¿Te parecen caras las implantaciones tecnológicas?

Invertir en un ERP

Esta es una pregunta sobre ERP es trampa como ya habrás deducido. Aunque he de decir que, para evitar que un proyecto, sea de la índole que sea, se convierta en un calvario, también respecto a los costes, es importante, lo primero, tomarse el tiempo suficiente como para analizarlo.

Pros y contras, presupuesto -y costes inesperados-, calendario, … todos los detalles cuentan a la hora de poner en marcha cualquier iniciativa dentro de la empresa. Si hablamos de iniciativas tecnológicas desde luego, con más razón todavía.

La tecnología ayuda a las pequeñas y medianas empresas -también a las grandes- a ser más productivas, rentables y eficientes. Y, sí. También ayuda a las organizaciones a ser más creativas, incluso cuando hablamos de tecnología tan “prosaica” como la que está orientada a gestionar sus recursos empresariales. ¿Crees que un ERP no aporta creatividad a una pyme?

Bueno, si te soy sincera, creo que las pymes ya tienen que tirar de creatividad e imaginación en el día a día para mantener su nivel de competitividad en entornos tan fluctuantes como los que vivimos.

El ERP

Pero bueno, que no quiero perder el hilo. El tema de hoy va de costes y de cómo evitar que estos se disparen mientras implementas, por ejemplo, un ERP.

A estas alturas de la película, los responsables de una pyme son conscientes de que estos aplicativos les ayudan, entre otras cosas, a reducir gastos, pero, también saben que, para ganar primero hay que invertir. Y ¡ojo! digo invertir que no gastar.

En determinados entornos la línea que separa el coste de la inversión es muy fina por eso hay que estar muy atentos a todo lo que tiene que ver con el presupuesto.

¿Cómo puedes ahorrar dinero en la implantación de tecnología. Si eres una pyme, te interesa. Share on X

En este sentido, un primer paso para evitar que un proceso de implantación tecnológica se convierta en un “pozo sin fondo” tiene que ver con la evaluación y la planificación. Es decir, pensar muy bien qué vamos a hacer, por qué lo hacemos, qué recursos se implicarán, qué áreas se verán afectadas, qué beneficios aportará y cuánto tiempo tardaremos es estratégico para empezar con “buen pie”.

Esta minuciosa programación aumenta las posibilidades de éxito y, al mismo tiempo constituye la base del ahorro. Si desde el principio prestas atención para gestionar con “cabeza” tus recursos será más fácil controlar costes, administrar recursos e impulsar el retorno de la inversión. Entonces, lo primero que hay que hacer es dedicarle el tiempo suficiente a la evaluación y la planificación.

¿De verdad necesitas un “caballo con alas”?

Si alguien te preguntara si te gustaría tener un Porsche, cuando estás en búsqueda activa de coche, sabiendo, además, que te apasionan los vehículos deportivos, desde luego, dirías que sí. Si tu presupuesto puede abordarlo, la tentación sería casi irresistible.

Pero si, en realidad, tienes 4 hijos, teletrabajas y utilizas el vehículo para desplazamientos cortos y siempre con pequeños a bordo, lo cierto es que, por mucho que te gustara la idea de verte al volante de un Porsche 718 Boxter S, acabaría imponiéndose la razón y optando por otro vehículo más familiar, adaptado a tus necesidades reales.

En tecnología debe imperar esa misma razón y buscar siempre las soluciones que realmente encajen con los requisitos que muestra la organización. Eso sí, con margen para la inclusión o eliminación de funcionalidades cuando las necesidades cambien.

En un proyecto tecnológico, te recomiendo que establezcas un presupuesto. Si quieres, con un cierto margen de flexibilidad, pero no te desvíes de las “líneas rojas”. Eso te ayudará a saber decir que “no” en aspectos que, siendo interesantes o atractivos, pueden resultar innecesarios.

Por ejemplo, si hablamos de un ERP, te recomiendo que optes por un sistema modular que te permita manejar con más soltura los presupuestos y escoger aquellos módulos que realmente necesites en cada momento. Si quieres automatizar la gestión de contabilidad, busca un ERP de gestión contable al que puedas ir sumando nuevos módulos -tesorería, comercial, inmovilizado, …- si en un futuro los necesitas.

Paga en cómodos plazos

Abonar la cuenta siempre es el momento menos atractivo. Sin embargo, elegir la modalidad de pago es vital para que las arcas corporativas no se vean, de pronto, sacudidas por un coste que pueda comprometer, no solo, el éxito del proyecto en sí, sino más aún, la viabilidad de otras inversiones o pagos a los que deba hacer frente la organización.

En este sentido, los proveedores de ERP proporcionan infinidad de facilidades de pago. Pero la decisión dependerá, una vez más, de cuál sea la que mejor se adapte a las necesidades concretas de la organización.

Hoy, proveedores y tecnología pueden proporcionar diferentes modelos de pago flexibles y personalizados que facilitan el acceso tecnológico a prácticamente todo tipo de empresas. Hablo de adquisición de licencias, de pago por uso, suscripción y cuota mensual, etc.

La Nube sigue siendo una opción atractiva para las pymes porque deposita toda la responsabilidad del hardware, la infraestructura, la seguridad, las actualizaciones y hasta el mantenimiento en el proveedor del servicio. Esto también supone un ahorro de dinero considerable. Ahorro que puede reinvertirse en formación, innovación o nuevos negocios.

En definitiva, existen muchas maneras de ahorrar dinero en un proyecto tecnológico, solo tienes que analizar, planificar, evaluar riesgos, medir resultados, … Bueno, la verdad es que son varias cosas las que hay que tener en cuenta, pero, sabiéndolo, solo te queda poner en práctica la teoría. ¿Te animas a ahorrar a través de la tecnología?