Software ERP de contabilidad en la nube. ¿Qué se puede esperar de él?

Un software ERP de contabilidad permite sistematizar, automatizar y simplificar las tareas relacionadas con la contabilidad en el entorno de una organización. Registra y procesa todas las operaciones que se generan en la empresa relacionadas con las compras, las ventas, las cuentas pendientes de cobro/pago, el control de inventarios, los balances, etc. El sistema realiza todos los cálculos de manera sencilla y automática, una vez que se hayan incluido los datos. Son sistemas que, además, proporcionan una valiosísima información para el desarrollo del negocio pues facilitan informes, estadísticas, históricos, simulaciones a futuro, etc.

Teniendo claro lo que es un ERP de gestión contable y las múltiples ventajas que aporta para la evolución de un negocio, también para la administración del día a día, conviene destacar las diferentes opciones que manejan las empresas para acceder a este tipo de sistemas. Opciones que van, desde adquirir el ERP de contabilidad bajo Licencia y operar el sistema en sus propios equipos y servidores, hasta contratar un servicio de software ERP en la Nube, o sea, acceder al sistema, alojado en los servidores de un tercero, generalmente, en los servidores del propio proveedor. Las opciones de pago también son diversas, desde las más convencionales hasta el pago por uso.

Dicho esto, hoy me centraré en la tecnología en la nube. Es decir, el software que permite a los usuarios acceder en todo momento a la información que almacena, desde cualquier sitio y a cualquier hora. Y, no solo eso, sino que permite operar con el sistema, ya sea para consultar la situación financiera o para calcular el IVA trimestral o para efectuar los pagos correspondientes, sin necesidad de tener el ERP instalado en tu propio ordenador, con los riesgos de seguridad que ello implicaría. Pero, vayamos por partes.

Ventajas de un ERP de contabilidad en la nube

La contabilidad es una función estratégica y necesaria en el seno de cualquier negocio. De hecho, cualquier error en el diseño, registro, control o seguimiento de las partidas contables puede implicar serias sanciones económicas y administrativas que pueden poner en riesgo la salud financiera de la empresa. Las tareas implicadas en el proceso contable ni son sencillas ni son pocas por lo que gestionar la contabilidad de un negocio de forma manual es altamente peligroso, no solo por las propias multas en sí mismas, sino porque la inmediatez que imprimen los nuevos procesos puestos en marcha por la Agencia Tributaria hace ya impensable que una empresa pueda operar sin un software contable.

Con respecto a las ventajas que supone utilizar un ERP de contabilidad en la nube, hay que decir que son muchas. De hecho, los continuos avances experimentados en la tecnología cloud, tanto en términos de seguridad como de optimización de la productividad y la velocidad, han hecho que cada vez sean más las empresas que opten por subir sus aplicativos de gestión contable a la nube. También ha influido -y mucho- en este aspecto, el hecho de que el cloud minimiza las grandes inversiones iniciales tanto en Licencias como en infraestructura y mantenimiento que supone alojar el sistema en un servidor corporativo.

La nube facilita el almacenamiento, el acceso y la gestión de las aplicaciones contables vía Internet y elimina la necesidad de utilizar infraestructuras pesadas y complejas. Son mucho más versátiles y seguros porque:

• Mejoran el acceso a la información
• Optimizan la seguridad cuyos costes corren a cargo del proveedor
• Están siempre actualizados
• Acortan, simplifican y abaratan los procesos de implementación
• Minimizan los costes de mantenimiento
• Proporcionan información y acceso en tiempo real de la situación financiera de la empresa
• Facilitan la adaptación y actualización a los cambios legislativos

La seguridad de los ERP de contabilidad en la nube es un factor vital

Según Panda Software la adopción de la tecnología en la nube está muy extendida, tanto que el 90% de las empresas de todo el mundo ya opera en cloud. Se espera, además, que para 2021, los centros de datos en la nube procesen el 94% de las cargas de trabajo. Otro dato importante que aporta Panda Software es que en 2018 se invirtieron más de 80 mil millones de dólares en infraestructura de cloud, entre los que, lógicamente, se incluyen los sistemas de encriptación y redundación de datos para proporcionar el mayor nivel de seguridad posible. Son inversiones recurrentes por lo que queda claro que la seguridad en la nube no es solo una preocupación sino una gran ocupación a la que se destinan millones de euros.

La nube es mucho más segura que cualquier aplicación que se instale en local. Y esto, teniendo en cuenta que un software contable utiliza datos críticos del negocio, es un elemento a tener muy pero que muy en cuenta. Los protocolos de seguridad de las soluciones en la nube son extraordinariamente estrictos para evitar que la información se pierda o quede expuesta al acceso de usuarios no autorizados.

Facturas, órdenes de cobros, de pagos, de compras, balances, informes sobre el estado financiero y mucho más, son datos que deben mantenerse “bajo llave” y con sus copias de seguridad correspondientes que deberán almacenarse en un lugar seguro. La nube permite generar esas copias de seguridad, prácticamente en tiempo real, y protegerlas en un lugar seguro, consiguiendo que la información clave para el negocio no se vea afectada por ningún tipo de incidencia ya sea natural o delictiva -hacking o cualquier otro tipo de ciberataque-.

Mantener actualizada una plataforma de software en cloud, aplicando todos los “parches” de seguridad necesarios, es más sencillo que mantener y proteger un sistema local. Básicamente esto es así porque el sistema se actualiza de manera centralizada y las mejoras y garantías de seguridad se ponen a disposición de todos los clientes al mismo tiempo. Por lo que hace que la defensa contra cualquier ataque informático sea más efectiva que la que pueda ofrecer un servidor local y, mucho menos, un equipo individual.

Qué pedirle a un software de contabilidad en la nube

El cloud ha revolucionado el mundo de los negocios. En general, se puede decir que ha cambiado la forma en la que las empresas acceden a la tecnología -también a la información- lo que ha hecho que estas puedan operar de una forma más eficiente. Esto, sin duda, redunda en la calidad de los servicios que directa e indirectamente presta a sus clientes. La nube, además, ha multiplicado por “n” la capacidad de las empresas, con independencia de su tamaño, de almacenar datos, sin necesidad de tener que hacer grandes inversiones en hardware para dar soporte a ese amplísimo volumen de datos un volumen que sigue creciendo.

Ahora bien, sabiendo que la nube es una opción más que recomendable, se me ocurre, así, a modo de resumen, cuatro cosas que sí o sí deberá incluir un software ERP contable en la nube para pymes:

• Que esté respaldado por un proveedor de confianza
• Que proporcione servicios de calidad, profesionales y responsables
• Que certifique con estándares la seguridad de sus sistemas
• Que apueste por la innovación y la mejora continua