha puesto en valor, una vez más la sencillez, la conectividad, la integración y la seguridad.

Ahora bien, más allá de seguir “regodeándonos” en las múltiples complicaciones que ha supuesto el coronavirus, lo cierto es que los Despachos Profesionales ya lidian con un problema complejo de resolver como es la necesidad de equilibrar las tareas administrativas con la gestión de clientes, el asesoramiento, la aportación de valor o el acompañamiento para la toma de decisiones inteligentes. No es una tarea fácil porque implica cambiar, de verdad, la percepción que los clientes tienen del Despacho y sus asesores, pero, también implica una transformación de la visión personal, la interna, la que tiene el propio Despacho sobre sí mismo y sobre su trabajo.

TIEMPO, TIEMPO Y MÁS TIEMPO

Entonces, ¿te imaginas un día normal en un Despacho profesional? Podría ser algo así como:

Teléfonos que no paran de sonar. Son, junto con los ordenadores, una extensión más, de los asesores. Reunión con un cliente para revisión de contabilidad y asesoramiento sobre nuevas inversiones o recorte de gastos u optimización de recursos. Formación o búsqueda de información para documentar el cambio de una determinada norma o reglamento que impacta de lleno sobre el 40% de los clientes del Despacho o, incluso, cambios legislativos de carácter general que se aprueban a gran velocidad y que exigen la modificación de documentos, Declaraciones o, incluso, procedimientos. Esto acaba traduciéndose en jornadas de trabajo maratonianas, tratando de llegar a todo, porque, el trabajo administrativo, también es una parte importantísima de los Despachos. Una parte del trabajo que requiere de unos plazos y unas fórmulas muy concretas.

La tecnología deberá apuntar, primero a la eficiencia y, después, a la rentabilidad. Y, con ese enfoque, será más fácil que las tareas administrativas dejen de consumir horas y horas de trabajo. Clic para tuitear

Realmente resulta agotador saber que no tienes el tiempo que necesitas para equilibrar unas demandas con otras y, además, aportar ese valor extra que necesita tu Despacho para diferenciarse de la competencia. Los clientes no tienen horarios. Menos aún, cuando se acerca una fecha contable o fiscal, relevante. De forma que te pueden llamar a cualquier hora con dudas específicas sobre cuestiones legales que necesitan resolver, sea la hora que sea. Los procesos administrativos, aunque sí tienen fecha -o, quizá por eso mismo- imponen también un ritmo vertiginoso para evitar que se pasen fechas clave o que se cumplimenten mal las Declaraciones, pudiendo acarrear multas costosas.

LA TECNOLOGÍA COMO EL MEJOR ALIADO DE LOS DESPACHOS

Una cosa debe quedar clara desde el principio. La tecnología deberá apuntar, primero a la eficiencia y, después, a la rentabilidad. Y, con ese enfoque, será más fácil que las tareas administrativas dejen de consumir horas y horas de trabajo y los asesores puedan liberarse de estas funciones para dedicar más tiempo a sus clientes sin menoscabar la confiabilidad del Despacho y la seguridad de que ayudará a que se cumplan todos los requisitos legales.

Para lograr ese equilibrio tan necesario, del que hablamos, el papel de los aplicativos ERP para la gestión de Despachos Profesionales será determinante. ¿Quieres saber por qué?

  1. Porque disponen de bases de datos centralizadas que se actualizan automáticamente y que permiten un acceso sencillo y seguro a datos relevantes en cualquier momento.
  2. Porque permiten digitalizar archivos, documentos, expedientes y con ello, ahorrar tiempo y, sobre todo, dinero.
  3. Porque facilitan el cumplimiento de protocolos de seguridad y protección de datos, como GDPR y similares y, lo hacen, de manera automática. Y, porque, muestran una capacidad de adaptación a los cambios legislativos que es clave para ganar confianza, velocidad y transparencia.
  4. Porque permiten la firma electrónica de documentos, evitando desplazamientos y mejorando los tiempos de respuesta.
  5. Porque al tratarse de una plataforma única y centralizada es posible automatizar tareas repetitivas como muchas funciones contables, facturas, ingresos, gastos, IVA, etc.
  6. Porque facilita el intercambio de información con los clientes, mejora el conocimiento que se tiene sobre él y optimiza los procesos de comunicación y el trabajo colaborativo cliente-asesor lo que evita llamadas y gestiones adicionales.

Tengo muy claro que el principal papel de la tecnología es el de facilitar el trabajo de los asesores y los Despachos Profesionales. Por eso es importante que tengas claro que la tecnología siempre debe estar al servicio del Despacho y nunca al revés. Puede parecer obvio, lo sé. Pero no siempre se cumple este principio ya sea porque la tecnología seleccionada no responde, de verdad, a los requerimientos concretos o porque no es suficientemente sencilla como para hacer que todo el mundo la introduzca en sus rutinas del día a día. Da igual el motivo, lo importante es que, antes de decidirte por una solución u otra te dejes aconsejar por expertos. En Datisa practicamos lo que llamamos venta consultiva para ayudarte a encontrar el ERP que mejor se adapte a tus necesidades. Si quieres más información puedes contactarnos aquí y te contaremos de qué manera podemos impulsar la eficiencia y la rentabilidad de tu Despacho.

 

 

Datisa

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