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Software ERP gratuito: ¿Es tan barato como parece?

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La palabra gratis es siempre un reclamo. A veces positivo “si es gratis es bueno”, a veces, todo lo contrario “nadie regala duros a cuatro pesetas”. Pero lo cierto es que, cualquier oferta que incluya en sus propuestas la palabra GRATIS, tiene más posibilidades de ser tenida en cuenta, al menos en un primer momento. Ahora bien, conviene entender claramente, primero, si un producto/servicio es realmente gratis o no, ya que puede implicar costes ocultos. Y, segundo, qué incluye en su ofrecimiento sin coste -por ejemplo, si hablamos de un ERP, funcionalidades, servicios, seguridad, etc.-

Antes de entrar de lleno en el enfrentamiento entre las ventajas e inconvenientes de un software ERP gratuito y un software ERP “de pago”, hay que explicar claramente lo que es uno y otro. Con respecto al primero, aventurarse a explicar qué es o en qué consiste obliga en primer lugar a diferenciar entre software libre, software de código abierto y software gratuito, que, aunque parecen lo mismo, son realidades bien diferentes.

Así pues, software libre es un software con muchísimas variantes y modificaciones en las licencias que otorgan distintos permisos de uso o distribución, tanto a los usuarios como a los diferentes desarrolladores. O sea que sí: el software libre también implica licencias, algunas de las más conocidas son GPL, AGPL, BSD, Apache, GFDL, Creative Commons, MIT, … Estos son temas técnicos que puedes ampliar en este artículo publicado por la Oficina de Software Libre de la Universidad de Granada. El software libre establece cuatro reglas de uso: que se puede utilizar para cualquier propósito, se puede estudiar su funcionamiento y modificarlo para adaptarlo a necesidades concretas, se puede distribuir libremente y se puede mejorar el programa, haciendo públicas las mejoras para el beneficio de toda la comunidad. Pero, puede darse el caso de que, incluso, conservando su condición de software libre se pueda distribuir comercialmente, o sea que, aquí es donde hablaríamos de licencias gratuitas y libres.

Por su parte, el software de código abierto está orientado a reportar beneficios a los usuarios permitiéndoles acceder al código fuente de las aplicaciones para mejorarlo y/o actualizarlo. Mientras que el software libre se centra en aspectos más éticos, el open source prioriza el apartado técnico del sistema. Una técnica bastante común entre los proveedores de software de código abierto es ofrecer el software sin coste, pero quedarse con el control del soporte oficial además de otros servicios de valor complementarios. Y es aquí, donde el precio se puede descontrolar ya que, para minimizar el tiempo de inactividad en una empresa, provocado por un fallo o incidencia tecnológica, se apuesta por servicios de soporte fuertes que implican costes elevados.

Con respecto al software gratuito es el que permite su distribución sin coste, pero, que va acompañado de una licencia privativa que impide su modificación o su uso libre. A veces incluso, este tipo de programas son, en realidad, versiones “recortadas” de otros sistemas más potentes o, incluso, siendo programas completos puede que permitan únicamente su uso a título personal pero nunca comercial, para lo que suelen acompañarse de soluciones adicionales o de “soporte” y/o implementación, mantenimiento, formación, … Luego, gratis, gratis, tampoco salen.

Del otro lado encontramos el software de pago, en el que también se pueden encontrar diferentes alternativas a tenor, tanto de las tecnologías que han ido emergiendo en el mercado y que han permitido abaratar considerablemente el acceso a este tipo de sistemas -el cloud computing, por ejemplo- como de los diferentes modelos de explotación y/o comercialización. El pago por uso es un ejemplo de cómo contratar y explotar el software como si fuera un servicio, lo que se conoce como SaaS. Este modelo incluye el pago solo por el consumo realizado de forma que muchos de los pagos que histórica o tradicionalmente eran fijos, se convierten ahora en variables y, absolutamente, controlables y previsibles.

Lo barato sale caro

Con respecto a los “softwares gratuitos” y todas sus versiones habrá que estar especialmente atentos a diferentes cuestiones como el excesivo coste asociado a los servicios de mantenimiento y soporte o a la restricción en cuanto a funcionalidades. Los costes ocultos son siempre un problema, lo mires por donde lo mires, si, además estos costes van relacionados con una falta de soporte técnico o una calidad defectuosa del mismo el problema puede ir in crescendo porque habría que sumar interrupciones de servicios, dificultades para acceder a profesionales óptimos para la resolución de problemas o incidencias o para la resolución de dudas respecto a funcionamiento, operativa u otro tipo de conflictos o complicaciones que puedan ir surgiendo en el día a día.

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Por otro lado, también es importantísimo tener en cuenta el tema de la seguridad de la información. En un ERP, como en cualquier otro aplicativo, el dato es el elemento principal sobre el que se deben implementar medidas de protección y seguridad extraordinarias. No solo porque la información que se maneja es altamente sensible, sino porque las consecuencias -económicas- derivadas de una grieta en la seguridad pueden resultar nefastas para la continuidad del negocio, más aún, si hablamos de pequeñas y medianas empresas. Las consecuencias reputacionales y el impacto negativo sobre la imagen de la compañía, también.

Otro aspecto del software gratuito que deberá estudiarse a fondo es el tema de la actualización. No solo me refiero a las actualizaciones técnicas o a la evolución técnica del programa. Hay que cerciorarse de que nuestro software es capaz de responder con rapidez a la adaptación del sistema a determinados cambios legislativos que, muchas veces, se aprueban con excesiva celeridad, dando a las empresas poco margen para adaptarse a la nueva situación. Recuerdo, por ejemplo, la aprobación del nuevo Plan General Contable en 2007, o la entrada en vigor del SII, o la adaptación a la Normativa SEPA. Estas son solo algunas cuestiones que, en el entorno de la gestión de recursos empresariales obligaron a los desarrolladores de software a “moverse” con rapidez y seguridad para proporcionar a los usuarios las funcionalidades y garantías necesarias para responder a los nuevos requerimientos normativos del mercado.

Software gratuito frente a Software de pago

Después de todo lo dicho hasta ahora, la cuestión es determinar cuál es la mejor opción, si un software gratuito o un software “de pago”. Desde luego, como siempre digo, en estos casos no hay nunca una verdad absoluta y cada empresa deberá decidir en función de sus propias necesidades, su naturaleza, sus previsiones a futuro, etc.

Pero, en general y vistas las complicaciones que puede acarrear un software gratuito y las múltiples posibilidades de implementación y explotación, así como las garantías de seguridad y servicios añadidos que proporciona el software “de pago”, más aún en su versión cloud. Entre las ventajas que cuentan este tipo de soluciones es que suelen ser integrales y mucho más flexibles, capaces de adaptarse a cualquier negocio. Son soluciones escalables que están, en la mayoría de los casos, preparadas para crecer con la empresa, para adaptarse a las nuevas demandas que vayan surgiendo con el tiempo y, algo más importante aún, son soluciones que se actualizan automáticamente.

Por otro lado, el software “de pago”, que bien puedes instalarlo en tus propios servidores o hacerlo en los servidores del proveedor o implementarlo bajo Licencia o en modo SaaS, abaratando significativamente los costes y, la inversión inicial, disponen, en la mayoría de los casos de versiones específicas o verticales para sectores concretos. Esto hace que las empresas dispongan de una solución para gestionar de manera global el negocio a través de una única solución, segura, escalable, flexible y que se actualiza puntualmente.

Insisto en el tema de la seguridad porque, de todas las cualidades que hemos destacado de unos y otros, es lo que, da más tranquilidad y confianza al usuario. La protección de la información y la disposición de un servicio completo y profesional de asistencia técnica como parte de un port-folio de servicios que acompañe al programa es, para mí, lo que hace desequilibrar la balanza en favor del software “de pago”.

En definitiva, quizá lo más importante, más allá de buscar las diferencias a favor del software gratuito o del software de pago es que las empresas deben apostar por sistemas, en este caso ERPs, que les permitan optimizar sus procesos, reducir sus costes operativos, mejorar su eficiencia, facilitar la toma de decisiones, incrementar los niveles de satisfacción de sus clientes -también de sus empleados-, minimizar los errores, etc. Y, para hacerlo tienen en el mercado un amplio abanico de opciones. Busca la que mejor se adapte a tus necesidades y, a partir de ahí, analiza qué solución encaja mejor también en tus presupuestos.

 

Datisa

Datisa

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